張靚

摘 要：企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)，產(chǎn)生了大量的檔案，這些檔案完整地記錄了企業(yè)的全部發(fā)展過程，對(duì)于企業(yè)來說是不可缺少的重要組成部分。這些檔案能夠有效的提升企業(yè)檔案管理的效率，確保企業(yè)的快速、穩(wěn)定發(fā)展。為了能更好的保證檔案管理得到發(fā)展，對(duì)企業(yè)形成幫助，筆者在本文中提出了幾個(gè)問題以及應(yīng)對(duì)方案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；強(qiáng)化管理；制度創(chuàng)新

1 檔案管理的主要問題

（一）職工合法權(quán)益問題

在一些企業(yè)中，職工的勞動(dòng)合同以及履歷表在檔案中沒有具體說明，檔案無法對(duì)職工的身份情況、實(shí)際情況進(jìn)行描述，甚至當(dāng)職工退休時(shí)，檔案中沒有其他任何信息，只有一份剛?cè)牍ぷ鲿r(shí)的履歷表，導(dǎo)致職工的合法權(quán)益受到損失。個(gè)體、私營企業(yè)中這種現(xiàn)象出現(xiàn)的尤其較多，這些企業(yè)招收了大量職工，但是卻沒有很好的保障他們利益，甚至連社會(huì)保險(xiǎn)都沒有參加，這些與生活息息相關(guān)的事情企業(yè)都沒有做好，更何況建立一個(gè)完整的檔案，因此建立一個(gè)科學(xué)完整的檔案管理制度已是迫在眉睫[1]。

（二）檔案管理工作問題

從一些企業(yè)的檔案管理工作中，可以看出很多的問題。如在最初登記檔案時(shí)，由于錄入人員的粗心導(dǎo)致職工名字與真實(shí)姓名不符合，但是卻多年未曾更改，一直使用錯(cuò)誤的姓名。連名字都能出現(xiàn)錯(cuò)誤，更何況出生年月、崗位變更等信息呢。雖然有的企業(yè)也會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行更新，但是由于企業(yè)的管理不嚴(yán)格，導(dǎo)致錄入人員對(duì)職工檔案的隨意修改，在大意之下，錄入人員甚至對(duì)職工的工齡進(jìn)行更改，對(duì)職工的利益造成嚴(yán)重的損害。而在整理這些檔案時(shí)，也是隨意擺放，沒有任何規(guī)律。

（三）職工檔案問題

一些企業(yè)在招工時(shí)，沒有在第一時(shí)間就給職工建立檔案資料，也沒有及時(shí)簽訂勞動(dòng)合同；有的企業(yè)雖然建立了檔案，但是沒有準(zhǔn)確、詳細(xì)地將職工的所有信息都存入檔案中，導(dǎo)致一些資料在后來丟失；更有甚者，在職工退休或者被辭退時(shí)，沒有終止與其的勞動(dòng)合同，也沒有終止勞動(dòng)合同的證明書，對(duì)職工造成了巨大傷害。

（四）管理制度問題

一些企業(yè)對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了檔案管理工作的極度混亂。企業(yè)的不重視導(dǎo)致相關(guān)工作人員的不重視，從而使整個(gè)企業(yè)的檔案進(jìn)一步處于一種雜、亂、多的狀況，想用時(shí)卻找不到要用的檔案在何處，嚴(yán)重拖緩了工作的效率，對(duì)企業(yè)的益造成損失。

2 檔案管理問題應(yīng)對(duì)方案

（一）樹立檔案管理意識(shí)

1、樹立檔案管理意識(shí)。企業(yè)需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，同時(shí)強(qiáng)化檔案管理工作，對(duì)企業(yè)檔案管理工作加大投入力度，將檔案管理工作當(dāng)做企業(yè)的核心工程，大量投入資金與專業(yè)人員，再結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的形勢(shì)建立一個(gè)檔案管理制度。只有把檔案管理工作與企業(yè)當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)相結(jié)合，才能建立一個(gè)科學(xué)、完美適用自己企業(yè)的檔案管理制度。同時(shí)要嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)法律，在法律的約束之下，進(jìn)行檔案管理制度的建立。檔案都具有法律保護(hù)性，即使是個(gè)體、私營企業(yè)，檔案也無法隨意更改[2]。

2、樹立檔案利用意識(shí)。企業(yè)要在強(qiáng)化檔案管理工作的同時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行有效利用，使檔案為企業(yè)帶來收益。企業(yè)在外部的競(jìng)爭(zhēng)中，快速的在第一時(shí)間拿到想到的檔案、信息，足以贏得巨大的先機(jī)，從而戰(zhàn)勝對(duì)手。想要讓檔案為企業(yè)帶來幫助，就必須要以科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行重心分類、整理。如按檔案的時(shí)間不同、內(nèi)容不同和形式特征不同對(duì)檔案進(jìn)行層次分明的分類。另外，企業(yè)的目光要放的長遠(yuǎn)一些，認(rèn)識(shí)到檔案的隱藏效益，以發(fā)展的角度去對(duì)待檔案管理。

3、樹立檔案效益意識(shí)。企業(yè)在建立檔案管理制度時(shí)，必須要注意到效益這個(gè)問題，以企業(yè)的發(fā)展情況，參考專家對(duì)檔案管理制度建立的意見和建議，以企業(yè)以往的發(fā)展過程為經(jīng)驗(yàn)，確認(rèn)檔案管理的制度方針，從而使檔案管理制度更符合當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況。如在收集資料時(shí)，主要要把市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)情況、資金成本、研發(fā)產(chǎn)品、客戶信息等內(nèi)容作為重點(diǎn)照顧對(duì)象，在把這些資料進(jìn)行科學(xué)、有效的分類。如一家農(nóng)制品企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的的發(fā)展方向制定農(nóng)產(chǎn)品研發(fā)、種植、生產(chǎn)、銷售等各方面的分類方式。

（二）強(qiáng)化檔案管理

1、突破檔案認(rèn)識(shí)。企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性，把檔案的管理提高到承擔(dān)社會(huì)責(zé)任的高度，要把檔案管理視為企業(yè)管理的重要組成部分；資源管理部門也要同時(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，把檔案管理工作作為自己的重要工作項(xiàng)目；職工自己也需要認(rèn)識(shí)到檔案不僅僅是一時(shí)間謀職的需要，還是自己未來發(fā)展的長期利益保障，要確保自己檔案的完整性及規(guī)范性，維護(hù)自己的利益；同時(shí)，企業(yè)要讓檔案管理人員接受系統(tǒng)、正規(guī)的培訓(xùn)，使檔案管理人員以專業(yè)的方式去對(duì)待這項(xiàng)工作，把這項(xiàng)工作做到完美。

2、突破實(shí)踐認(rèn)識(shí)。企業(yè)要把對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)付諸行動(dòng)，通過組織職工參與等方式，使職工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要。個(gè)體、私營企業(yè)由于規(guī)模大小不同、創(chuàng)辦時(shí)間不同、員工種類不同等因素，所需要的管理方式也不一樣。那么，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)結(jié)合自己的實(shí)際發(fā)展情況，把規(guī)范檔案當(dāng)做目標(biāo)，建立科學(xué)完整的檔案管理制度。通過這種科學(xué)的檔案管理制度，使企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)有系統(tǒng)性的工作方式，徹底改變職工敷衍了事的工作態(tài)度。

3、明確分工認(rèn)識(shí)。企業(yè)要為檔案的保管做好明確的分工，按照統(tǒng)一的制度進(jìn)行分配。如人力資源部對(duì)員工進(jìn)行考核、培訓(xùn)，把員工的信息完整的收集起來，然后交給檔案室進(jìn)行統(tǒng)一分類、保管，同時(shí)檔案室需要負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還等手續(xù)。檔案室在分類時(shí)要注意按照科學(xué)的分類制度，使查閱人可以清楚明白的知道該內(nèi)容在何處。同時(shí)，檔案室還需要每隔一段時(shí)間對(duì)保存的檔案進(jìn)行更新，職工資源檔案交由人力資源部重新調(diào)查，企業(yè)發(fā)展檔案交由高層即時(shí)更新，再完整的保存回檔案室。同時(shí)對(duì)于企業(yè)機(jī)密檔案，檔案室需要嚴(yán)密保管，機(jī)密檔案借閱必須由相關(guān)負(fù)責(zé)人親自提取，以保障企業(yè)機(jī)密文件的安全性[3]。

3 結(jié)語

隨著我國知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的項(xiàng)目，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)不斷提高檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理制度，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王中秋.信息公開對(duì)人事檔案管理工作的影響與對(duì)策研究[D].山東大學(xué)，2008.

[2]王玉超.中外電子檔案管理的比較研究[D].吉林大學(xué)，2009.

[3]唐翠蘭.教學(xué)檔案管理問題與對(duì)策探討[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，03：201-202.endprint