孟小紅

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的提高，各行各業(yè)的發(fā)展也日益蓬勃。在現(xiàn)階段，如何應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理理念以及管理措施對(duì)各企事業(yè)單位的生產(chǎn)和建設(shè)起到改進(jìn)和提高的作用，是各企事業(yè)單位面臨的新課題。在機(jī)關(guān)單位中，管理工作因其體系龐雜一直存在著諸多缺點(diǎn)，而檔案管理的科學(xué)管理模式對(duì)機(jī)關(guān)單位的管理工作起到了事半功倍和二兩撥千金的重要作用。本文以此為切入點(diǎn)，為促進(jìn)檔案管理在機(jī)關(guān)單位的管理工作中發(fā)揮更大的效用，對(duì)其進(jìn)行了細(xì)致的分析，討論了從檔案管理工作現(xiàn)存的問題到針對(duì)問題如何實(shí)現(xiàn)其與機(jī)關(guān)單位管理高效化之間的磨合措施，希望藉此促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化程度，并對(duì)機(jī)關(guān)的管理工作發(fā)揮出更大的效能，也希望能為相關(guān)的從業(yè)人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)關(guān)管理；科學(xué)化；高效化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，質(zhì)量和效率的提高成為各行各業(yè)在建設(shè)生產(chǎn)過程中持續(xù)追求的終極目標(biāo)。在機(jī)關(guān)單位的管理工作中，效率是其運(yùn)行的生命。因此運(yùn)用科學(xué)化的手段和方式進(jìn)行管理模式的改進(jìn)就成為一種必須。檔案管理科學(xué)作為一門完備的管理體系在機(jī)關(guān)管理工作中起著尤為重要的作用?？茖W(xué)的檔案化工作就是對(duì)其管理活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的記錄和構(gòu)建，而檔案的存在意義就在于它對(duì)機(jī)關(guān)單位自身發(fā)展軌跡和決策進(jìn)行了系統(tǒng)的整理和歸納，是最為重要的工作經(jīng)驗(yàn)財(cái)富以及對(duì)未來進(jìn)行重大事項(xiàng)決策的主要資料獲取地。正是在這樣的意義之下，以至于檔案管理已經(jīng)逐步成為了當(dāng)前機(jī)關(guān)工作的最重要一步，并且對(duì)機(jī)關(guān)的效益產(chǎn)生了十分重大的影響，不僅可以幫助機(jī)關(guān)單位提高績效等級(jí)，還能夠間接促進(jìn)效益的增加，最終幫助機(jī)關(guān)進(jìn)行科學(xué)化管理。但目前機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理的方式仍然存在一些不足之處，對(duì)這些問題和不足之處進(jìn)行針對(duì)性的分析和探討具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在的主要問題

檔案管理工作因其體系龐大和細(xì)部功能活躍在機(jī)關(guān)管理工作中產(chǎn)生了積極作用，但同時(shí)因?yàn)檫@些特點(diǎn)，在實(shí)際的管理工作中也存在著如下幾方面的問題：

1.1 對(duì)檔案的重視程度較低

一般而言，在機(jī)關(guān)單位中因?yàn)橹v求效率，管理人員大多重視的是可以取得立竿見影效果的管理工作，比如人事管理或者組織管理，檔案管理工作作為一種后備的資源管理模式常處于了無聲跡的狀態(tài)。因此，機(jī)關(guān)管理人員總體而言對(duì)檔案管理方面重視的程度不太夠。造成這種狀況的根本原因在于部分機(jī)關(guān)單位的管理人員并沒有正確認(rèn)識(shí)到作為管理當(dāng)中處于基礎(chǔ)地位的檔案管理工作，其實(shí)是處在整個(gè)管理金字塔的底座地位，對(duì)于管理體系起著重要的支撐作用。很多單位沒有意識(shí)到檔案工作對(duì)單位的信息統(tǒng)計(jì)功能和決策功能有著重大的意義，把本單位的檔案部門當(dāng)成了冷衙門，如果單位進(jìn)行精簡的時(shí)候首先就是拿這里開刀，與此同時(shí)也由于不重視，檔案部門往往不會(huì)成為一個(gè)專門的部門，而是把這些檔案分散到各個(gè)具體部分進(jìn)行分類保管。在這樣缺乏監(jiān)督體系的保管制度下，一旦有關(guān)鍵的檔案管理人員離職，整個(gè)檔案體系將變成一片混亂，各種機(jī)密文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息的大量丟失將會(huì)給機(jī)關(guān)單位和國家造成不可挽回的損失。

1.2 檔案進(jìn)行科學(xué)化管理的程度十分低下

隨著當(dāng)前國家信息化的發(fā)展構(gòu)建，辦公自動(dòng)化、電子版文件管理和文檔的一體化等各種類型的新生高效辦公手段對(duì)國家的辦公效率有了極大的提高，因此所對(duì)應(yīng)的檔案管理手段也相應(yīng)的發(fā)生了十分巨大的變化。這些基于互聯(lián)網(wǎng)的電子檔案管理模式和管理構(gòu)架與原來傳統(tǒng)的檔案管理方式是有著截然不同的發(fā)展思路的，因此傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)并不可以完全生搬硬套到現(xiàn)在的檔案管理制度上的。因?yàn)樵陔娮踊母窬种?，文件自身的起草、修改以及?duì)文件的紙張實(shí)體化印刷都有顯著不同的區(qū)別，其中最明顯的就是其可復(fù)制性和公開性。這種特征讓傳統(tǒng)管理紙張檔案的思路被迫進(jìn)行全面升級(jí)和更新。同時(shí)因?yàn)橥ㄟ^電子媒介進(jìn)行存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)具有容易被破壞的缺點(diǎn)，因此當(dāng)前的管理方式已經(jīng)嚴(yán)重落后于時(shí)代的變遷，電子檔案的缺陷并沒有被全面

克服。

從上文總結(jié)克制，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化和系統(tǒng)化，會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的管理運(yùn)營質(zhì)量和效率產(chǎn)生積極的影響，并能夠提高和改進(jìn)機(jī)關(guān)單位管理工作的理念和模式，從而杜絕因機(jī)關(guān)單位檔案管理方面的諸多弊病對(duì)機(jī)關(guān)在管理工作中產(chǎn)生的諸多問題。

2 如何對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)化和高效化的磨合

檔案管理工作應(yīng)該從意識(shí)和人員以及管理模式方面進(jìn)行改進(jìn)，從而有效提升整個(gè)檔案管理工作的效率并促進(jìn)機(jī)關(guān)單位管理工作的質(zhì)量水平。

2.1 要對(duì)檔案意識(shí)進(jìn)行自身層面上的強(qiáng)化

在進(jìn)行強(qiáng)化的同時(shí)還要把這些觀念牢牢運(yùn)用在當(dāng)前的檔案工作當(dāng)中和建設(shè)當(dāng)中。要做的事情就是對(duì)檔案意識(shí)進(jìn)行提高。只有堅(jiān)信檔案管理和機(jī)關(guān)單位效率提高之間的有益正相關(guān)，才可以真正的把檔案管理的強(qiáng)化意識(shí)融入到每天的日常工作當(dāng)中，把檔案管理的核心觀念放到工作中的重要地位上。機(jī)關(guān)單位要對(duì)各種相關(guān)法律，比如《檔案法》或者《〈檔案法〉實(shí)施辦法》以及本地的檔案管理試行辦法進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)檔案的重要性進(jìn)行充分的研究和指導(dǎo)監(jiān)督。只有這樣，檔案管理工作才能夠從被動(dòng)的消極管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)的積極管理。

2.2 科學(xué)使用高效信息化的檔案管理工具

在對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案進(jìn)行信息化的改制和建設(shè)當(dāng)中，檔案部門要充分利用當(dāng)前計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存數(shù)量巨大、進(jìn)行檢索的速度極快等各類先進(jìn)優(yōu)勢(shì)，大力進(jìn)行針對(duì)計(jì)算機(jī)框架構(gòu)建下的檔案檢索思路和實(shí)際的存儲(chǔ)構(gòu)建方式。同時(shí)，檔案部門要在這種高速信息化檢索的基礎(chǔ)之上建立起最為嚴(yán)格的管理和研究制度，針對(duì)計(jì)算機(jī)的技術(shù)和管理這兩個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)籌和調(diào)配，確保檔案本身和存儲(chǔ)之間的安全保障，對(duì)于紙張形式的傳統(tǒng)檔案、數(shù)據(jù)形式的電子檔案和兩者之間進(jìn)行過渡的檔案的安全措施都要進(jìn)行針對(duì)性的保證，確保網(wǎng)絡(luò)檔案的安全以及數(shù)據(jù)媒介存儲(chǔ)的安全。同時(shí)要采用雙軌制的構(gòu)建方式，把紙張的檔案文件和電子的檔案文件進(jìn)行分門別類的整理，對(duì)其進(jìn)行檔案編號(hào)的統(tǒng)一化和對(duì)應(yīng)化，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行錄著信息的整理和輸入，方便查閱和整理。同時(shí)在此基礎(chǔ)上還要對(duì)數(shù)據(jù)的備份工作進(jìn)行整理和重視。如果單位自身?xiàng)l件比較好的話，則可以一步一步進(jìn)行數(shù)字的檔案館建設(shè)，通過高度整合的信息處理核心進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的

共享。

3 結(jié)束語

檔案是國家十分重要的資源，也是機(jī)關(guān)單位管理工作的基石。在具體的檔案管理工作中，機(jī)關(guān)單位應(yīng)對(duì)其引起足夠重視，引進(jìn)科學(xué)化和規(guī)范化的管理理念和模式改進(jìn)檔案管理工作的成效，從而為機(jī)關(guān)單位整體的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，達(dá)到機(jī)關(guān)管理高效化和高質(zhì)化的實(shí)現(xiàn)。對(duì)此，相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)作出不懈努力，從機(jī)關(guān)單位的具體管理工作入手，不斷進(jìn)行研究和改進(jìn)，為促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化以及機(jī)關(guān)單位的智能發(fā)揮作出重要貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]衣李.檔案科學(xué)化管理初探[J].現(xiàn)代交際.2015（04）.

[2]呂婭萱.淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案管理[J].赤子（上中旬）.2015（01）.

[3]葉紅麗.提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑[J].辦公室業(yè)務(wù).2015（05）.endprint