劉云峰

一

檔案是人類活動的真實記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊藏著豐富的信息資源。借助檔案，我們可以更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。隨著經(jīng)濟和社會各項事業(yè)的發(fā)展，信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為人們的自覺行為，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作的最終目的，是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。只要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就能充分利用檔案的潛在價值創(chuàng)造出經(jīng)濟效益和社會效益。檔案信息資源的開發(fā)利用是一項系統(tǒng)工程，是對人類精神財富的升華和再創(chuàng)造，要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，就要在社會各界給予高度重視和大力的支持基礎上，持續(xù)有序地進行，拓寬檔案信息資源的開發(fā)渠道。目前，我國檔案信息資源開發(fā)利用的形式很多，歸納起來主要有以下幾種：

第一，加強檔案基礎業(yè)務工作，注重做好收集工作，不斷豐富館藏，處理好開發(fā)與保密的關系。在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務方面加大力度，認真分析自身優(yōu)勢和檔案利用者的實際需要，主動出擊，多渠道、全方位、多層次地開發(fā)利用檔案信息資源，開發(fā)利用的新領域，發(fā)展開發(fā)利用的新局面，促進現(xiàn)代化技術的運用。大力宣傳檔案工作，提高檔案工作者的整體素質(zhì)，促進檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展。

第二，加強對各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織應歸檔的各種門類和載體文件的督控指導，確保歸檔文件的齊全完整、準確。開展檔案整理質(zhì)量檢查，規(guī)范檔案整理方法，提高檔案整理質(zhì)量，并按照有關規(guī)定認真做好檔案登記、目錄報送工作。

第三，加強館室藏檔案的安全保管保護工作，完善人防、物防、技防措施，確保檔案實體的安全。做好重點檔案搶救工作，完善重點檔案保護利用制度。

第四，加強對檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的管理，保障操作安全、接入安全和應用服務安全。建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災難恢復機制，完善檔案管理測評體系。

第五，加強重大活動、重點建設項目和重大科研項目檔案的指導服務和協(xié)調(diào)管理工作，做到及時建檔，齊全完整，流向清楚，依法移交、科學管理、利用方便。加強統(tǒng)籌城鄉(xiāng)綜合配套改革、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營、農(nóng)田水利基本建設、農(nóng)業(yè)合作開發(fā)項目、農(nóng)業(yè)科技、農(nóng)村土地承包、農(nóng)村基層組織建設、農(nóng)村三個文明建設、農(nóng)民社會保障、國家惠民政策實施成果等方面的建檔工作。

第六，加強對涉農(nóng)部門、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、行政村等建立新農(nóng)村建設檔案工作的聯(lián)系和指導，開展新農(nóng)村建設檔案工作，示范鎮(zhèn)鄉(xiāng)創(chuàng)建和村級檔案工作，規(guī)范化管理達省級標準活動，發(fā)揮典型示范作用，為農(nóng)業(yè)經(jīng)濟發(fā)展、農(nóng)村穩(wěn)定和諧、基層民主建設和農(nóng)民增收服務。研究完善城建、國土、房地產(chǎn)、勞動就業(yè)、社會保險和社會救助體系專門檔案的管理體系和辦法，充分發(fā)揮專門檔案在維護人民群眾利益、促進社會公平、構建和諧社會方面的作用。

第七，樹立檔案工作前瞻性、創(chuàng)新性意識，圍繞民生需求，加快檔案資源建設和數(shù)字化處理進程，切實建立方便人民群眾的體系完善。如功能多樣、檢索便捷、手工機讀并舉的檢索體系，編制館室檔案資料簡介及政務、民生檔案利用指南和工程建設、婚姻、地籍、林權、知青、軍人等專題檔案目錄。并將保存價值高、利用頻率高的檔案資料進行數(shù)字化處理，充分挖掘、整合館藏各門類檔案資料中的信息資源，為快速高效查閱和深度開發(fā)利用提供有力保障，服務民生，促進經(jīng)濟社會的發(fā)展。

第八，舉辦檔案展覽，是以檔案原件或復制件為材料，按照一定的主題進行信息傳遞的方式。編撰、出版專題材料，編研成果的出版既為檔案使用者節(jié)約時間，提高效率，又將沉睡在庫房中的檔案變?yōu)橛袃r值的信息，對于檔案的長期保管具有重要意義。

第九，建立現(xiàn)行文件查詢利用中心。這種服務方式是近幾年檔案部門推進政府信息公開的重要舉措。各級國家綜合檔案館開展的現(xiàn)行文件提供利用服務，得到各級黨委和政府的重視和支持，受到社會各界的歡迎與好評。

二

檔案事業(yè)若要有所發(fā)展，必須面向社會、面向群眾，變被動服務為主動服務。因此要加大檔案信息資源的開發(fā)力度，將無序信息加工成形式多樣的信息產(chǎn)品提供給廣大用戶，主要從以下方面進行：

1.全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案員的角色之一是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當信息中介，擔負組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的素質(zhì)。作為信息時代的檔案工作人員，其一要有強烈的事業(yè)心、責任感和使命感，有開拓進取的創(chuàng)新精神；二要熟練掌握現(xiàn)代信息技術和為公眾提供方便快捷服務的技能；三要有良好的文化素養(yǎng)，要善于學習和吸收各種文化知識，使自己成為“雜家”。

2.加強檔案資源建設?！扒蓩D難為無米之炊”，搞信息化建設離不開先進的軟硬件的支持，檔案信息資源建設需要長期的資金投入。目前，檔案資源建設整體投資不高，有的部門缺乏資金來源，有的部門對檔案重視不夠。同時，在網(wǎng)絡化管理上，沒有統(tǒng)一的規(guī)范化、標準化格式，造成各自為政的局面。因此，整合各種檔案信息資源，提供規(guī)范化、標準化服務。對有利用和參考價值的各種門類載體檔案資料的征集工作，強化散存于民間的珍貴歷史檔案、名人檔案、地方特色檔案及與人民群眾的生產(chǎn)生活密切相關的各類檔案資料的征集，豐富和優(yōu)化檔案資源。

3.各級檔案館要在做到明確檔案密級。做好相關級別檔案的保密工作，確保國家機密，維護檔案所有權者的利益的基礎上，遵循“開放檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應該最小化”的首要原則。依照《檔案法》的規(guī)定，把可以開放的檔案盡快開放出來，建立科學合理的降解密制度，處理好全面開發(fā)與適度保密的關系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到開放期檔案的劃控和解密工作，這是滿足開發(fā)利用檔案信息資源需求的一個重要渠道和舉措。

4.解決檔案館檔案信息開放在時間上老化、內(nèi)容上滯后、空間上斷層脫節(jié)的問題。設立現(xiàn)行文件服務利用中心，沖破《檔案法》和《檔案法實施辦法》規(guī)定的實施檔案開放的領域，將一些與公民利益密切相關的材料按一定的方式向外公開是切實可行的辦法。實踐充分證明，現(xiàn)代信息技術手段是高質(zhì)量快速進行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件、提高檔案信息的質(zhì)量及檔案信息的傳遞技術，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發(fā)和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實，也可以為共享檔案信息資源打下基礎。

5.檢索工具是從浩瀚的檔案中迅速提取檔案的有效手段。編制檔案檢索工具，是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎工作，十分重視這項工作。應本著檢索檔案信息實用、方便、迅速、準確的原則，采用微機管理及實行電子計算機檢索等現(xiàn)代化服務手段，完善檢索工具，優(yōu)化檢索手段，提高服務效率。

6.強化服務職能，提高服務質(zhì)量是為了全面開發(fā)檔案信息資源。檔案部門應運用各種服務方式，變被動服務為主動服務，最大限度地滿足利用者的需求，在服務態(tài)度上做到熱情主動、細致周到，善于與利用者溝通，了解利用者的需求。在服務內(nèi)容上做到緊跟社會形勢，了解社會需求，及時地、有針對性地開發(fā)檔案資源，提供社會急需的高質(zhì)量檔案信息，在服務形式上做到上門服務、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用。

7.實行有償服務，調(diào)動檔案信息開發(fā)利用工作人員的積極性。檔案信息開發(fā)利用工作是一項投入多、周期長、見效慢、效益大的工作。每一項檔案信息開發(fā)成果都凝結著檔案人員的辛勤勞動。檔案機構作為社會公益機構，一直靠國家有限的投入開展工作。檔案經(jīng)費的缺乏，會挫傷檔案人員的工作積極性，直接影響檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，檔案信息資源的開發(fā)利用應與其創(chuàng)造的經(jīng)濟效益掛鉤，按一定比例收取費用，增加經(jīng)費投入，促使其健康發(fā)展，走以檔案養(yǎng)檔案的路子，使檔案信息開發(fā)工作形成良性循環(huán)。

8.加強對檔案的宣傳、提高全社會開發(fā)利用檔案信息資源的意識。檔案信息資源的開發(fā)利用需要機關企事業(yè)各級部門的積極支持和參與，以促進工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，廣泛地宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內(nèi)容和基本任務。通過宣傳教育，人們逐步了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的室藏內(nèi)容、利用檔案的方法等，有針對性地利用檔案。

檔案工作者主動地將檔案工作與中心任務、大局工作聯(lián)系起來，主動融入，主動呼應，抓住機遇，加快發(fā)展。要把積極進取的精神與科學求實的態(tài)度結合起來，堅持從部門的實際出發(fā)，正確分析檔案事業(yè)發(fā)展的有利條件和可能遇到的實際困難，突出重點，在服務大局中找準位置，發(fā)揮作用，作出貢獻。