耿軍

摘 要： 信息時代和數(shù)字化時代要求我們在理解中國第二歷史檔案館館藏民國檔案整理現(xiàn)狀及問題的基礎上，按照數(shù)字化時代對檔案整理的新要求，全力做好數(shù)字化時代民國檔案整理工作。

關鍵詞： 民國檔案 數(shù)字化 新要求 新實踐

目前，我們正面向信息時代，從某種程度上說，信息時代又被稱之為數(shù)字化時代。在這樣的環(huán)境下，構建數(shù)字化檔案館就成為歷史的必然。中國第二歷史檔案館（以下簡稱為“二史館”）是集中典藏民國時期歷屆中央政權及其所屬機構檔案的國家級檔案館，其民國檔案整理經(jīng)過幾十年幾代人的辛勤勞動，已經(jīng)取得很大的成績，并取得許多行之有效的整理經(jīng)驗。筆者擬結合檔案數(shù)字化工作，談談民國檔案整理工作的新變化。

一、館藏民國檔案的整理現(xiàn)狀及問題

我館在建館初期，接收了大量原國民政府國史館等單位的民國檔案。面對這些零亂、復雜、浩繁的檔案，在人力有限、整理經(jīng)驗不足的情況下，最初整理時先進行初步整理，編制出可以使用的目錄。經(jīng)過清檢、擬訂標題、裝訂捆扎案卷、排列、編號、登記編目等工作，到1953年底，已粗略整理出60個機關檔案，編為136442卷，587856宗。

上世紀五十年代中期，為使民國檔案盡可能為社會主義建設事業(yè)服務，我館在檔案整理方面提出了“兩步走”的方針，即把檔案的整理工作分成兩個步驟：第一步，進行初步整理（又叫粗整），即先區(qū)分出全宗，做好分類、立卷、擬定標題、編制檔案目錄等工作，盡快整理出檔案，使之查找利用。第二步，進行細整，即在原來初步整理的基礎上，按照科學化、系統(tǒng)化的要求進行細加工，解決當初案卷過于龐大、卷內文件排列無序、未編頁號、沒有卷內文件目錄等問題，完成全部整理工作任務。到1963年，我館已基本完成館藏檔案的初步整理工作，除整理中剔出待鑒定的檔案以外，有152萬個卷宗被系統(tǒng)整理，并編有案卷目錄，從而適應檔案管理和提供利用的需要，較好地發(fā)揮檔案的作用。

1979年以后，我館檔案整理開始進入第二步整理時期，并對館藏“國民政府教育部檔案”嘗試整理，后基本按照這一模式進行。

從上世紀九十年代中期開始，我們還開展了案卷級著錄標引等項工作，形成了一系列案卷級目錄，并結合專題開展文件級目錄編制試點工作。

通過近六十年的檔案實體整理，到目前為止，我館有900多個全宗、180多萬卷檔案，已形成了多種案卷目錄和文件目錄體系，實現(xiàn)了有規(guī)可循、有目可查的目標。

但是，目前仍存在以下問題，影響到實體檔案的保管及檔案的利用，同時影響到數(shù)字化時代檔案館的建設。

1.部分檔案全宗不清。即我館特有的“一全宗多子號”，盡管在第一步檔案整理過后，館藏部分檔案初步改變了整理過粗、全宗混雜的現(xiàn)象，但一個全宗代號內包含兩個以上立檔單位的檔案，有的全宗代號甚至包含十幾、二十個以上的立檔單位。有的全宗內由于多種原因，其中缺號、“斷頭全宗”等，這些不便于檔案實體管理，不利于檔案檢索利用。

2.部分案卷過于龐雜。即“一案卷多宗號”，且我館有部分檔案最初整理過粗，案卷過于龐雜，有的一個案卷標題（即一個卷號）下包括幾十個乃至數(shù)百個卷（我們稱之為“宗”）。這些宗根本沒有宗標題，不僅嚴重影響檔案信息的開發(fā)利用，更使實體檔案的保管產(chǎn)生問題，且不能準確統(tǒng)計本館究竟有多少案卷。

3.案卷標題和標題不當問題。因受當時政治氛圍的影響，標題中常有政治性批判詞句和“反動”、“匪”等文字。另外，主題內容不清、標題過粗，以類目式、語種式為標題大量存在，嚴重影響檔案信息的開發(fā)與利用。

4.案卷大部分還沒有裝訂。久而久之，嚴重的腐蝕檔案有損檔案壽命。

二、數(shù)字化時代對檔案整理的新要求

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，是檔案信息化的重要組成部分，是檔案信息資源建設的重要組成部分，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和戰(zhàn)略選擇，是實現(xiàn)檔案信息資源社會共享的根本途徑。我館這次開展的檔案數(shù)字化工作，是以全面保護檔案實體，有效開發(fā)利用民國檔案為出發(fā)點，因此館藏檔案的全面數(shù)字化，是勢在必行的工作。而開展全部檔案數(shù)字化工作，對檔案數(shù)字化前的檔案整理工作提出新的要求，即要求有總的原則：充分利用檔案原有基礎，不改變原有檔案實體狀況，區(qū)別對待檔案的不同狀況，以全宗為基礎、案卷為一保管實體進行（暫不到文件級），做到方便檔案數(shù)字化、方便檔案的提供利用。所謂充分利用檔案原有基礎，即相信檔案前輩對檔案整理所作的貢獻；所謂充分利用檔案原有基礎，即館藏檔案基礎狀況良好、原有檔案基礎狀況一般、原有檔案基礎狀況較差，不同情況宜采取不同的前處理方法。因為檔案數(shù)字化前處理不等同于嚴格意義上的檔案整理，要使檔案盡早數(shù)字化，必須“尊重并充分利用檔案原有基礎”。數(shù)字化前處理工作應是：卷內文件次序的排列與編號、破損文件的修裱、以案卷級實體檔案為基礎，進行著錄等掃描前的基礎工作。前處理工作應該尊重現(xiàn)有檔案整理成果，不必要對檔案重新進行分宗、并宗、破卷等現(xiàn)行案卷號重新編訂等破壞原有檔案實體。當然卷內文件次序混亂、案卷標題明顯不反映內容，如雜卷等應處理；對于霉、破、脆檔案已損壞檔案實體又影響檔案掃描的應修裱。

這是基于我館檔案實際狀況看，因為只要“有規(guī)可循，有目可查”，對檔案就不要重新整理，仍應采取過去行之有效的對檔案整理采取“大部分不動，小部分加工，避免打亂重整”的方針。對大部分已按照一定方法進行分類整理，編有案卷目錄，可以查找利用的不加變動；只有少部分確有嚴重缺陷和問題，難于管理和查找利用，才采取必要的加工整理，或恢復原來整理順序工作；“小部分加工”，僅在原來整理基礎上，存在什么問題就解決什么問題，避免打亂重整?？傊砉ぷ饔械囊蠑?shù)字化時代、從民國檔案具體情況出發(fā)，實事求是地對待存在的某些問題，合理配置有限資源，用盡可能小的勞動換取較大的成果。

因此具體要求是：（1）全宗內每一個案卷每一宗在數(shù)字化前，均應有規(guī)范案卷標題，準確揭示卷宗內容；（2）每案卷內文件排序規(guī)則，鑒別出卷內重復文件；（3）編寫卷內文件頁碼，固定文件秩序；（4）鑒定出案卷可否公開；（5）標志出案卷內特殊檔案內容與載體。

三、數(shù)字化時代民國檔案整理的新實踐

全面大量開展檔案開展數(shù)字化工作，絕非易事。我們依據(jù)館藏各全宗檔案整理難易狀況、開放利用范圍，并結合多年來查檔利用中館藏1/3全宗利用較多、1/3全宗利用較少、1/3全宗很少利用的情況，以及檔案保管庫房分布等實際情況，制定整個檔案數(shù)字化方案，計劃用二十年時間分三個階段基本完成館藏檔案數(shù)字化工作。

館藏民國檔案盡管已有60年整理，但在很多全宗中由于歷史的原因，它們的基礎狀況并不理想，常常是“魚龍混雜”，有價值的文件和毫無價值的文件夾雜在一起，表現(xiàn)為：一是不少案卷內重份文件占有相當比例；二是存在許多庶務及雜項文件（如出勤考核登記表、部分單位內經(jīng)費報銷粘貼簿等），基本沒有保存價值；三是卷內文件未編頁，無固定秩序；四是部分案卷標題未能準確揭示卷內內容，或表述不恰當；五是部分案卷因時間長久，出現(xiàn)不同程度的破損，亟須挑選出來進行修裱。

面對上述情形，在今年開展的檔案數(shù)字化前處理工作中，我們根據(jù)我館2009年工作計劃，遵循先從內容價值重要、利用率高、整理基礎相對較好全宗入手的原則，于2012年開始通過中央直屬機關采購中心公開招標，分別與上海中信信息發(fā)展有限公司、北京星震同源數(shù)字系統(tǒng)公司簽訂了數(shù)字化前整理外包合同，每年整理檔案1200萬頁。當然由于市場因素，外包公司本身并不具有整理編目業(yè)務的專業(yè)化人才優(yōu)勢，所有整理人員僅在社會上招聘。而具備數(shù)字化前整理人員，必須具備極強的民國檔案專業(yè)、檔案整理編目學等基本知識；較熟練掌握和運用檔案整理編目技能，如立卷、案卷標題擬寫等?？v觀幾年整個整理工作，我們主要解決了以下幾種問題：

一是擬訂和修訂部分卷宗標題，改變案卷內容與標題不一致的現(xiàn)象。我們認為：案卷標題是檔案實體與檔案信息之間的連接點，既是反映檔案實體的內容，又是構成案卷目錄的基礎，更是利用者利用檔案的窗口。盡管大部分標題較能反映檔案內容，但有不少問題，既有檔案標題轉化為案卷目錄出現(xiàn)的問題，更有案卷整理時因時因地或主客觀因素標題擬寫中的問題。現(xiàn)從館藏檔案實際出發(fā)，并借鑒檔案目錄清理中對不規(guī)范案卷標題處理的處理方法，在擬寫案卷標題時，要求對照檔案實體，在充分閱讀檔案原件的基礎上，客觀反映案卷內容，直書其事，不加褒貶。標題擬寫的總要求是：基本完整，力爭揭示到責任者、內容、時間；且語句通順、表述全面，最終達到目錄與檔案實體一一對應，案卷標題反映檔案內容的目的。

二是解決一卷多宗的問題。在國民政府交通、郵電、鐵道、稅務、金融等系統(tǒng)全宗中，一卷多宗現(xiàn)象存在較多，個別卷號達數(shù)百宗，排列長度近百米，只有一個簡單類目式標題。此次整理，或將部分全宗案卷中的分宗，分別擬寫宗標題；或將部分案卷的分宗，因原來分得太細，進行歸并，與本全宗內的其他案卷重新編排流水號，消除分宗號。對于多宗，實事求是，在整理館藏“教育部”全宗中，予以保留；而整理館藏“內政部”全宗中，予以消除。

三是正確排定卷內文件秩序，將卷內一式多份的重復文件只留一份，其余放在備考表后，只編頁，不掃描。

四是編寫卷內文件頁碼，將卷內不同形式的文件稿紙都進行排序，對此借助外力，招聘臨時工進行編頁。

五是對特殊檔案如郵票、商標、書稿、字畫、碑帖、照片、實物等做出標識與附注。

六是部分破損檔案挑出，送交技術部門修裱。

七是鑒別出部分無保存價值或無掃描價值的檔案，使其不用掃描。這些工作使許多重份及無價值文件不再數(shù)字化，不僅可以提高效率，而且可以節(jié)省大量經(jīng)費。

總之，數(shù)字化時代的民國檔案整理工作任重而道遠，大有可為。

參考文獻：

[1]王可風.歷史檔案的整理方法[M].北京：人民出版社，1957.

[2]曹必宏.光輝歷程——中國第二歷史檔案館60年[M].北京：九州出版社，2011.