邢莉　劉必榮　周海　凌福林

摘 要： 教學(xué)檔案是高校檔案工作的重要組成部分，教學(xué)檔案的管理與利用是提高學(xué)院管理水平、積極推進(jìn)素質(zhì)教育的重要手段和途徑，因此要更好地管理及利用它，以提高學(xué)院教學(xué)管理水平。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)檔案 教學(xué)管理 信息資源

一、教學(xué)檔案的定義及來(lái)源

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的形成既有先后次序又有內(nèi)在聯(lián)系，一般來(lái)說(shuō)有以下來(lái)源。

1.黨政類(lèi)。上級(jí)關(guān)于黨建、紀(jì)檢監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)文件材料中針對(duì)本院（系、部）需要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的辦法、規(guī)定等；黨總支工作計(jì)劃、總結(jié)；黨總支、黨政聯(lián)席會(huì)議記錄、紀(jì)要等；黨總支向?qū)W校黨委的請(qǐng)示、批文、報(bào)告等；黨總支頒發(fā)的決定、辦法及規(guī)章制度等；黨總支中心組學(xué)習(xí)、教職工政治理論學(xué)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)材料；上級(jí)關(guān)于行政管理的文件材料中針對(duì)本院（系、部）需要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的決定、辦法、條例等；本院（系、部）年度、學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)。

2.師資類(lèi)。教師隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，年度計(jì)劃、總結(jié)；教師流動(dòng)材料；在編教師年齡、學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、教齡、學(xué)緣結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)；教師教學(xué)工作量登記表；青年教師教學(xué)競(jìng)賽材料；教師擔(dān)任省部級(jí)教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)或其他學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)（學(xué)位）成員情況；教師在職、脫產(chǎn)進(jìn)修情況；教師教書(shū)育人先進(jìn)事跡材料；教師聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的文件材料；師年度考核、評(píng)選先進(jìn)等方面的材料。

3.教學(xué)類(lèi)。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃及實(shí)習(xí)基地方面的有關(guān)材料；新辦專(zhuān)業(yè)、特色專(zhuān)業(yè)方面的有關(guān)材料；各專(zhuān)業(yè)主干課程建設(shè)方面的有關(guān)材料；各專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系材料；教學(xué)管理隊(duì)伍與質(zhì)量控制方面的相關(guān)材料；各專(zhuān)業(yè)、各年級(jí)、班級(jí)每學(xué)期考試、考查成績(jī)，大學(xué)英語(yǔ)四六級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)等；畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）工作方面的有關(guān)材料；其他教學(xué)材料，如教學(xué)大綱（及專(zhuān)家審閱意見(jiàn)）；考核大綱；教材樣本；習(xí)題和解答；教師授課情況簿（含課程教學(xué)總結(jié)）；學(xué)生作業(yè)；試卷樣卷、參考答案、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；教改方案；課程評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)情況等。

4.科研類(lèi)。上級(jí)、本校關(guān)于科研工作的文件材料；本院（系、部）科研工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)；本院（系、部）科研工作規(guī)章制度；本院（系、部）與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的科研協(xié)（合）作、科技服務(wù)合同、協(xié)議書(shū)；重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料；本院（系、部）科研項(xiàng)目、專(zhuān)利項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)；科研論文、論著統(tǒng)計(jì)；教師參加國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議統(tǒng)計(jì)及有關(guān)材料；教師開(kāi)設(shè)學(xué)術(shù)講座統(tǒng)計(jì)；校外專(zhuān)家開(kāi)設(shè)學(xué)術(shù)講座統(tǒng)計(jì)；上級(jí)、學(xué)校關(guān)于學(xué)科建設(shè)的文件材料；本院（系、部）學(xué)科建設(shè)規(guī)劃；學(xué)科帶頭人及梯隊(duì)建設(shè)材料；學(xué)科建設(shè)總結(jié)材料等。

5.學(xué)生工作類(lèi)。上級(jí)、本校關(guān)于學(xué)生工作、共青團(tuán)工作的文件材料；本院（系、部）學(xué)生科、共青團(tuán)工作檢查評(píng)估材料；在校學(xué)生名冊(cè)、新生入學(xué)登記表等學(xué)生管理材料；學(xué)生工作、共青團(tuán)工作大事記；學(xué)生評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)材料；各類(lèi)大學(xué)生實(shí)踐活動(dòng)材料；參加校級(jí)以上其他各類(lèi)活動(dòng)材料；本院（系、部）新生錄取材料、新生名單；各專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生考研、考公務(wù)員情況統(tǒng)計(jì)；學(xué)生獲得其他職業(yè)資格證書(shū)情況；學(xué)生發(fā)表科研論文、科技發(fā)明情況；畢業(yè)生就業(yè)情況等。

由此可見(jiàn)，學(xué)院教學(xué)檔案來(lái)源廣、數(shù)目多、類(lèi)別雜。作為學(xué)院的檔案管理人員，不能片面強(qiáng)調(diào)某一方面的內(nèi)容或某個(gè)部門(mén)的材料而忽視其他材料，需要完成的任務(wù)是收集材料、整理材料、鑒定材料、分類(lèi)保管資料，以便利用好材料，為提高院系教學(xué)質(zhì)量提供有力保障。

二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.來(lái)源分散，收集難度大。教學(xué)檔案包括范圍廣泛，很多相關(guān)材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)登記收發(fā)，散落在各系或各位教師手中，來(lái)源的分散加大收集難度。

2.歸檔時(shí)間的特殊性。大多數(shù)教學(xué)檔案材料都需要根據(jù)學(xué)年進(jìn)行歸檔，不能僅考慮自然年度。比如，每年秋學(xué)期學(xué)生的成績(jī)單，有的課程考試時(shí)間為元旦前，成績(jī)單上面的日期就為前一年的時(shí)間，但是還有的課程考試時(shí)間為元旦后，所以成績(jī)單日期當(dāng)然就為第二年的時(shí)間，在這種情況下，絕對(duì)不能按照自然年度歸檔，不能把同一學(xué)期的成績(jī)單分開(kāi)保存，必須按照學(xué)年劃分，把同一學(xué)期材料放到一起歸檔，便于查找、便于歸類(lèi)，以保證材料的完整性。

3.教學(xué)檔案具有循環(huán)出現(xiàn)的周期性。高校培養(yǎng)人才的過(guò)程是有周期性的。從“新生入學(xué)—各學(xué)年課程安排—完成教學(xué)計(jì)劃—畢業(yè)實(shí)習(xí)—畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）—畢業(yè)答辯—畢業(yè)生辦理離校手續(xù)”不斷循環(huán)。每個(gè)循環(huán)周期為四年或五年，幾年幾十年甚至上百年不變。教學(xué)周期時(shí)間是由不同層次的教育體制決定的，決定了整個(gè)教學(xué)檔案的周期性。

4.可參考性。在教學(xué)過(guò)程中形成大量材料，對(duì)于這些材料不可能也完全沒(méi)有必要全部作為檔案保存。只有那些對(duì)以后教學(xué)活動(dòng)有參考利用價(jià)值的材料，才有必要?dú)w入教學(xué)檔案。確定某個(gè)文件、材料是否需要?dú)w檔，唯一依據(jù)是看其對(duì)今后教學(xué)工作和教學(xué)研究有無(wú)憑證作用和參考價(jià)值。因此，文件、材料是形成教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，教學(xué)檔案是文件、材料的精華，是文件、材料收集的基本要求。

三、教學(xué)檔案的作用

1.教學(xué)檔案是一種重要的信息資源。教育要現(xiàn)代化、正規(guī)化，關(guān)鍵之一是教學(xué)管理的現(xiàn)代化和正規(guī)化。因此，必須建立一個(gè)可靠的教學(xué)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮教學(xué)檔案信息資源在教學(xué)管理中的作用。通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案的使用，完整連貫地理解上級(jí)的指示精神、辦學(xué)指導(dǎo)思想，了解教學(xué)改革的最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，全面準(zhǔn)確地掌握教學(xué)管理現(xiàn)狀，從而為教學(xué)、教改、科研提供決策的依據(jù)。

2.教學(xué)檔案為日常教學(xué)管理提供事實(shí)依據(jù)，可以監(jiān)督日常工作完成情況。教學(xué)檔案記錄和反映學(xué)院的全部教育訓(xùn)練活動(dòng)和教學(xué)研究活動(dòng)，客觀而真實(shí)地反映學(xué)院的教學(xué)歷程。教學(xué)檔案是教學(xué)工作人員查證、研究處理問(wèn)題的原始憑證，是對(duì)過(guò)去教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的總結(jié)，通過(guò)它可以清晰地了解過(guò)去的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，更是新時(shí)期開(kāi)展教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的起點(diǎn)，可以利用教學(xué)檔案改進(jìn)教學(xué)工作，發(fā)揮其對(duì)教學(xué)的參考作用。

3.教學(xué)檔案為教學(xué)評(píng)估、專(zhuān)業(yè)認(rèn)證提供基礎(chǔ)材料。教學(xué)評(píng)估及專(zhuān)業(yè)認(rèn)證工作需要對(duì)辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)條件、教學(xué)管理、教學(xué)改革、教學(xué)效果等進(jìn)行定量分析；對(duì)辦學(xué)條件、課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、學(xué)生成績(jī)及獲獎(jiǎng)情況等進(jìn)行查看、考證，各類(lèi)教學(xué)檔案能為教學(xué)評(píng)估及專(zhuān)業(yè)認(rèn)證工作提供最有說(shuō)服力的證據(jù)，全面準(zhǔn)確反映出實(shí)際辦學(xué)實(shí)力。因此，齊全完備的教學(xué)檔案可以真實(shí)有效地反映出教學(xué)管理水平和教師業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以全面展現(xiàn)人才培養(yǎng)工作的歷史與現(xiàn)狀。

四、當(dāng)前二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.教學(xué)檔案管理混亂，經(jīng)常更換工作負(fù)責(zé)人。根據(jù)高校實(shí)體分類(lèi)法對(duì)教學(xué)檔案的分類(lèi)，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案主要包括黨政類(lèi)、師資類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、學(xué)生工作類(lèi)等材料，而實(shí)際工作中，這些檔案材料的整理往往得不到分管領(lǐng)導(dǎo)的重視，經(jīng)常被其他教學(xué)或科研任務(wù)所取代，容易被廣大教師忽視。另外，由于經(jīng)常需要更換檔案員，而且每個(gè)人的工作思路不同，經(jīng)驗(yàn)認(rèn)識(shí)不同，檔案收集整理放置的方法不一樣，因此檔案存檔出現(xiàn)混亂，后面的檔案員找不到前面所存的相關(guān)材料，檔案管理經(jīng)常處于不規(guī)范的無(wú)序狀態(tài)。

2.有些教學(xué)檔案記錄缺項(xiàng)，或者記錄不規(guī)范。檔案記錄不完整或者不規(guī)范。比如每學(xué)期課程結(jié)束都會(huì)安排很多場(chǎng)考試，但是考場(chǎng)記錄表不全，有的記錄表丟失，有的老師忘記把記錄表送到檔案員手中，也有的考場(chǎng)根本沒(méi)有進(jìn)行記錄。因?yàn)榭荚嚥皇羌羞M(jìn)行的，前后持續(xù)的時(shí)間有兩個(gè)月左右，交到檔案室的記錄表沒(méi)有統(tǒng)一存放，結(jié)果導(dǎo)致部分丟失，諸如此類(lèi)的現(xiàn)象會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)。目前很多工作人員有拖延的壞習(xí)慣，或者各種日常工作繁重，不注重平時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行收集，等到通知遞交材料的時(shí)候，由于時(shí)間緊促而匆匆忙忙、東拼西湊一些充數(shù)，這樣的話肯定影響第一手材料的真實(shí)性和正確性。

3.對(duì)教學(xué)檔案缺乏管理意識(shí)，經(jīng)常變遷檔案存放位置。部分教學(xué)單位不重視教學(xué)檔案的積累和管理，有些重要的文件和材料因自身利用方便而不轉(zhuǎn)交至檔案室，而由各位工作人員自行保管，時(shí)間久了材料丟失過(guò)多而無(wú)法查找，即使到檔案室搜索時(shí)也沒(méi)有找到相關(guān)記錄。另外每個(gè)年度的教學(xué)檔案整理完畢，全部歸入檔案室予以保存，以后需要參考使用的時(shí)候，通過(guò)搜索檔案目錄找到相應(yīng)的文件材料，但是文件使用完畢后忘記送到檔案員手中，不能及時(shí)放回原位而導(dǎo)致文件丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，再次需要的時(shí)候無(wú)法找到，原本完整的材料遭到破壞。

五、改進(jìn)的措施

1.要強(qiáng)化對(duì)高校教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)，動(dòng)員全院教職工參與收集教學(xué)資料，指定專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案文件的整理工作。加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)行檔案管理人員崗位責(zé)任制，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立各級(jí)責(zé)任制管理工作。

2.對(duì)要文件材料進(jìn)行規(guī)范記錄，注重格式和內(nèi)容方面的要求，態(tài)度認(rèn)真，一絲不茍。檔案工作為教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理工作服務(wù)，是工作分工的需要，也是檔案工作人員的光榮職責(zé)和艱巨任務(wù)。

3.要本著“便于管理，方便利用”的原則，按照教學(xué)檔案材料的自然形成規(guī)律，保持其材料之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)整理。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案文件的整理工作，提供固定場(chǎng)所存放的歷年的文件材料，按照文件的重要性、時(shí)效性、實(shí)用性分別存放，便于查找。

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