蘇陽

摘 要： 檔案工作的開展需要國家不斷制定相應的規(guī)范標準來指導、約束，標準規(guī)范的實施同樣能推動現(xiàn)實檔案工作的開展。本文基于我國2010年實施的關于企業(yè)檔案綜合性管理規(guī)范的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的幾點思考，通過對比研究分析我國企業(yè)檔案工作規(guī)范的變化。

關鍵詞： 企業(yè)檔案 規(guī)范文件 比較研究

2009年國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（以下稱為《規(guī)范》），并于2010年1月1日起正式實施?！兑?guī)范》的頒布實施具有重大的現(xiàn)實意義，它總結了新中國成立以來我國企業(yè)檔案管理的基本經驗、規(guī)律和相關要求，將多年來積累的經驗做法以行業(yè)標準的形式規(guī)定下來，從多個方面對企業(yè)檔案工作提出了具體要求，是新時期企業(yè)檔案工作規(guī)范化建設的重要指導性文件。

《規(guī)范》的頒布既是為了適應全球數(shù)字化和信息技術飛速發(fā)展的國際環(huán)境，又是為了響應我國經濟制度和企業(yè)制度改革的前進步伐。在此之前，我國頒布的檔案工作的各項相關標準都是關于企業(yè)檔案工作的某一方面或者某一具體業(yè)務的零星的、非系統(tǒng)的單項標準，所以作為全面系統(tǒng)指導企業(yè)檔案工作依據的《規(guī)范》是第一個非單項標準，它的頒布表明了我國檔案工作標準化的不斷深化。與《規(guī)范》相類似的具有系統(tǒng)性全面性特點的企業(yè)檔案工作的規(guī)范是2002年9月1日起施行的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（以下稱《規(guī)定》）?！兑?guī)定》的實施取代了1987年發(fā)布實施的《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，成為我國企業(yè)檔案工作的指導性法規(guī)。從規(guī)定到規(guī)范、從國企檔案工作到企業(yè)檔案工作演變，證明了我國對于非國有企業(yè)重要性認識的不斷深化，對我國經濟社會狀況掌握的不斷加深，是我國檔案工作規(guī)范化、標準化進程不斷推進的有力佐證。

一、從“檔案”到“文件材料”再到“文件”

《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》第一章第二條規(guī)定將企業(yè)檔案定義的屬概念設定為“檔案”一詞。而在《規(guī)定》中，第二條將企業(yè)檔案的屬概念設定為了“文件材料”。在《規(guī)范》中，對企業(yè)檔案的定義“是企業(yè)檔案是企業(yè)在生產、經營、管理等各項活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”。因此，這里的企業(yè)檔案的屬概念就換成了“文件”。同時在《規(guī)范》的檔案術語中加入了對于電子檔案的定義。

從最初的“檔案”到“文件材料”再到“文件”，雖然只是一個詞組的變化，卻深刻反映了當時我國的現(xiàn)實國情和檔案工作的開展狀況。我國改革開放剛剛起步的80年代，現(xiàn)代檔案工作和研究都處于初級階段。當時，國營企業(yè)是我國經濟社會發(fā)展的主要支柱和基本成分，規(guī)模大，實力強。私營和外資等非公企業(yè)的發(fā)展只是處于起步階段，規(guī)模小，實力弱。所以企業(yè)檔案工作的針對對象就毫無疑問成了國營企業(yè)，這些計劃經濟體制下產生發(fā)展起來的企業(yè)，其檔案的構成成分相對固定和穩(wěn)定，無論是從現(xiàn)實工作還是理論研究來看檔案的數(shù)量比較少和種類單一，因此將企業(yè)檔案的屬概念只是簡單地設定為“檔案”，并以列舉的方式說明其外延，進一步對此定義加以補充。在當時文、檔之爭的還未激烈的情況下，在電子文件還未普遍使用的情況下，在信息技術還不發(fā)達的情況下，這樣的定義可以說是可行的，并不會給現(xiàn)實工作帶來不便。隨著我國經濟社會的發(fā)展，隨著信息技術和網絡的進步，電子文件的產生使檔案工作和檔案理論研究產生了翻天覆地的變革。文檔一體化，也作為一個時代的特色被提上了檔案工作的歷史篇章。各種類型的國營和非國營企業(yè)在我國土地上扎根成長，電子信息技術和網絡傳播技術迅猛發(fā)展，檔案理論研究隨著實踐工作不斷深化發(fā)展，而對企業(yè)檔案定義的不同規(guī)定正是這一現(xiàn)實狀況的直觀反映。

二、對非國有企業(yè)的態(tài)度不斷轉變，對其重視度逐漸增強

從三個規(guī)范性文件中我們不難看出我國對于非國營企業(yè)的重視程度不斷提高?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》只是對國營企業(yè)的檔案工作進行了規(guī)定，對其起到了一定的指導和約束作用，對私營經濟等非國有企業(yè)并未涉及?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》第四條規(guī)定：“企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。”可以看出，這里的企業(yè)本身就含有除非國營企業(yè)之外的其他企業(yè)。而《規(guī)范》將國營和民營企業(yè)都擺在了同樣的平等位置上，沒有所謂的“國”“民”之分。當時我國正處在國企改革和制度改革的轉折時期，從計劃經濟到市場經濟的轉型時期，非公經濟力量還很薄弱，對社會的影響力十分有限。同時，其本身的發(fā)展狀況和特點決定了它們對檔案的態(tài)度，這些非公企業(yè)由于其本身的逐利性，對于并不能產生明顯現(xiàn)實經濟效益的檔案工作并不重視，因此并沒有專門對其工作進行規(guī)范。隨著我國制度改革的不斷深化，民營企業(yè)等非國營企業(yè)已不再是國有企業(yè)的附屬品或附帶品，而是已經成為我國國民經濟的重要組成部分，已不再是可有可無的經濟成分，而是我國經濟發(fā)展的鮮活動力。因此，對這些民營經濟的檔案工作重視是毋庸置疑的。作為企業(yè)基礎性工作的檔案工作，其發(fā)展速度的快慢、發(fā)展狀況的好壞對企業(yè)有著重要的影響，為了使民營經濟的發(fā)展不在基礎上出問題，對其檔案工作的關注是理所應當?shù)模沂遣豢苫蛉钡摹?/p>

三、對檔案的價值的認識程度逐漸提高

檔案的價值是檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和參考意義，是通過社會實踐活動體現(xiàn)出來的，并且最終是社會實踐活動促成了檔案價值的實現(xiàn)。最初的檔案規(guī)范性文件對于檔案的價值只是停留在檔案的歷史文化價值和參考憑證價值，更多地強調檔案的歷史屬性和原始屬性。隨著企業(yè)檔案的發(fā)展壯大，信息時代的企業(yè)檔案成為社會檔案系統(tǒng)不可或缺的重要組成部分，企業(yè)檔案不僅僅停留在保存參考價值，其信息屬性所帶來的知識屬性和資產屬性等經濟屬性日漸被企業(yè)和社會重視?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》首次正式將企業(yè)檔案界定為“企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分”，這里明確肯定了檔案的知識屬性和資產屬性。而《企業(yè)檔案管理規(guī)定》只是在定義企業(yè)檔案時，點出了檔案的參考保存價值，《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》只是說明了檔案工作是企業(yè)的基礎性工作，而對檔案的價值只是在定義時以屬概念——檔案隱晦指出其參考保存價值。除此之外，2001年，國際標準ISO15489-1《檔案管理通則》中首先正式提出檔案的資產屬性概念。2004年，中辦、國辦《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》首次將“信息”界定為“生產要素、無形資產和社會財富”。而《規(guī)范》則對檔案的這一價值做了明確的肯定，這是對檔案和檔案工作認識的又一步加深。

四、企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的保密性規(guī)定不斷寬松

在檔案資源的開發(fā)利用方面，不同時期有不同的措施。做好保密工作是檔案工作人員最重要也是最基本的職業(yè)要求和職業(yè)道德之一。對于企業(yè)來說，其檔案涉及企業(yè)的產權資料、客戶資料、核心技術等一系列的商業(yè)秘密?？梢哉f，這些都是企業(yè)存在和發(fā)展的關鍵因素和動力，尤其是在市場經濟繁榮發(fā)展、競爭日趨激烈的今天，這些關鍵技術的開發(fā)利用和保密掌控無疑是企業(yè)立足和取勝的關鍵。因此，在檔案的開發(fā)利用過程中，為了防止機密泄露給本企業(yè)甚至國家社會帶來嚴重危害，做好保密性規(guī)定是尤為重要的。《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》第四章，第三十條規(guī)定：“企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度?！边@一規(guī)定，在當時是為了保證涉及國家經濟命脈的國營企業(yè)的機密不被泄露，在網絡和信息技術還不發(fā)達的時代，這是比較容易做到的。到了90年代，過于保守的思想有所改善，因此在保密性的規(guī)定下有所選擇、有所放松。比如《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第十條“企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理”，這里不是一竿子打死的態(tài)度，而是有選擇地保密了?！兑?guī)范》在檔案資源開發(fā)利用方面做了“檔案管理部門應及時有效地提供檔案，并大力開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項工作服務”和“根據保密規(guī)定和知識產權管理要求，設定利用者權限，超越權限的利用必須按相關規(guī)定審批”的規(guī)定，在放寬了保密限制的同時，對數(shù)字化的檔案利用也制定了相應的規(guī)定，以在網絡技術迅速發(fā)展的今天保證企業(yè)本身的商業(yè)秘密不被惡意泄露，以保證企業(yè)的合法權益。對企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的保密性規(guī)定不斷放寬，所揭示的是檔案社會化價值不斷深化和明顯的社會現(xiàn)實。檔案，包括其重要組成部分的企業(yè)檔案應當為社會服務，為大眾服務。

《規(guī)范》是最新的、綜合性的企業(yè)檔案工作規(guī)范，《規(guī)范》的頒布無疑是我國檔案工作取得進步的重要表現(xiàn)，其中許多規(guī)定都具有創(chuàng)新性，其最突出的特點就是對電子檔案和檔案數(shù)字化及網絡服務等具有典型時代特點的企業(yè)檔案方面的相關規(guī)定，這也是它最大的優(yōu)勢，實際工作具有巨大的促進作用。需要強調的是任何規(guī)范和標準的實施都不是絕對的，只有懂得因地制宜，才能真正發(fā)揮這些文件的積極作用，推動企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]宋魏巍.企業(yè)檔案工作的“雪中送炭”與“錦上添花[J].蘭臺世界，2007，（9）.

[2]王嵐.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的制定背景、目的、意義、特點與作用[J].機電兵團檔案，2010，（4）.