馬震安

此前，當(dāng)單位或上級(jí)部門需要匯總員工的一些信息時(shí)，總是先將表格模板通過內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)給每個(gè)部門，部門的員工在錄入完信息后按人重新命名文件，然后再發(fā)回來，最后再將若干個(gè)部門的信息合成一張數(shù)據(jù)表，但這樣操作工作量比較大，相當(dāng)麻煩。后來雖然有了更高級(jí)的辦法，把Excel表格通過共享工作簿的設(shè)置后再將其所在的文件夾共享，然后讓員工通過網(wǎng)上鄰居找到文件夾，打開Excel后自行填寫，但麻煩隨之而來。有的員工比較馬虎，往往將Excel復(fù)制到本機(jī)填好數(shù)據(jù)后再傳上去，這樣就會(huì)把前面已完成數(shù)據(jù)匯總部分的Excel總表覆蓋掉，以至于讓很多員工白白地填寫了。此外，不在單位的員工沒有辦法及時(shí)填寫，這樣效率實(shí)在太低了。如果有辦法能讓員工們?cè)诰W(wǎng)頁(yè)上操作，實(shí)現(xiàn)既能在局域網(wǎng)也能在遠(yuǎn)程外網(wǎng)中完成信息的填寫，那就方便和安全多了。

用“魔方網(wǎng)表”組建網(wǎng)絡(luò)資料錄入平臺(tái)，即可實(shí)現(xiàn)在局域網(wǎng)或遠(yuǎn)程網(wǎng)都能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，會(huì)大大地提高數(shù)據(jù)的安全性和辦公效率。

1. 基礎(chǔ)表單創(chuàng)建與屬性設(shè)置

首先需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)自定義界面的表單。在http：//www.dwz.cn/zEg77注冊(cè)一個(gè)賬戶，用新注冊(cè)的賬號(hào)登錄。登錄后選擇界面右上角的“開始”菜單，在“創(chuàng)建表單”頁(yè)面中選擇“創(chuàng)建自定義表單”，接著在“創(chuàng)建表單”頁(yè)面中輸入表單名稱“員工信息采集”，在字段位置輸入字段名稱，選擇好字段類型，點(diǎn)擊“添加”按鈕為表單添加字段。

根據(jù)需要在屬性頁(yè)面對(duì)字段進(jìn)行設(shè)置，勾選“出生年月”字段的“必填”屬性，這樣員工在填寫信息時(shí)，如果不填寫出生年月，就不能保存。然后在“訪問控制”中選擇“局域網(wǎng)”和“公開”選項(xiàng)，最后保存表單（圖1）。

2. 用戶權(quán)限設(shè)置與信息采集

創(chuàng)建完表單后，就該設(shè)置員工的權(quán)限了。選擇頁(yè)面右上角的“設(shè)置”菜單項(xiàng)，在“權(quán)限設(shè)置”選項(xiàng)卡中點(diǎn)擊剛才創(chuàng)建的表單“員工信息采集”下的“記錄”，然后在右側(cè)選擇“未登錄用戶”，把未登錄用戶的權(quán)限設(shè)置為“創(chuàng)建”、“查詢”和“查看”，最后點(diǎn)擊“應(yīng)用”按鈕。這樣，員工不用注冊(cè)登錄就可以錄入信息了（圖3）。

權(quán)限設(shè)置完成后，點(diǎn)擊界面右上角的“首頁(yè)”菜單返回首頁(yè)，復(fù)制頁(yè)面右側(cè)的“內(nèi)網(wǎng)訪問網(wǎng)址”，然后把這個(gè)網(wǎng)址分發(fā)給員工，讓員工通過自己的電腦訪問這個(gè)網(wǎng)址（圖4）。

員工進(jìn)入主界面后，點(diǎn)擊“員工信息采集”的表單進(jìn)入員工信息瀏覽頁(yè)面。如果員工想添加個(gè)人信息，需要點(diǎn)擊頁(yè)面中間藍(lán)底白箭頭的按鈕，然后點(diǎn)擊“增加記錄”按鈕，填寫保存自己的個(gè)人信息（圖5）。

3. 將信息導(dǎo)出為Excel格式文件

當(dāng)全體員工的信息數(shù)據(jù)填寫完成后，接下來就可以通過該系統(tǒng)，導(dǎo)出我們需要的Excel格式的文件了。

在“魔方網(wǎng)表”的首頁(yè)選擇“員工信息采集”表單，點(diǎn)擊頁(yè)面中間的藍(lán)底白箭頭條形按鈕展開頁(yè)面，在工具欄上點(diǎn)擊“導(dǎo)出數(shù)據(jù)”按鈕，然后選擇“導(dǎo)出當(dāng)前表單”，在“類型”上選擇“csv（Excel兼容格式）”導(dǎo)出表單數(shù)據(jù)（圖6）。

表單數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，在“存儲(chǔ)區(qū)”中把導(dǎo)出的表單下載到其他文件夾中即可。導(dǎo)出的表單可以用Excel打開編輯、刪除無用列，操作十分方便（圖7）。