盧瑾

摘 要：民政部門的管理工作和該部門的性質(zhì)有很大的關(guān)系，很多管理工作的開展都是為了實(shí)現(xiàn)廣大人民的利益，隨著時(shí)間的不斷推移，民政部的檔案越來越多，這就對(duì)其管理工作提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：民政檔案管理；要點(diǎn)；方法

1.民政檔案管理的要點(diǎn)

1.1 有序開展基礎(chǔ)性工作

民政檔案工作一直伴隨著民政部門的發(fā)展而發(fā)展，從民政部門設(shè)立開始，民政檔案就記載了很多方面的內(nèi)容，文書和專業(yè)是其中最主要的內(nèi)容，除此之外，聲像、實(shí)物和電子都是檔案保存的重要形式，這些檔案能夠?yàn)檎块T的工作提供豐富的資料，在這種資料的基礎(chǔ)上，民政部門的發(fā)展會(huì)有更充足的動(dòng)力。民政部門的工作涉及的范圍越來越廣，而且工作內(nèi)容的形式都存在很大的差異，所以檔案工作人員在處理信息方面的難度也提高了，完成這種基礎(chǔ)性的工作需要在多方面加以注意，比如說資料的真實(shí)性，而且工作人員在收集的過程中還要準(zhǔn)確地記錄，這樣才能保證檔案的資料能夠有很強(qiáng)的還原性，管理檔案的基礎(chǔ)性工作包括很多環(huán)節(jié)，其中資料的收集只是初級(jí)的步驟，完成資料的收集后還要做好歸檔工作，這就需要工作人員要仔細(xì)研究收集而來的資料，根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，選擇有保存價(jià)值的資料進(jìn)行歸檔，這樣才能使檔案整理工作能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案的完整性也需要注意，內(nèi)容的完整性只是其中一個(gè)方面，資料形式的多樣性也是保證檔案完整性的重要內(nèi)容，電子聲像資料的保存和普通的文檔資料的保存有很大的差異，因此在接收的時(shí)候要多加注意。

1.2 相關(guān)的管理制度要不斷完善

檔案工作的順利進(jìn)行需要相關(guān)的制度來保障，民政部門很多方面的工作在不斷更新，其中檔案管理工作也在不斷完善，制度的建設(shè)和完善需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，我國(guó)檔案部門在具體的規(guī)定上有很多值得學(xué)習(xí)的地方，而且制度的完善離不開上級(jí)的監(jiān)督。在建立檔案管理制度時(shí)要注意多個(gè)角度地規(guī)定相關(guān)的內(nèi)容，比如說保密制度和歸檔制度就要作為不同層次的制度來學(xué)習(xí)，民政部門的檔案管理制度雖然建立已久，但是并沒有得到很好地實(shí)施，很多檔案工作者并沒有按照規(guī)則來完成工作任務(wù)，這種現(xiàn)狀影響了檔案本身的科學(xué)性，因此管理人員可以把績(jī)效考核制納入到民政考核中去，這樣才會(huì)使已建立的制度發(fā)揮更大的效果。

1.3 提高數(shù)字化管理水平

民政部門的工作方式在不斷更新，這主要是受到現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的影響，檔案管理工作作為民政工作中的重要內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化，這些變化體現(xiàn)在檔案管理工作的很多環(huán)節(jié)，比如說在收集信息方面，收集的手段更加先進(jìn)，在保存檔案這個(gè)環(huán)節(jié)，也增加了電子版。數(shù)字化的檔案管理能夠?qū)⒉煌貐^(qū)的民政部門的檔案管理工作納入到一個(gè)體系中去，這主要是借助互聯(lián)網(wǎng)的作用，而且數(shù)字化的檔案管理將會(huì)提高部門的工作效率。雖然數(shù)字化的檔案管理在很多方面發(fā)生了改變，但是這項(xiàng)工作的服務(wù)宗旨并沒有變，服務(wù)大眾仍然得到充分的體現(xiàn)，比如說系統(tǒng)化的資料可以方便群眾網(wǎng)上查閱，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以為資料的公開化提供支持。網(wǎng)絡(luò)上儲(chǔ)存資料有很多優(yōu)勢(shì)，其中儲(chǔ)存量就是一個(gè)重要的方面，但是在進(jìn)行數(shù)字化管理的同時(shí)也不能完全放棄原有的管理方式，紙質(zhì)保存對(duì)于一些高價(jià)值的文獻(xiàn)來說是很必要的，因?yàn)閿?shù)字化管理存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，一旦在技術(shù)上出現(xiàn)問題，文獻(xiàn)的安全性就會(huì)受到嚴(yán)重的威脅，因此做好電子保存的同時(shí)，對(duì)于一些重要性更高的資料也要保存一份手工文檔，這樣才能使現(xiàn)代化的檔案管理能夠有更好的保障。

1.4 在多方面加大投入

檔案管理工作的完善需要適當(dāng)?shù)耐度?，傳統(tǒng)的人工式管理已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化的需求，檔案不同于其他的物質(zhì)，它的完好無損和長(zhǎng)時(shí)間的保存都相關(guān)的設(shè)施提出了更高的要求，檔案關(guān)系到部門的機(jī)密要件，因此防盜工作要做好，民政部門要做好相關(guān)的安全工作，檔案的安全工作包括很多方面，檔案很容易受到火、水和潮氣的影響，這就對(duì)檔案所在的環(huán)境要有這方面的功能，保存的設(shè)備也要有這方面的性能，這些都對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施提出了更高的要求。檔案管理工作主要靠相關(guān)的工作人員來實(shí)施，因此民政部門要選擇優(yōu)秀的人才來勝任這個(gè)崗位的工作，同時(shí)也要提供更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這樣檔案的管理工作才會(huì)發(fā)揮更大的作用。

2.民政檔案管理的方法分析

2.1 管理機(jī)制的完善需要改變?cè)杏^念

轉(zhuǎn)變民政部門檔案管理工作的觀念是時(shí)代的要求，檔案管理工作不只是為了方便查閱資料而設(shè)立的，它的工作職能會(huì)隨著民政部門的變化而變化，檔案管理工作機(jī)制的完善能夠使其發(fā)揮更大的作用，民政部門的領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)要充分考慮到本部門的檔案工作。在新的形勢(shì)下，數(shù)字化的檔案管理使網(wǎng)上查詢資料成為可能，因此檔案工作人員也要轉(zhuǎn)變借閱式的資料利用模式。民政部門開展的各項(xiàng)工作主要是為了服務(wù)廣大群眾，因此檔案管理人員也要樹立服務(wù)的意識(shí)，在工作方法方面做出相應(yīng)的調(diào)整，這樣才能使管理的內(nèi)容更好地為整個(gè)民政部門服務(wù)。

2.2 提高管理隊(duì)伍的知識(shí)水平

檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)對(duì)部門的工作效率有很大的影響，檔案工作比較繁瑣，需要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)才能完成，在所有的信息中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的內(nèi)容需要工作人員要有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，這樣才能使檔案資料更好地為領(lǐng)導(dǎo)層的決策服務(wù)。保證檔案管理人員的整體素質(zhì)需要在引進(jìn)人才的環(huán)節(jié)加以注意，而且在工作中很容易遇到新的問題，這些問題是很難運(yùn)用已有的知識(shí)來解決的，檔案工作的不斷更新也對(duì)管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，因此民政部門要做好培訓(xùn)工作，在工作期間外出學(xué)習(xí)可以把先進(jìn)的管理理念和方式快速地運(yùn)用到工作實(shí)際中去，同時(shí)在新型理念的刺激下，管理人員會(huì)主動(dòng)總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，從而有利于發(fā)現(xiàn)管理問題和改善管理現(xiàn)狀。

2.3 加強(qiáng)信息化程度

檔案工作的完善需要利用信息化的發(fā)展趨勢(shì)，而信息化水平的提高有利于民政部門提高服務(wù)質(zhì)量，檔案部門要利用信息技術(shù)建立檔案信息系統(tǒng)，這對(duì)于廣大群眾和部門工作都有很大的影響，社會(huì)群眾能夠更方便獲取相關(guān)的信息，而且能夠及時(shí)了解這些信息，對(duì)于檔案部門來說也是一個(gè)很大的進(jìn)步，工作人員可以通過系統(tǒng)化的信息提高工作效率。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠改變文書檔案的保存形式，將一些資料錄入電子系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)管理的一體化，這為今后資料的查閱提供了很大的便利。

2.4 加強(qiáng)法制建設(shè)

檔案工作的開展要按照國(guó)家規(guī)定的法律進(jìn)行，這就對(duì)工作人員的法律意識(shí)提出了更高的要求，檔案管理工作的重要性也要求這些工作要加強(qiáng)法制建設(shè)，比如說檔案的相關(guān)工作人員對(duì)于機(jī)密性的文件要做好保密工作，他們要認(rèn)識(shí)到哪些類型的檔案是受法律保護(hù)的，因此整個(gè)檔案管理部門要組織所有的工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，這樣才能使工作人員的行為符合法律的要求，工作人員在做決策的時(shí)候不能隨意進(jìn)行，而是要依法進(jìn)行。法制建設(shè)工作需要長(zhǎng)期開展，而且還要多部門的配合，這樣才能使法制建設(shè)工作發(fā)揮更大的作用。檔案部門在開展相關(guān)法制工作的時(shí)候要遵循一定的原則，這樣才能保證工作人員工作的合法性，同時(shí)這也是他們法制素質(zhì)的重要體現(xiàn)。

3.結(jié)語(yǔ)

民政事業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理工作，因此在開展檔案工作過程中要重視管理方法的作用，在保證資料真實(shí)性的前提下還要不斷創(chuàng)新，這樣才能使檔案管理工作能夠滿足時(shí)代發(fā)展的要求。

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