摘 要：近年來，我國的經(jīng)濟水平呈現(xiàn)不斷上升的態(tài)勢，再加上事業(yè)單位在整體上的不斷進步，人們也越來越重視對文書檔案的相關(guān)管理工作。本文主要對文書檔案的管理工作和事業(yè)單位的發(fā)展之間存在的關(guān)系進行分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；管理工作

文書檔案大體上可以被看作是對日常生活中的大概記錄和歷史重要事情的詳細記載，是對過去工作過程的一種認可，是對個人進行考察的第一手資料，也是對事業(yè)單位的相關(guān)資料進行考究的備查依據(jù)。文書檔案之所以具有客觀性、真實性和參照性，是因為它并非憑空捏造，而是通過實際的工作過程直接產(chǎn)生的?，F(xiàn)如今，文書檔案可以分為兩大類，一種是紙質(zhì)形式的，另一種是電子形式。紙質(zhì)形式的文書檔案主要包括直接負責(zé)人的親手筆記或者簽名、上級對下級的批示和指示、蓋有機關(guān)印章的相關(guān)文件或公文和平時常見的合同契約等，電子形式的文書檔案主要包括活動或者會議的有關(guān)照片、視頻等通訊記錄。

1 什么是文書檔案的整理

文書檔案是通過事業(yè)單位的相關(guān)活動或者會議產(chǎn)生的，將重要的交談內(nèi)容和策略方針用紙質(zhì)形式進行記錄，再按照檔案的方式進行有序的保存。文書檔案的形式多種多樣，主要包括通知、布告、報告、請示及會議記錄等。而文書檔案的整理就是將這些分散的文件進行收集，并按照一定的先后順序和分類方式進行整理，對以后的使用創(chuàng)造便利的條件，體現(xiàn)出事業(yè)單位對文書檔案的重視程度。

文書檔案保證了事業(yè)單位所開展行政活動的真實性，見證了事業(yè)單位的發(fā)展過程，對以后行政活動的舉辦作為重要依據(jù)，因此，提高文書檔案的管理水平，是提升事業(yè)單位效能化的重要措施，要發(fā)展事業(yè)單位的效能化就必須對文書檔案的管理進行深刻的研究、提高管理意識、做好管理工作。

2 文書檔案的整理對事業(yè)單位的重要作用

為了保證高效和便捷的使用，對文書檔案進行規(guī)范化的管理是很有必要的，將文書檔案的整理工作不斷完善，使文書檔案可以完整性的保存，方便以后事業(yè)單位行政活動的經(jīng)驗借鑒和舉辦。我們可以看到，文書檔案的管理對事業(yè)單位而言起著舉足輕重的作用，具體分為以下幾點：

（一）文書檔案整理工作對檔案建設(shè)工作起促進作用

作為事業(yè)單位發(fā)展過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，文書檔案的管理工作在對文書檔案進行歸納收集的同時，也對重要的文書檔案或材料文件起到保護作用。通過文書檔案的管理工作，使重要性的文件、檔案等能夠保證高度的完整性，也可以加強相關(guān)管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化，同時提高了文書檔案等參考文件的重復(fù)使用率。文書檔案的管理工作主要負責(zé)對以事業(yè)單位為主的行政活動進行跟蹤記錄，并進行詳細的分類和整理，使以后的查閱工作變得方便快捷。除此之外，在對文書檔案進行管理的同時，也可以找出需要提高和完善的環(huán)節(jié)，并對工作質(zhì)量起到有效的監(jiān)督作用。文書檔案的整理工作是文書檔案管理工作的前提條件，在進行文書檔案的整理工作時，可以將檔案作出對比和鑒定，從而確定檔案的利用價值。

（二）文書檔案整理工作對檔案信息資源起開發(fā)作用

使文書檔案得到充分和有效的利用是文書檔案管理的重要目的?？茖W(xué)性的整理方法使比較分散的文書檔案變得井井有條，再添加系統(tǒng)化的分類及編目后，方便相關(guān)資料的查詢和參考，最大化的發(fā)揮出文書檔案的利用價值。所以，將文書檔案的相關(guān)管理工作進行完善，使整理文書檔案變得更加有條理，對外表現(xiàn)出事業(yè)單位發(fā)展的完整過程。

（三）文書檔案整理工作對檔案管理工作起持續(xù)發(fā)展的作用

整理事業(yè)單位的文書檔案，也是對檔案收集工作的一種隱性監(jiān)督，在不知不覺中提高對文書檔案收集的效率和質(zhì)量。文書檔案的保存價值通過編目分類等環(huán)節(jié)可以精確地挑選出來，也是對以后文書檔案檢索體系的構(gòu)建做好一定的基礎(chǔ)。

3 文書檔案整理工作在事業(yè)單位應(yīng)用中的存在問題

雖然文書檔案的整理對事業(yè)單位的方方面面起著重要的作用，但是在一定的條件下，整理工作還有很多的不足和問題，具體如下：

（一）對文書檔案的整理工作不夠重視

事業(yè)單位不重視文書檔案的相關(guān)管理工作，使文書檔案的收集變得不是特別輕松。就我國目前來說，事業(yè)單位往往只重視相關(guān)的日常管理工作，卻忽視了文書檔案的整理。因此，受到的關(guān)注度不夠就沒有進行文書檔案整理工作的動力，難以體現(xiàn)文書檔案的整理價值，致使對事業(yè)單位的發(fā)展做不到基礎(chǔ)資源的提供。文書檔案的整理工作出現(xiàn)了短板，也就不能對文書檔案起到一定的監(jiān)督作用，甚至?xí)斐刹荒芡耆占蛘呷笔臅鴻n案的問題。

（二）文書檔案的整理工作沒有科學(xué)性

因為我國計算機信息技術(shù)的高速發(fā)展，所以在平時的文書檔案整理工作的過程中，若將科學(xué)性的整理方法運用到文書檔案的管理工作上，則會給工作人員帶來更多的便利，當(dāng)然，文書檔案的相關(guān)管理也會走向科學(xué)性和信息化的道路。如今，電子檔案系統(tǒng)的建立已經(jīng)被稱作是以后檔案管理的領(lǐng)頭羊，它是未來管理者新的管理途徑。文書檔案管理的工作需求越來越多，落后的管理技術(shù)不僅不能順應(yīng)它的發(fā)展速度，也不能體現(xiàn)出有關(guān)公司的發(fā)展經(jīng)歷。

4 加強事業(yè)單位文書檔案整理工作的有效措施

（一）提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案整理的認知

文書檔案的整理工作在事業(yè)單位中位置的提升，是因為我國社會經(jīng)濟水平的整體提升影響的。為了更好地適應(yīng)經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對文書檔案整理工作的認識，并完善相關(guān)的管理策略。隨著社會的不斷發(fā)展，更過的人意識到文書檔案的整理工作對事業(yè)單位的重要性，及它對事業(yè)單位會帶來的影響。其實，若做好了文書檔案的整理工作，那么它對事業(yè)單位的管理會產(chǎn)生重要的作用。由此看來，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)開放思想去接受和重視文書檔案的整理工作是大局已定的。

（二）提升管理人員的工作素質(zhì)

文書檔案的整理工作因為對大量的資料、文件、檔案等進行分類整理，所以它本身就是一個極為龐大的工程。對于從事相關(guān)工作的工作人員來說，文書檔案整理這項工作具有很強的專業(yè)性和較高的工作量。因為它的工作特性，在對相關(guān)崗位選用人才時，應(yīng)聘人應(yīng)具備較強的責(zé)任意識、較高的工作熱情和有奉獻精神的基本素質(zhì)。另外，還需要應(yīng)聘人員對專業(yè)理論知識和先進科技有一定的掌握和了解，使得以后的文書檔案管理工作能夠向規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。與商業(yè)性單位不同的是，事業(yè)單位具有更強的服務(wù)性，做好文書檔案的整理工作對事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展和高效運作都有著很重要的作用。

（三）加強建設(shè)文書檔案整理的基礎(chǔ)

對文書檔案整理工作進行科學(xué)化和規(guī)范化是當(dāng)下事業(yè)單位所號召的，但我們都知道任何事?lián)碛袌詫嵉幕A(chǔ)才是成功的前提，所以文書檔案的基礎(chǔ)工作對文書檔案的整理工作是尤為重要的。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對文書檔案的基礎(chǔ)工作的重視，為以后文書檔案整理工作做好一定的基礎(chǔ)，實現(xiàn)整理的最終目標(biāo)。在整個工作過程中，應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和積極的工作素質(zhì)，盡可能避免缺失、損壞、混淆等容易出現(xiàn)的問題，即要保證有關(guān)文書檔案的管理質(zhì)量，也要按時按量完成工作任務(wù)。

5 結(jié)束語

總而言之，在事業(yè)單位的相關(guān)工作中，文書檔案的管理也會越來越受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視?，F(xiàn)代社會中，數(shù)字化和信息化是對文書檔案管理工作的新要求，因此，文書檔案工作者在完成自身工作的同時，還要將自身的專業(yè)素質(zhì)進行不斷地提高，熟練利用現(xiàn)代信息技術(shù)、掌握計算機管理技術(shù)對文書檔案進行高效的收集和管理，豐富對文書檔案管理的工作經(jīng)驗。

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作者簡介

程聰（1983-），男，浙江嘉興人，大學(xué)本科（在職研究生），檔案學(xué)