□ 河南焦作 徐曉方 陳利斐

ERP（ Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）一詞是由美國加納特咨詢顧問與研究機(jī)構(gòu)（Gartner Group.Inc，GGI）于20世紀(jì)90年代初提出來的，并經(jīng)過SAP的 “管理+IT ”的進(jìn)一步詮釋之后，成為現(xiàn)在通常意義上的ERP軟件。所謂ERP，就是通過信息技術(shù)等手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同，克服企業(yè)中的官僚制約，使得各業(yè)務(wù)流程無縫平滑地銜接，從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度，提高企業(yè)的盈利能力，降低交易成本。

一、ERP系統(tǒng)的構(gòu)成和基本功能

在企業(yè)中，一般的管理主要包括三方面的內(nèi)容：生產(chǎn)控制（計(jì)劃、制造）、物流管理（分銷、采購、庫存管理）和財(cái)務(wù)管理（會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理）。這三大系統(tǒng)本身就是集成體，它們互相之間有相應(yīng)的接口，能夠很好的整合在一起來對企業(yè)進(jìn)行管理。另外，隨著企業(yè)對人力資源管理重視的加強(qiáng)，人力資源管理也成了ERP系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分。

ERP系統(tǒng)整合了一個(gè)企業(yè)中所有計(jì)劃、操作、庫存于一體，以財(cái)務(wù)模塊來監(jiān)控和支持整個(gè)系統(tǒng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。那么ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊不僅要涵蓋財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)的功能和作用，又合理、有效、節(jié)約地籌集與使用財(cái)力資源，對企業(yè)資源運(yùn)動(dòng)以價(jià)值形式進(jìn)行控制，如實(shí)核算報(bào)告財(cái)務(wù)狀況和生產(chǎn)經(jīng)營成果，最大限度提高經(jīng)濟(jì)效益，促使企業(yè)價(jià)值最大化。而且財(cái)務(wù)管理模塊需要和 ERP其他子系統(tǒng)緊密集成，通過銷售、采購、生產(chǎn)、庫存及其后勤系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)獲得大量數(shù)據(jù)，進(jìn)行相應(yīng)的反映，同時(shí)它又為其他子系統(tǒng)提供財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)信息，以便進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)劃與控制。

財(cái)務(wù)管理模塊涉及總賬處理、應(yīng)收應(yīng)付款的管理、現(xiàn)金管理、金融投資管理、合并報(bào)表、基金管理。本系統(tǒng)以核算功能為基礎(chǔ)，同時(shí)集成了資金的管理功能。在總賬處理中，支持財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)所要求的功能，設(shè)置會(huì)計(jì)科目，全面集成過賬程序，編制各種格式的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表。應(yīng)收賬款模塊中，通過聯(lián)機(jī)進(jìn)行自動(dòng)的賬務(wù)處理，支持賬齡分析、提醒報(bào)告和自動(dòng)催賬等管理功能。應(yīng)付賬款模塊中，根據(jù)訂單、交貨及發(fā)票的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)處理，支持賬戶分析、付款管理等管理功能?，F(xiàn)金管理通過聯(lián)系應(yīng)收應(yīng)付款信息，進(jìn)行現(xiàn)金流動(dòng)的預(yù)測和管理。金融投資支持對金融投資的計(jì)劃、管理和分析。合并報(bào)表模塊支持合并報(bào)表的編制?；鸸芾碛糜诨鸬念A(yù)算、監(jiān)控、審核，對基金的預(yù)算及其執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和控制。另外，財(cái)務(wù)系統(tǒng)具有多幣種的處理能力，可由用戶定義系統(tǒng)本位幣，并可以用任何幣種為單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

二、實(shí)施 ERP對財(cái)務(wù)管理的作用和影響分析

ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊提供了企業(yè)嚴(yán)格財(cái)務(wù)制度，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)控，提高財(cái)務(wù)管理水平的手段。它和以往的財(cái)務(wù)管理軟件有很大的不同，它與整個(gè)企業(yè)的產(chǎn)供銷密切結(jié)合。企業(yè)的任何經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都會(huì)實(shí)時(shí)記錄，并在系統(tǒng)中反映出來，真正做到事前預(yù)算、事中控制、事后準(zhǔn)確核算。ERP在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用導(dǎo)致了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)作業(yè)中心發(fā)生了轉(zhuǎn)移，即從以往對數(shù)字的計(jì)量與記錄，轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌募庸?、再加工、深加工。ERP系統(tǒng)利用它的集成優(yōu)勢，將當(dāng)代財(cái)務(wù)管理的各種理論很好地付諸實(shí)施，比如生產(chǎn)成本控制、應(yīng)收應(yīng)付模塊的使用，財(cái)務(wù)報(bào)表的分析等，現(xiàn)分述如下:

1.對總賬的影響?？傎~模塊是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的集合地。在這里可以定義總分類賬、明細(xì)分類賬的架構(gòu)，根據(jù)架構(gòu)進(jìn)行總賬會(huì)計(jì)科目及明細(xì)賬科目的設(shè)置。在總賬模塊中進(jìn)行會(huì)計(jì)期間的劃分，設(shè)定會(huì)計(jì)日歷。日常的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理也是在總賬模塊中進(jìn)行的。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)是在會(huì)計(jì)期末進(jìn)行的，但在ERP的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中則是可以隨時(shí)進(jìn)行。通過一次性數(shù)據(jù)提交將生成的憑證及時(shí)過賬到相關(guān)的明細(xì)分類賬，并自動(dòng)匯總至總分類賬?？偡诸愘~和明細(xì)分類賬同步過賬，確保了總分類賬和明細(xì)分類賬之間的平衡，簡化了總分類賬和明細(xì)分類賬的對賬過程。

2.對成本控制的影響。成本核算是財(cái)務(wù)管理工作中的重中之重，過去手工做賬時(shí)主要靠月末財(cái)務(wù)成本分析，因?yàn)槌杀竞怂阒挥性谠履┙Y(jié)賬時(shí)才能計(jì)算出來，財(cái)務(wù)只有按照“月初在產(chǎn)品成本＋本月生產(chǎn)費(fèi)用－月末在產(chǎn)品成本”來計(jì)算產(chǎn)品金額，并據(jù)此做賬。這樣的成本數(shù)據(jù)難以支持企業(yè)業(yè)務(wù)的正確決策。ERP實(shí)施后，從操作環(huán)節(jié)模擬手工記賬開始到步入管理環(huán)節(jié)，信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的深度和廣度都得到了前所未有的拓展，產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍。管理人員能及時(shí)精確地對生產(chǎn)流程各環(huán)節(jié)的幾千個(gè)參數(shù)進(jìn)行差異分析，通過對正差異的鞏固、負(fù)差異的消除，不斷優(yōu)化成本，大大提高了成本的控制力度，不但能了解銷售、采購、生產(chǎn)的全過程，而且伴隨著每一步財(cái)務(wù)上都有相應(yīng)的反映和監(jiān)控，可以及時(shí)把出庫的材料計(jì)入在產(chǎn)品，同時(shí)也可以及時(shí)準(zhǔn)確計(jì)算出該產(chǎn)品的成本。

3.對往來賬管理的影響。ERP系統(tǒng)在往來款的管理中，主要作用是對往來款業(yè)務(wù)的核銷和賬齡分析，明確劃分對客戶的應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款管理；針對供應(yīng)商的預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款管理；還有針對個(gè)人的其他應(yīng)收賬款管理，加強(qiáng)了對客戶和供應(yīng)商等非財(cái)務(wù)因素的信息管理，體現(xiàn)了對流動(dòng)資產(chǎn)管理意識(shí)的增強(qiáng)。在此，重點(diǎn)介紹應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款模塊的使用，這兩大模塊完全面向業(yè)務(wù)流程，通過控制科目的設(shè)置高度集成供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，可以處理多幣種、多稅率、多種款項(xiàng)支付方式的業(yè)務(wù)。

在銷售過程中，當(dāng)每一筆銷售訂單生成后，都會(huì)在應(yīng)收賬款模塊中記錄銷售訂單的數(shù)據(jù)，根據(jù)每筆銷售訂單可以單獨(dú)開具系統(tǒng)銷售發(fā)票，即時(shí)生成相應(yīng)的應(yīng)收賬款和銷售收入的會(huì)計(jì)憑證。每次商品出庫的操作，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)庫存批次價(jià)格按照設(shè)定的成本計(jì)價(jià)方法自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本并減少庫存數(shù)據(jù)。收款是針對每一個(gè)客戶的每一筆訂單進(jìn)行的，保證了可以按照訂單檢索客戶的應(yīng)收賬款狀況，也為企業(yè)的客戶關(guān)系管理提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。信用額度和信用賬期的控制是應(yīng)收賬款管理的重要環(huán)節(jié)。在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，如果客戶的應(yīng)收賬款超過了系統(tǒng)設(shè)定的信用額度，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)將銷售訂單凍結(jié)，需要相關(guān)權(quán)限的人員審批后方可解凍；對于超過信用期的客戶訂單，系統(tǒng)會(huì)提示超期訂單信息，保證了信控人員可以實(shí)時(shí)控制應(yīng)收賬款，減少了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。

在采購過程中，當(dāng)一筆采購訂單輸入后，應(yīng)付賬款模塊會(huì)即時(shí)加載采購訂單數(shù)據(jù)供相關(guān)人員查詢。通過操作收貨業(yè)務(wù)過程，系統(tǒng)自動(dòng)增加庫存數(shù)據(jù)并生成相應(yīng)的庫存商品、商品采購或應(yīng)付賬款等會(huì)計(jì)憑證。系統(tǒng)提供批次控制功能，采用批次控制，可以使每筆采購都有獨(dú)立的批次，從而保證了在成本控制中可追溯成本發(fā)生的源頭。通過應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款模塊與業(yè)務(wù)的集成，保證了供應(yīng)鏈?zhǔn)窃谝环N閉環(huán)狀態(tài)下運(yùn)行的，并且每個(gè)部分都會(huì)將數(shù)據(jù)鏈接至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，從而加強(qiáng)了企業(yè)對供應(yīng)鏈流程的管理。

4.對財(cái)務(wù)報(bào)表編制的影響。在財(cái)務(wù)報(bào)表編制方面，ERP系統(tǒng)的實(shí)施使得其更加快捷，做到了實(shí)時(shí)監(jiān)控，準(zhǔn)確及快速地進(jìn)行核算。過去每月末結(jié)賬時(shí)需花大量的人力、時(shí)間，加班加點(diǎn)，才能得到的報(bào)表，而今每個(gè)核算單位可根據(jù)需要隨時(shí)統(tǒng)計(jì)出某一時(shí)刻的報(bào)表，并且有多種核算方式，可根據(jù)業(yè)務(wù)，按單個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行核算或按項(xiàng)目、部門核算。這大大提高了各部門的工作效率，為企業(yè)管理者更好地做出決策提供了及時(shí)可靠的財(cái)務(wù)信息。

此外，ERP系統(tǒng)也能夠在固定資產(chǎn)與采購、庫存、總賬等模塊相互傳遞有關(guān)資產(chǎn)和設(shè)備庫存的信息，保證在系統(tǒng)中維護(hù)準(zhǔn)確的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，利用ERP系統(tǒng)中總賬和預(yù)算模塊，可以做到在公司級(jí)和部門級(jí)的預(yù)算和預(yù)測，并且能支持自上而下、自下而上以及分布式的預(yù)算生成。它實(shí)現(xiàn)了很好的集成性和層次豐富的功能，特別是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，已經(jīng)涵蓋了企業(yè)會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理的主要職能。

三、ERP系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)施過程中的問題及解決辦法

企業(yè)為贏得市場競爭中生存和發(fā)展的優(yōu)勢，必須借助于各種方法和工具來提高管理水平，以降低成本，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用為企業(yè)帶來了豐厚的回報(bào)。但是，ERP系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)施過程卻存在著各種問題，主要表現(xiàn)在幾方面：投資出現(xiàn)盲目性、未意識(shí)到ERP系統(tǒng)的實(shí)施對企業(yè)原有管理體制的沖擊、企業(yè)管理基礎(chǔ)工作與ERP系統(tǒng)運(yùn)行條件有較大差距等等。

為使ERP系統(tǒng)在企業(yè)的發(fā)展過程發(fā)揮最大的效用，企業(yè)必須重視ERP系統(tǒng)在實(shí)施過程中出現(xiàn)的紕漏，并努力做出改變。筆者認(rèn)為，可以從以下幾點(diǎn)著手：與客戶關(guān)系管理的進(jìn)一步整合；與電子商務(wù)、供應(yīng)鏈SCM、協(xié)同商務(wù)的進(jìn)一步整合；與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理PDM（Product Data Management）的整合；與制造執(zhí)行系統(tǒng)MES（Manufacturing Executive System）的整合；與工作流管理系統(tǒng)的進(jìn)一步整合。

在今天看來，以ERP為代表的信息化與其它信息技術(shù)相比更為艱辛和磨練意志。目前，良好的發(fā)展環(huán)境和空間、豐富的ERP成功經(jīng)驗(yàn)，一定會(huì)造就ERP輝煌的明天。然而，我們也應(yīng)該看到ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)在，仍然面臨著很多問題。仍然還有許多企業(yè)實(shí)施不到位，不能充分利用其新的功能，這不僅需要ERP廠商的努力，需要各行業(yè)“領(lǐng)頭羊”企業(yè)的引領(lǐng)，需要政府政策上面的扶持與支持，還需要媒體對ERP行業(yè)的正確的、客觀的引導(dǎo)，逐漸打消制造行業(yè)對ERP管理及ERP系統(tǒng)軟件認(rèn)識(shí)和意識(shí)的偏差。讓更多的企業(yè)從客觀、正確的渠道了解ERP的管理理念。所以說，ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的成功實(shí)施和功能應(yīng)用需要更多人的參與。市場期待專業(yè)、務(wù)實(shí)、負(fù)責(zé)，并且長期專注于此的廠商脫穎而出，為更多用戶分享經(jīng)驗(yàn)，復(fù)制成功，帶領(lǐng)行業(yè)邁向新的輝煌。