文/何祎
互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被認(rèn)為是人類偉大發(fā)明之一,它改變我們的日常生活方式,給我們的生活帶來了更多的便利,它對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著巨大的影響作用,經(jīng)濟(jì)中的各個主體都感受到了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的革新。在經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢下,企業(yè)之間的競爭日益激烈,市場經(jīng)濟(jì)競爭性和公平性的特征越來越明顯,企業(yè)時刻面臨著被市場劣汰的危機(jī)。
在這樣的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和競爭形勢下,企業(yè)要想獲得生存和發(fā)展,就要努力提高競爭實(shí)力,要不斷跟上時代的發(fā)展進(jìn)度,并要滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。企業(yè)要不斷強(qiáng)化自身經(jīng)濟(jì)和競爭實(shí)力,就必須要做好財務(wù)管理工作,而做好財務(wù)管理工作的必要條件是要不斷優(yōu)化企業(yè)的財務(wù)會計工作流程。信息化技術(shù)與企業(yè)運(yùn)營之間的聯(lián)系越來越密切,企業(yè)要順應(yīng)潮流打破傳統(tǒng)的企業(yè)運(yùn)營模式,要充分了解企業(yè)現(xiàn)有財務(wù)會計流程的定位和其中存在的問題,要重視財務(wù)會計流程對財務(wù)工作的重要性,要基于信息化的要求來不斷優(yōu)化企業(yè)的財務(wù)會計流程。
根據(jù)財務(wù)會計流程的定義可知,它通常具有兩個重要的特點(diǎn),即面向顧客和跨越職能部門、分支機(jī)構(gòu)的既有界限。企業(yè)面對的顧客通常又可以分為組織內(nèi)部的顧客和組織外部的顧客,在經(jīng)營過程中,企業(yè)的實(shí)際流程工作主要可以分為三種,業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程和管理流程。這三種流程的工作重點(diǎn)是不同的,企業(yè)在日常經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的一系列的信息都應(yīng)該被有效的記錄。業(yè)務(wù)流程信息,財務(wù)信息和管理工作信息對企業(yè)制定決策和發(fā)展戰(zhàn)略有著重要的作用。企業(yè)應(yīng)該收集整理好企業(yè)的業(yè)務(wù)流程信息,并要對財務(wù)管理流程中產(chǎn)生的信息做好記錄,經(jīng)過加工后就可將其提供給管理部門,可以對經(jīng)營過程進(jìn)行計劃、控制和評價,以便對企業(yè)的管理活動提供信息支持。
根據(jù)傳統(tǒng)會計的操作流程可以發(fā)現(xiàn)較多方面的問題和不足,傳統(tǒng)會計流程已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的財務(wù)管理要求。企業(yè)要優(yōu)化財務(wù)會計工作流程,首先就要了解現(xiàn)有會計流程中可能存在的問題,要對現(xiàn)有財務(wù)會計流程進(jìn)行全面的分析和研究。
由于傳統(tǒng)的財務(wù)會計工作都是以手工操作和計算方式為主,傳統(tǒng)的會計流程多是一種順序化的業(yè)務(wù)程序,只是機(jī)械的記錄不同工作內(nèi)容的會計數(shù)據(jù)信息。隨著會計新技術(shù)的出現(xiàn)和更新,會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn),這使得會計管理方式得到了一定程度的改善,企業(yè)可以運(yùn)用一部分計算機(jī)技術(shù)來為會計工作服務(wù),企業(yè)也紛紛建立了自己的材料核算系統(tǒng)和財務(wù)處理系統(tǒng)等等獨(dú)立的系統(tǒng)。企業(yè)在會計工作中應(yīng)用電算化技術(shù)可以相對的提高會計操作手段,提高了會計工作效率和質(zhì)量,在一定程度上實(shí)現(xiàn)了自動化財務(wù)會計流程,這是對原有傳統(tǒng)會計流程的優(yōu)化。但是,這類信息技術(shù)并沒有完全改變傳統(tǒng)信息系統(tǒng)的本質(zhì),沒有解決傳統(tǒng)會計流程中存在的根本問題,各個信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)沒有實(shí)現(xiàn)共享,信息隔絕和閉塞現(xiàn)象嚴(yán)重,財務(wù)信息并沒的發(fā)揮其真正的價值。
例如:HX集團(tuán)的下屬子公司擁有自己的會計處理系統(tǒng),各個子公司擁有自己獨(dú)立的會計核算系統(tǒng)和原材料核算系統(tǒng),而HX集團(tuán)總部的各個信息系統(tǒng)之間也是獨(dú)立分開的,各個部門,各個子公司,子公司和母公司HX集團(tuán)之間的信息很難實(shí)現(xiàn)共享,而就算HX集團(tuán)強(qiáng)硬實(shí)行信息整合,也只是單機(jī)版的信息集合,所有的財務(wù)基礎(chǔ)資料很難由總部統(tǒng)一管理。
傳統(tǒng)的財務(wù)會計流程沒有采用科學(xué)的會計處理技術(shù),手工操作等手段降低了財務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,這樣的財務(wù)信息記錄方式速度較慢,操作復(fù)雜,信息的及時性不能得到保證,財務(wù)信息很難及時和準(zhǔn)確的反應(yīng)企業(yè)內(nèi)部問題,因此不能給企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的決策提供信息基礎(chǔ)。由于財務(wù)處理手段的落后,導(dǎo)致企業(yè)的財務(wù)流程無法正確的全面的反映企業(yè)的運(yùn)營狀態(tài),企業(yè)不能根據(jù)財務(wù)信息反映的情況來及時進(jìn)行調(diào)整,這也在很大程度上降低了財務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息之間的銜接性和統(tǒng)一性,時滯效應(yīng)較大,妨礙企業(yè)進(jìn)行戰(zhàn)略決策。
例如:HX集團(tuán)的下屬公司眾多,地域分布較廣,財務(wù)工作人員的專業(yè)知識水平和職業(yè)素養(yǎng)參差不齊,HX集團(tuán)花費(fèi)了大量的人力物力進(jìn)行調(diào)研和方案設(shè)計,引進(jìn)了先進(jìn)的會計處理軟件和技術(shù),并給財務(wù)工作人員提供了大量的培訓(xùn)機(jī)會,但是由于HX集團(tuán)沒有改變原有的財務(wù)會計流程,改變只是觸及了表面問題,因此使得HX集團(tuán)在短期內(nèi)并沒有實(shí)現(xiàn)理想的實(shí)施效果,反而造成了人力物力的浪費(fèi)。
企業(yè)的日常運(yùn)作和資金有著密切的聯(lián)系,由于傳統(tǒng)會計流程天生具有的滯后性,導(dǎo)致財務(wù)會計信息反映的資金變動情況與實(shí)際資金使用情況不相符,因此使得企業(yè)對資金流的控制能力下降。其次,企業(yè)中較多的會計信息數(shù)據(jù)采集很少能跟上企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)展,財務(wù)報告需要經(jīng)過較多的環(huán)節(jié)進(jìn)行整理和篩選才能被使用,這樣就使得傳統(tǒng)的財務(wù)會計流程受限與技術(shù)水平,不能真正發(fā)揮出財務(wù)信息的作用,財務(wù)控制多是事后控制,對企業(yè)的發(fā)展沒有實(shí)質(zhì)性的促進(jìn)作用。
例如:HX集團(tuán)業(yè)務(wù)較多,機(jī)構(gòu)龐大,財務(wù)會計工作量較大,需要處理的業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息以及管理信息數(shù)據(jù)較大,而由于傳統(tǒng)的財務(wù)會計流程的限制使得HX集團(tuán)的財務(wù)信息工作進(jìn)展速度無法跟上業(yè)務(wù)進(jìn)展速度,信息處理工作的滯后性明顯,各個子公司和HX集團(tuán)的發(fā)展受到傳統(tǒng)會計流程缺陷的制約。
企業(yè)若優(yōu)化了財務(wù)會計的工作流程,這將直接提高財務(wù)會計管理工作效率。財務(wù)管理工作人員將不用像以前一樣處理數(shù)量較多且復(fù)雜的財務(wù)數(shù)據(jù),工作人員也不再需要在賬目記錄和報表上面花費(fèi)過多的時間,優(yōu)化會計工作流程可以可以幫助財務(wù)管理工作人員提高財務(wù)管理工作的質(zhì)量,緩解其工作壓力。其次,優(yōu)化財務(wù)會計工作流程可以使得財務(wù)管理工作更加具有信息化,可以在很大程度上提高財務(wù)決策的科學(xué)性和合理性,可以幫助企業(yè)實(shí)時掌握財務(wù)動向,進(jìn)而可以讓企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)問題,及時識別并避免財務(wù)風(fēng)險。
在數(shù)據(jù)化時代,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和各種信息技術(shù)的不斷發(fā)展和革新,這也給企業(yè)的財務(wù)會計工作提出了更高的要求。信息化技術(shù)的應(yīng)用對財務(wù)流程的優(yōu)化工作具有促進(jìn)作用,企業(yè)只要能夠全面掌握財務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息,就可以相對的提高企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力,可以給企業(yè)一種戰(zhàn)略上的信息幫助和支持。在瞬息萬變的經(jīng)濟(jì)中,企業(yè)要重視信息技術(shù)的應(yīng)用,及時跟上技術(shù)的更新速度,迎合經(jīng)濟(jì)發(fā)展和時代發(fā)展對企業(yè)的要求,避免被數(shù)據(jù)信息的數(shù)量淹沒,失去企業(yè)發(fā)展的重心和信息整合實(shí)力。
企業(yè)要彌補(bǔ)傳統(tǒng)會計處理流程的缺陷和不足,就要制定財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),從而加緊實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。企業(yè)要將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和整理,將其轉(zhuǎn)變成為標(biāo)準(zhǔn)的編碼源數(shù)據(jù),應(yīng)該要利用完整的財務(wù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),并要在應(yīng)用過程中不斷升級財務(wù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),可以根據(jù)相關(guān)的接口標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置憑證和賬薄等數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),應(yīng)該按照財務(wù)數(shù)據(jù)管理的基本功能做好數(shù)據(jù)信息輸入和篩選工作,以便進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財務(wù)工作的無紙化辦公,提高信息數(shù)據(jù)庫的整合作用。
例如,HX集團(tuán)在分析了傳統(tǒng)的財務(wù)會計流程的不足之后,加緊采取措施,統(tǒng)一了財務(wù)信息的口徑,打造了適宜集中管理的統(tǒng)一核算平臺,如實(shí)現(xiàn)了子公司的固定資產(chǎn)總分類以及明細(xì)核算,按月份自動提取折舊,并自動進(jìn)行固定資產(chǎn)變動管理,并將其與HX集團(tuán)總部的賬務(wù)進(jìn)行集成,實(shí)現(xiàn)核銷處理和賬齡分析管理,制定了全面預(yù)算辦法和資金管理辦法,實(shí)現(xiàn)了財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息之間的同步和統(tǒng)一。HX集團(tuán)還整合了子公司的財務(wù)信息,建立了統(tǒng)一的財務(wù)會計流程管理平臺,實(shí)現(xiàn)了部門之間、子公司之間、子公司和HX集團(tuán)總部之間的財務(wù)信息共享,這大大的提高了企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。
企業(yè)在日常的經(jīng)營過程中要將確認(rèn)了的單據(jù)和憑證保存到業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫中,要實(shí)現(xiàn)財務(wù)會計流程一體化模式。企業(yè)要生成總括性的財務(wù)報表,要善于將企業(yè)的業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化成記賬憑證,并及時存入企業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫之中。企業(yè)要積極構(gòu)建一體化財務(wù)會計流程,以便企業(yè)能夠在數(shù)據(jù)庫中獲取實(shí)時財務(wù)數(shù)據(jù)和信息,提高財務(wù)決策的科學(xué)性和合理性。企業(yè)要根據(jù)流程再造概念清楚編制記賬憑證等非增值步驟,要充分發(fā)揮財務(wù)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的作用和優(yōu)點(diǎn),要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠及時向財務(wù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化,要盡可能的減少由于數(shù)據(jù)重復(fù)處理帶來的時效性的降低。
例如,HX集團(tuán)下屬的各個二級公司和三級公司正在積極開展各自系統(tǒng)之間的無縫連接,并對信息系統(tǒng)進(jìn)行升級和規(guī)劃設(shè)計,將各自的生產(chǎn)調(diào)整管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)進(jìn)行整合應(yīng)用,各個子公司都采用統(tǒng)一的財務(wù)會計工作流程,同時出具了符合HX集團(tuán)總部所需的報表,在營銷方案中實(shí)現(xiàn)了財務(wù)流程統(tǒng)一化管理。
事件驅(qū)動是指由有特定的代碼輸入時可以執(zhí)行特定的程序指令。當(dāng)信息采用事件驅(qū)動進(jìn)行管理時,信息的收集者會自動的按照不同的目的來將財務(wù)信息進(jìn)行不同的分類管理,同時也會按照不同的事件來設(shè)計不同的程序模型,因此,信息使用者可以根據(jù)自己使用財務(wù)信息的目的來選擇不同的事件,然后根據(jù)不同的事件來開展驅(qū)動處理程序,以便獲取自己想要的信息。
企業(yè)在構(gòu)建一體化工作流程的工作中,要善于借助動態(tài)會計平臺模型來完成,要使得業(yè)務(wù)信息可以自動化將單據(jù)轉(zhuǎn)化成為實(shí)施憑證,要不斷提高業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息之間的統(tǒng)一性和匹配性,要降低財務(wù)信息滯后性帶來的負(fù)面作用。再者,企業(yè)要重視接收器、生成器和實(shí)時憑證等基本元素在平臺模型構(gòu)建工作中的作用,要為動態(tài)會計平臺構(gòu)建提供技術(shù)支持和資金支持。
例如,HX集團(tuán)利用基礎(chǔ)報表體系的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和OLAP工具,建立了集團(tuán)多視角分析模型,并充分借助了動態(tài)會計平臺模型,從結(jié)構(gòu)和趨勢等多角度進(jìn)行計劃、同期、實(shí)際的年季月分析,并對企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)輸成本和銷售價格等業(yè)務(wù)建立了分析模型,從而為HX集團(tuán)公司經(jīng)營和決策提供了所需的信息支持,優(yōu)化了集團(tuán)的價值鏈,擁有了國內(nèi)外銷售網(wǎng)絡(luò)。
企業(yè)要優(yōu)化財務(wù)工作流程,就要制定財務(wù)會計控制準(zhǔn)則,建立統(tǒng)一的財務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng),在日常業(yè)務(wù)工作中要通過控制器來對企業(yè)運(yùn)營的財務(wù)信息進(jìn)行判斷,要不斷加強(qiáng)企業(yè)對業(yè)務(wù)和財務(wù)信息的實(shí)時控制。財會工作人員要利用實(shí)時控制手段來判斷業(yè)務(wù)的規(guī)范性和合法性,要在系統(tǒng)控制中加強(qiáng)風(fēng)險識別和控制工作力度,進(jìn)而有效避免財務(wù)風(fēng)險。
例如,HX集團(tuán)利用EAM資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財務(wù)會計流程的高效管理,將財務(wù)系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行對接,實(shí)現(xiàn)了子公司和HX集團(tuán)固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥網(wǎng)上批準(zhǔn)審批模式,財務(wù)系統(tǒng)和EAM資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動對賬,這樣有利的避免了財務(wù)風(fēng)險,使得HX集團(tuán)可以對各個業(yè)務(wù)流程和財務(wù)工作進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督和控制。
隨著社會經(jīng)濟(jì)信息化發(fā)展不斷深化,使得企業(yè)的運(yùn)營和信息傳遞方式出現(xiàn)了一定的變化,給企業(yè)財會流程的優(yōu)化工作提出了更為嚴(yán)格的要求。企業(yè)要根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求和時代的趨勢來不斷優(yōu)化財務(wù)會計工作流程,提高財務(wù)工作質(zhì)量和效率,進(jìn)而為提高企業(yè)的競爭能力和經(jīng)濟(jì)效益提供基礎(chǔ)和保證。
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