吳麗麗

一、新時期加強事業(yè)單位檔案加強數(shù)字化建設的意義

事業(yè)單位的檔案管理包含文書、人事、基建檔案三部分，檔案管理是事業(yè)單位做出科學決策的重要前提。信息技術的發(fā)展推動了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展進程，這種管理手段可以節(jié)約檔案檢索的時間，提高所查詢信息的準確性，提高檔案的利用率。數(shù)字化的檔案管理有助于事業(yè)單位經(jīng)濟效益的提高。傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費很多的辦公費用，增加了事業(yè)單位的支出，檔案的數(shù)字化管理可以節(jié)約檔案存儲空間和儲存成本，同時在查詢方面很便捷，在一定程度上可以提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益。檔案的數(shù)字化管理可以提高行政效率,因為這種管理手段可以讓檔案及時、迅速地歸檔，管理人員可以擁有更充分的時間研究檔案，開發(fā)檔案潛在的價值，讓工作的開展更加井然有序。

二、新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設中存在的問題

很多單位主要采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理的重心放在人工管理紙質(zhì)檔的檔案，查閱的過程中耗費很多的時間和金錢。同時很多檔案只起到了存儲的作用，這種寶貴的資源并沒有獲得開發(fā)，檔案被查閱的限制很大，開發(fā)的價值沒有體現(xiàn)出來。檔案的查詢與利用的便捷在數(shù)字化建設中存在一定的弊端，比如檔案容易被別有用心的人復制和散播，安全系數(shù)不高，加上檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數(shù)據(jù)丟失或者損壞。事業(yè)單位在檔案數(shù)字化的建設過程中對硬件和軟件的投入不足，缺乏抵抗黑客盜取重要信息的系統(tǒng)，[1]容易泄露信息而導致國家或者單位的財產(chǎn)損失。我國事業(yè)單位的檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，有些軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上是不完善的，針對本單位的特點自主開發(fā)的軟件很少，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷。檔案的數(shù)字化管理需要一個統(tǒng)一的管理標準，但是我國的事業(yè)單位收集、管理信息的質(zhì)量較低，檔案的目錄和細則之間不兼容。軟件之間不兼容導致檔案的技術和程序缺乏全面、統(tǒng)一的管理標準，這對檔案數(shù)字化的發(fā)展形成了一股強大的阻力。我國的事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對計算機的操作僅僅局限于日常的基本操作，再加上檔案管理的工作性質(zhì)十分單調(diào)和枯燥，檔案管理工作領域缺乏復合型的人才。

三、加快新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理步伐的措施

為了讓事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設更加全面，在檔案管理中，管理者應將檔案信息及時利用計算機將檔案存儲在安全的地方，嚴格規(guī)定檔案審閱的流程和時間。利用信息技術及時提醒工作人員按時處理工作，保證檔案管理的工作安全、可靠。這種數(shù)字化的管理方式可以縮短信息傳遞與反饋的時間，減輕工作人員的負擔，提高辦公效率。同時事業(yè)單位應從長遠的角度看待數(shù)字化管理，構建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，加大硬件設施和軟件的投入，及時升級系統(tǒng)，確保檔案的安全性。同時檔案管理工作應該用明確的規(guī)章制度進行細分，落實監(jiān)督和問責制度，在檔案數(shù)字管理系統(tǒng)中的操作、維護等過程中做到科學管理，不斷提高事業(yè)單位的檔案管理效率。在新時期的大背景下，自動化辦公系統(tǒng)的應用已經(jīng)比較廣泛，在這種背景下對辦公自動化系統(tǒng)中添加檔案查詢功能和設置開放查詢的權限，[3]將系統(tǒng)的功能與實際情況有效結(jié)合，才能提高管理的綜合效率。檔案數(shù)字化的管理系統(tǒng)必須具備良好的升級能力，只有這樣才能跟上時代的變化，發(fā)揮出相應的管理功能。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設必須重視檔案管理的可靠性，否則容易造成數(shù)據(jù)丟失和缺損等問題。

國家應對事業(yè)單位的各方面的軟件投入提供資金支持，鼓勵單位自主研發(fā)符合自身特點的管理軟件，從而提高檔案管理的效率和可靠性。同時單位應該鼓勵工作人員不斷學習補充計算機知識，提高計算機操作的能力。單位應提供員工的交流平臺，提供更多的培訓學習機會，提高管理人員各方面的素質(zhì)。事業(yè)單位應針對檔案數(shù)字化管理的特點制定符合本單位實際情況的檔案管理機制。單位可采用檔案使用安全機制、使用機制、工作制度相結(jié)合的方式實現(xiàn)檔案數(shù)字化。數(shù)字化建設需要防范機密檔案被竊取或者丟失，甚至惡意修改，做到保證信息安全，避免給將單位和國家?guī)頁p失。

四、結(jié)語

我國的檔案管理工作如今仍存在著一些問題，但是加強檔案管理數(shù)字化建設要以社會和科技的發(fā)展水平為前提，科學的改革遵循循序漸進的規(guī)律，運用比較先進的管理體制和手段進行改革。同時競爭日益激烈的情況下，國家更需要培養(yǎng)實用型的，具有創(chuàng)新性的人才。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)需要不斷提高，提 倡學習型的工作模式，構建和諧社會需要不斷提高管理質(zhì)量和工作效率。提高檔案管理數(shù)字化水平對管理制度的規(guī)范和完善具有重大意義，這也是時代發(fā)展的必然要求。

[1]張巍.談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案,2014(02):134.

[2]張倩.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究[J].才智,2014(20):328.