劉立寧

黑龍江省齊齊哈爾市依安縣財(cái)政局

試析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

劉立寧

黑龍江省齊齊哈爾市依安縣財(cái)政局

自改革開放以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，其事業(yè)單位發(fā)展也在穩(wěn)步上升，而隨著檔案需求量和數(shù)量的不斷增加，事業(yè)單位檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，如何更好的利用當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)管理技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行更規(guī)范的管理，也成為檔案管理者面臨的首要問題。本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析討論，并對(duì)如何更好的進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)建議。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；發(fā)展

引言

檔案管理信息化建設(shè)其目的在于更好的對(duì)檔案文件進(jìn)行較好的保留，為用戶檔案查詢提供更多的便利，同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)也是現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的重要體現(xiàn)。檔案信息化建設(shè)主要是通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將物質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息并進(jìn)行保存的過程，只有將檔案信息化建設(shè)與傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行結(jié)合，才能更好的促進(jìn)未來檔案管理發(fā)展。

一、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏檔案信息開發(fā)資源

就目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理整體來看，其信息化建設(shè)意識(shí)不高，沒有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的利用，檔案信息資源內(nèi)容匱乏，信息化管理質(zhì)量水平均處于落后階段。雖然目前我國(guó)已不斷增加檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但這些數(shù)據(jù)庫(kù)并沒有得到充分利用，各地事業(yè)單位檔案資料收藏率和開放率比重處于低下水平，不利于檔案管理信息化建設(shè)。

（二）檔案信息化管理安全性不夠高

與普通檔案資料相比，事業(yè)單位的檔案資料管理具有一定的特殊性，由于許多檔案資料可能涉及到國(guó)家機(jī)密信息，因此，在管理中必須保證檔案資料的安全性。而在目前我國(guó)檔案信息化管理中，許多事業(yè)單位忽略了信息資源的安全性問題，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫(kù)遭到黑客入侵，檔案資源安全令人堪憂。

（三）管理人員素質(zhì)水平不夠高

相對(duì)于社會(huì)上其他工作而言，事業(yè)單位檔案信息管理工作顯得平淡無奇，一些喜歡挑戰(zhàn)的年輕人，很難在這樣的工作崗位上長(zhǎng)期工作下去，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以招聘到經(jīng)驗(yàn)豐富，且愿長(zhǎng)期從事該項(xiàng)工作的管理人才，而管理人員的不斷更換，在工作交接不清楚時(shí)，很容易造成檔案資料丟失問題，導(dǎo)致檔案管理處于混亂局面，不利于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

（四）檔案檢索率低下

根據(jù)檢索方式檔案檢索可分為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩大類，而計(jì)算機(jī)檢索的速度主要取決于計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，許多事業(yè)單位并未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，僅認(rèn)為加大資金投入就可提高檢索率，雖在一定程度上增加了檢索設(shè)備，但其設(shè)備硬件質(zhì)量普遍偏低，檢索速度也并未得到本質(zhì)提升，反而引起檔案重疊等新問題。

二、關(guān)于促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）制定完善的檔案管理制度

事業(yè)單位不同于一般單位，其存在目的主要在于為社會(huì)服務(wù)，而國(guó)家對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有著明確的法律規(guī)定，這就意味著事業(yè)單位檔案管理工作必須在法律約束下進(jìn)行，因此，要想提高事業(yè)單位信息化建設(shè)水平，國(guó)家就必須根據(jù)當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理實(shí)際發(fā)展情況，制定完善的信息化管理?xiàng)l例，讓事業(yè)單位檔案管理人員在信息化建設(shè)管理工作中有法可依、有章可遵。

（二）對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)行合理規(guī)劃

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然，而事業(yè)單位在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需求，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行深入的了解、剖析，并制定近期發(fā)展目標(biāo)及未來發(fā)展目標(biāo)，切忌盲目跟風(fēng)，才能使檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最終目的。

（三）制定完善的檔案信息化建設(shè)監(jiān)督制度

強(qiáng)有力的監(jiān)督制度是保證檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要手段，因而，在檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際工作中，事業(yè)單位應(yīng)將內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結(jié)合，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并督促工作人員進(jìn)行改正，不斷規(guī)范員工的工作行為，提高其工作責(zé)任心，才能建立起安全、高效、完善的檔案管理信息化系統(tǒng)。

（四）全面提升管理人員綜合素質(zhì)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化的建立，都要求事業(yè)單位檔案管理人員必須不斷的提升自身管理技術(shù)與方法。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)多注重檔案管理人才培養(yǎng)，加強(qiáng)管理人員管理理論與實(shí)際管理技能培訓(xùn)，摒棄以往傳統(tǒng)管理中的缺點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新改革，創(chuàng)造出適合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展需求的管理理念，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今時(shí)代，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，各行各業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，而要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中獲得發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，打破以往傳統(tǒng)管理觀念束縛，不斷吸取優(yōu)秀信息化管理人才，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作效率及質(zhì)量。

[1]郭賢彬.淺議事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的“五個(gè)基礎(chǔ)”[J].中文信息,2014,(10):11-12.

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[3]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察,2014,(5):127-128.

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劉立寧（1985-），男，黑龍江省齊齊哈爾依安縣人，依安縣財(cái)政局，畢業(yè)學(xué)校：黑龍江省行政學(xué)院，專業(yè)：經(jīng)濟(jì)管理，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。