王芑菲

避暑山莊博物館

探討檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)

王芑菲

避暑山莊博物館

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是二十一世紀(jì)的標(biāo)志，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，能有效地提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。文章以避暑山莊博物館為例，分析了檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)，從而為同類研究提供參考。

檔案信息化；建設(shè)；信息服務(wù)

前言

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展改變了檔案工作的形式，在新環(huán)境下，建設(shè)信息化檔案已經(jīng)成為檔案發(fā)展的重要方向。檔案的信息化建設(shè)能實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效、快速傳遞，同時(shí)檔案信息化還能實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，由于檔案信息化建設(shè)質(zhì)量是通過(guò)檔案信息服務(wù)體現(xiàn)出來(lái)的，因此，要根據(jù)檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息服務(wù)進(jìn)行分析。

1.合理配置檔案信息資源

在避暑山莊博物館檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，信息資源的配置是根據(jù)信息資源需求情況確定的，通過(guò)對(duì)信息資源分布情況進(jìn)行分析及調(diào)整，來(lái)提高信息資源的使用效率和使用效果。避暑山莊博物館的檔案信息資源配置是由信息資源配置效率和信息需求兩部分決定的，避暑山莊博物館的檔案信息資源是社會(huì)信息系統(tǒng)的重要組成部分，其檔案信息資源的配置情況不僅對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用效率有很大的影響，還對(duì)檔案信息服務(wù)效果有有很大的影響，因此，加強(qiáng)避暑山莊博物館信息資源的配置管理是十分重要的。

1.1.案信息資源配置需滿足信息服務(wù)需求

在配置避暑山莊博物館檔案信息時(shí)，首先要滿足信息服務(wù)的需求，要從用戶的角度出發(fā)，以滿足用戶對(duì)檔案信息不斷需求為目標(biāo)，最大限度的提高檔案信息資源配置的有效性，降低檔案信息資源的內(nèi)耗與重復(fù)性，從而用有限的檔案信息資源，創(chuàng)造無(wú)限的經(jīng)濟(jì)效益，并實(shí)現(xiàn)在一定社會(huì)范圍內(nèi)的信息資源均衡配置。

1.2.藏結(jié)構(gòu)

檔案館是收集、保存檔案信息的重要場(chǎng)所，是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，對(duì)于檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)，需要從用戶需求出發(fā)，不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，從而為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。受傳統(tǒng)思想的影響，檔案館在進(jìn)行檔案信息資源配置時(shí)，經(jīng)常會(huì)過(guò)于注重檔案信息的數(shù)量，而忽略了檔案信息的質(zhì)量及種類，使得館藏中只有一種或者幾種信息資源，這就很難滿足用戶需求。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，要均衡的配置各個(gè)方面的檔案信息，優(yōu)化檔案信息資源配置，并最大限度的降低館藏成本，從而提高館藏檔案信息資源的使用效益。

1.3.強(qiáng)檔案信息資源配置管理

對(duì)于檔案信息資源配置管理，可以從宏觀和微觀兩個(gè)方面進(jìn)行，首先在宏觀上，通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)檔案館信息資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)及檔案信息資源布局，并且在社會(huì)信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，從而促進(jìn)檔案信息資源管理與使用的一體化。其次在微觀上，要提高檔案信息服務(wù)水平，提高檔案信息的使用效率，從分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。在新環(huán)境下，檔案信息的收集、整理、保持、查詢等方式發(fā)生了極大的變化，而用戶的需求也在持續(xù)不斷的發(fā)生變化，因此，要改變傳統(tǒng)的檔案信息資源配置管理方式，采用先進(jìn)的管理方式，從而為用戶提供及時(shí)、有效的檔案信息。

2.面向用戶提供檔案信息服務(wù)

2.1.進(jìn)技術(shù)的廣泛應(yīng)用

信息技術(shù)是構(gòu)建檔案信息化的基礎(chǔ)，在過(guò)去，檔案信息主要用于保存、管理，而在新時(shí)期，檔案信息主要為用戶提供服務(wù)，為滿足用戶的需求，為用戶提供良好的檔案信息服務(wù)，需要加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息服務(wù)，從而有效地提高檔案信息服務(wù)水平。二十一世紀(jì)是一個(gè)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在社會(huì)各個(gè)行業(yè)，而在避暑山莊博物館檔案信息管理中也是如此，視聽(tīng)型、機(jī)讀型、縮微型等新載體檔案越來(lái)越多，在這種環(huán)境下，當(dāng)檔案管理人員必須不斷完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身的技能水平，將信息技術(shù)知識(shí)納入自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)中，從而為檔案信息服務(wù)的開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。

2.2.定面向用戶服務(wù)策略

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息用戶的類型很難確定，同時(shí)隨著檔案信息用戶的增多，逐漸朝著復(fù)雜化、多元化的方向發(fā)展，在這種情況下，避暑山莊博物館檔案管理部門需要充分利用網(wǎng)絡(luò)公共信息平臺(tái)，對(duì)不同的用戶需求進(jìn)行分析，并為其提供專門的服務(wù)，從而有效地提高檔案信息服務(wù)水平。隨著檔案信息獲取渠道的增多，檔案管理部門需要重新定位檔案信息服務(wù)工作，對(duì)用戶的需求、價(jià)值取向、信息利用率等進(jìn)行全面分析，盡量構(gòu)建比較穩(wěn)定的用戶群體，從而有效地提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力。

2.3.合多種服務(wù)形式為用戶提供檔案信息服務(wù)

在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息服務(wù)具有交互性、開(kāi)放性、全天候等特點(diǎn)，檔案信息服務(wù)需要全面面向用戶，從而滿足不同用戶的需求。在新環(huán)境下，檔案信息的復(fù)制件閱讀、原件閱讀、檔案查閱等發(fā)生了極大的改變，用戶更加關(guān)注獲取檔案信息的方便性和檔案信息的時(shí)效性，因此，檔案部門要結(jié)合多種服務(wù)形式為用戶提供檔案信息服務(wù)，不斷提高用戶的滿意度，提高自身的檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

3.加強(qiáng)信息安全管理

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息已經(jīng)成為一種十分重要的資源，成為開(kāi)展各個(gè)工作的基礎(chǔ)，實(shí)時(shí)、高效、準(zhǔn)確的信息已經(jīng)成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息服務(wù)也朝著更加開(kāi)放的方向發(fā)展，但由于檔案信息化是在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)的，而網(wǎng)絡(luò)中還存在一定的不安全因素，如病毒、黑客攻擊等，這都會(huì)對(duì)檔案信息安全帶來(lái)隱患，因此，要在提供檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，要加強(qiáng)安全管理，根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建完善的檔案信息安全管理體系，對(duì)信息訪問(wèn)者進(jìn)行安全檢驗(yàn)，避免發(fā)生惡意篡改、刪除檔案信息的現(xiàn)象。

4.總結(jié)

在信息經(jīng)濟(jì)背景下，避暑山莊博物館檔案管理部門的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和發(fā)展契機(jī)，檔案管理部門必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息服務(wù)的重要性，不斷提高自身的檔案信息服務(wù)水平，從而有效地促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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