關(guān)馨

北京富士通系統(tǒng)工程有限公司

論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理

關(guān)馨

北京富士通系統(tǒng)工程有限公司

本文以本人管理的某大型汽車制造企業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目為背景，論述了范圍管理在信息系統(tǒng)項(xiàng)目的管理中的重要性。本文結(jié)合本人的實(shí)踐，闡述了范圍管理的相關(guān)管理過(guò)程（收集需求、定義范圍、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、核實(shí)范圍、控制范圍），探討了范圍管理在確保項(xiàng)目“做且只做成功完成項(xiàng)目所需的全部工作”的意義。文中舉例的項(xiàng)目，本人任承接方項(xiàng)目經(jīng)理，管理了一個(gè)10個(gè)月左右的實(shí)際項(xiàng)目作業(yè)，完成從需求階段～制作階段（設(shè)計(jì)開發(fā)測(cè)試）～試運(yùn)行階段～導(dǎo)入上線～初期支持等全部階段的具體工作。通過(guò)成功的范圍規(guī)劃，將項(xiàng)目范圍控制在一個(gè)合理的范圍內(nèi)，為項(xiàng)目成功奠定了基石。文中舉例的信息系統(tǒng)，是在客戶現(xiàn)存的龐大系統(tǒng)群上新構(gòu)建的系統(tǒng)，涉及生產(chǎn)和物流業(yè)務(wù)。最終，項(xiàng)目成功完成，系統(tǒng)順利上線，客戶的新業(yè)務(wù)如期開展，取得了客戶和承接方的共贏。

大型汽車制造企業(yè)；信息化系統(tǒng)；項(xiàng)目管理；范圍管理

緒論

近年來(lái)，各家汽車企業(yè)都在中國(guó)汽車市場(chǎng)上加大了投入以增加競(jìng)爭(zhēng)力。數(shù)年前，本人所在單位獲得了某大型中外合資汽車制造企業(yè)的信息化建設(shè)的系統(tǒng)項(xiàng)目，項(xiàng)目屬于新增建設(shè)類系統(tǒng)集成作業(yè)，整體時(shí)間跨度長(zhǎng)達(dá)5年，按不同廠區(qū)、不同車型、以及不同的業(yè)務(wù)需要分成若干個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目，我方直接合同金額達(dá)數(shù)千萬(wàn)元。

在整體實(shí)施的在第3年初時(shí)，我方接到客戶委托的新任務(wù)?？蛻魹橛仙虡I(yè)戰(zhàn)略，將原先在合資企業(yè)中生產(chǎn)某一車型的部件業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)移到中方企業(yè)另一地區(qū)的某廠去組裝生產(chǎn)。客戶的信息部門接到了相應(yīng)的信息系統(tǒng)必須在用戶部門新業(yè)務(wù)模式開始前做好萬(wàn)全準(zhǔn)備的任務(wù)。

一、項(xiàng)目的背景和目標(biāo)

1、項(xiàng)目的背景

近年來(lái)，各家汽車企業(yè)都在中國(guó)汽車市場(chǎng)上加大了投入以增加競(jìng)爭(zhēng)力。數(shù)年前，本人所在單位獲得了某大型中外合資汽車制造企業(yè)的信息化建設(shè)的系統(tǒng)項(xiàng)目，項(xiàng)目屬于新增建設(shè)類系統(tǒng)集成作業(yè)，整體時(shí)間跨度長(zhǎng)達(dá)5年，按不同廠區(qū)、不同車型、以及不同的業(yè)務(wù)需要分成若干個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目，我方直接合同金額達(dá)數(shù)千萬(wàn)元。

在整體實(shí)施的在第3年初時(shí)，我方接到客戶委托的新任務(wù)?？蛻魹橛仙虡I(yè)戰(zhàn)略，將原先在合資企業(yè)中生產(chǎn)某一車型的部件業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)移到中方企業(yè)另一地區(qū)的某廠去組裝生產(chǎn)?？蛻舻男畔⒉块T接到了相應(yīng)的信息系統(tǒng)必須在用戶部門新業(yè)務(wù)模式開始前做好萬(wàn)全準(zhǔn)備的任務(wù)。

我方因?yàn)榕c客戶長(zhǎng)期的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，并且已經(jīng)在客戶現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行了多年實(shí)際作業(yè)，對(duì)客戶業(yè)務(wù)及現(xiàn)存的系統(tǒng)有著非常深的理解，已獲得客戶信任，因此該項(xiàng)目被委托給我方實(shí)施。

通過(guò)批準(zhǔn)的項(xiàng)目章程，我被任命擔(dān)任該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，直接主持項(xiàng)目，并全程參與并管理了從需求分析～設(shè)計(jì)開發(fā)測(cè)試～試運(yùn)行～導(dǎo)入上線～初期跟蹤等項(xiàng)目全過(guò)程。

2、項(xiàng)目的目標(biāo)及規(guī)劃

本項(xiàng)目的完成期限是既定的，客戶方面已經(jīng)同相關(guān)方面約定于11月中旬投入正式生產(chǎn)活動(dòng)。3月初當(dāng)我被任命的時(shí)候，距離新業(yè)務(wù)的開始期限只有大約10個(gè)月的時(shí)間了，項(xiàng)目的首要任務(wù)是必須按期完成。我方組織承接了本項(xiàng)目，自然在組織利益上也有一定的訴求。項(xiàng)目的目標(biāo)被定位是既完成解決客戶問(wèn)題，又能保證自己組織的利益。

如果要保證項(xiàng)目滿足“時(shí)間”、“成本”、“質(zhì)量”的3要素的要求，就必須要使項(xiàng)目的“范圍”控制在一個(gè)合理的范圍內(nèi)。

在項(xiàng)目剛開始之初，當(dāng)時(shí)客戶自己都不太清楚這個(gè)從未發(fā)生過(guò)的生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作究竟是怎樣的，也是一邊討論一邊摸索，對(duì)系統(tǒng)方面的需求更是一無(wú)所知。

蘇楠想去楊小水老家看看，了解一下她的為人。這個(gè)想法與李嶠汝一拍即合。出了這事，李嶠汝才發(fā)現(xiàn)，她對(duì)母親幾乎不了解。農(nóng)村的母女或父子，大多都這樣，親情多，交流少。彼此的了解，除了衣食住行，所剩無(wú)幾。

在這種情況下，想要規(guī)劃出本次項(xiàng)目的實(shí)施范圍和對(duì)象，著實(shí)是頭疼了一番。但是，按照科學(xué)的項(xiàng)目管理的思路，必須認(rèn)真進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃所需的各種計(jì)劃，確定好項(xiàng)目的計(jì)劃。而如果項(xiàng)目的范圍開始就沒(méi)有得到正確的考慮和規(guī)劃的話，那么項(xiàng)目計(jì)劃將會(huì)失去基石，將使項(xiàng)目偏離既定的目標(biāo)。

3月初項(xiàng)目正式開始后，雖然我們還尚未明確具體的作業(yè)范圍和作業(yè)內(nèi)容，但首先就從宏觀的時(shí)間前提上，我們必須將項(xiàng)目中將涉及系統(tǒng)的上線時(shí)點(diǎn)限定于10月初，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)間有國(guó)慶的長(zhǎng)假，工廠日常運(yùn)轉(zhuǎn)將會(huì)隨著連休而出現(xiàn)暫時(shí)的停止,能夠?yàn)橄到y(tǒng)導(dǎo)入上線的作業(yè)創(chuàng)造實(shí)施的時(shí)間條件。

這是一個(gè)不可替代的時(shí)機(jī)，在此之前我們至少要完成系統(tǒng)上線前各方面的工作。同時(shí)，時(shí)間上也沒(méi)有退路，要保證項(xiàng)目的一次性成功。因此我們還必須要按照組織的工作流程來(lái)完成各個(gè)階段的具體作業(yè)。如果在其中某環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，造成延誤的影響將是巨大的。

項(xiàng)目組深知任務(wù)艱巨，我們都帶著強(qiáng)烈的使命感投入了工作。首先想要盡快明確項(xiàng)目的范圍，以便于具體工作的開展。我們還是先從時(shí)間上將項(xiàng)目劃分為幾個(gè)階段。

在項(xiàng)目前期，我們準(zhǔn)備了2個(gè)月的時(shí)間作為需求階段（3月～4月），我們積極的參與為用戶提供系統(tǒng)方面的建議，讓用戶理解，明確需求后才能進(jìn)入后續(xù)的制作階段。

確定了在的系統(tǒng)上線前，用2個(gè)月的時(shí)間來(lái)進(jìn)行測(cè)試階段（8月～9月），力求提高系統(tǒng)的可靠性和與用戶業(yè)務(wù)的貼合度。

而中間的5、6、7月則用來(lái)完成制作階段。

這樣的大階段劃分，從大的方面明確了項(xiàng)目各個(gè)階段的工作重點(diǎn)，便于劃分各階段的工作范圍，有利于各階段中的詳細(xì)WBS的制定和具體事務(wù)的開展。同時(shí)，為了保證范圍核實(shí)時(shí)的準(zhǔn)確有效，我們還事先向用戶明確了一條規(guī)則，要求在各階段結(jié)束前，客戶一定要進(jìn)行階段性簽字確認(rèn)，這些在后來(lái)都為項(xiàng)目能夠一步一個(gè)腳印地前進(jìn)提供了保障。

二、規(guī)劃過(guò)程的范圍管理

當(dāng)上述思路得到相關(guān)干系人肯定后，我們馬上就開始了具體的需求調(diào)研，力求通過(guò)“收集需求”盡早能夠完成“定義范圍”，全面規(guī)劃項(xiàng)目的實(shí)施范圍。

通過(guò)和客戶的大量訪談，項(xiàng)目組對(duì)本項(xiàng)目的需求逐漸清晰，但收集到的需求上百條，內(nèi)容五花八門，涉及的系統(tǒng)多大20多個(gè)，有些需求本項(xiàng)目背景并無(wú)直接關(guān)系，僅是對(duì)以前現(xiàn)存系統(tǒng)的改進(jìn)期望。項(xiàng)目組內(nèi)部首先形成了對(duì)本項(xiàng)目范圍的一致原則：即，完成在本項(xiàng)目的業(yè)務(wù)愿景下所必需的業(yè)務(wù)，而對(duì)系統(tǒng)方面進(jìn)行最低限改造或新建工作。

隨后，在幫助客戶規(guī)劃業(yè)務(wù)后，通過(guò)與客戶的反復(fù)溝通，同時(shí)對(duì)客戶曉之以情動(dòng)之以理，終于讓客戶方面也接受了這一原則性的認(rèn)識(shí)。一方面，我們將收集來(lái)的所有需求中與本項(xiàng)目無(wú)直接關(guān)系的部分，移交給我方組織在客戶處的其他項(xiàng)目組，在其他項(xiàng)目中做對(duì)應(yīng)；一方面，與客戶約定成為今后系統(tǒng)改進(jìn)時(shí)的工作對(duì)象；另一方面，將與本項(xiàng)目直接相關(guān)的部分進(jìn)一步描述并整理成范圍說(shuō)明書，并得到了客戶的簽字確認(rèn)。

這樣一來(lái)，項(xiàng)目涉及的作業(yè)對(duì)象系統(tǒng)得到大程度的縮減，從當(dāng)初的涉及20多個(gè)系統(tǒng)，減少至僅需進(jìn)行4個(gè)系統(tǒng)的相應(yīng)作業(yè)。1個(gè)前端的生產(chǎn)計(jì)劃的系統(tǒng)需要改造，1個(gè)用作零部件需要數(shù)量計(jì)算的系統(tǒng)需要改造，1個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要改造接口部分，以及1個(gè)專用的發(fā)貨管理系統(tǒng)需要新構(gòu)建。

這樣，項(xiàng)目組終于可以集中精力來(lái)完成規(guī)劃階段的其他工作了，此處因篇幅所限，不做更多地?cái)⑹隽恕?/p>

在規(guī)劃階段結(jié)束的時(shí)候，項(xiàng)目的范圍已經(jīng)得到了明確，進(jìn)度計(jì)劃亦基于WBS對(duì)項(xiàng)目范圍內(nèi)的所有工作都做了合理的安排，成本和質(zhì)量方面等子計(jì)劃也都已確定。通過(guò)項(xiàng)目計(jì)劃階段的一系列估算和規(guī)劃，我們決定由自己組織承接了后2個(gè)系統(tǒng)的改造和開發(fā)工作，外包出去了前2個(gè)系統(tǒng)的工作。項(xiàng)目計(jì)劃確立并開始執(zhí)行。

三、范圍的控制和核實(shí)

執(zhí)行階段起基本就按照項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行了，主要是控制范圍不要因?yàn)槿藶榈囊蛩匕l(fā)生鍍金或蔓延，因?yàn)樾枨箅A段的范圍說(shuō)明書客戶已經(jīng)簽字確認(rèn)，所以當(dāng)發(fā)生提更多要求的時(shí)候，很容易地說(shuō)服了客戶放棄在本項(xiàng)目中進(jìn)行更多的變更。在驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，因?yàn)樾枨蠛头秶鞔_，客戶也很容易地就對(duì)項(xiàng)目交付物進(jìn)行了正式驗(yàn)收。

四、范圍管理的核心意義

項(xiàng)目的范圍管理就是確保項(xiàng)目“做且只做成功完成項(xiàng)目所需的全部工作”的管理過(guò)程，主要關(guān)心的事情是“哪些工作應(yīng)該或者不應(yīng)該包括在項(xiàng)目?jī)?nèi)”。

范圍管理的每一個(gè)過(guò)程都極為重要，正確的范圍規(guī)劃、定義和創(chuàng)建WBS，是項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程的重要依據(jù)，形成項(xiàng)目的范圍基線。正確的控制范圍則能夠避免類似范圍蔓延和鍍金的發(fā)生，防止項(xiàng)目做超出范圍以外的事情。正確的范圍核實(shí)，則是在項(xiàng)目結(jié)束前、收尾前最重要的核查及確認(rèn)，確保了項(xiàng)目成果得到客戶的承認(rèn)和驗(yàn)收。

結(jié)論

項(xiàng)目的范圍管理知識(shí)領(lǐng)域中的各管理過(guò)程的名稱雖然在各版本的項(xiàng)目管理知識(shí)體系中的叫法有所不同，但總體意思是基本一致的。都是主要說(shuō)明了項(xiàng)目的范圍管理就是確保項(xiàng)目“做且只做成功完成項(xiàng)目所需的全部工作”的管理過(guò)程，主要關(guān)心的事情是“哪些工作應(yīng)該或者不應(yīng)該包括在項(xiàng)目?jī)?nèi)”。

在2004第3版的PMBOK中，包括規(guī)劃過(guò)程組中的范圍規(guī)劃、范圍定義、制作工作分解結(jié)構(gòu)，以及監(jiān)控過(guò)程組中的范圍核實(shí)、范圍控制，共5個(gè)管理過(guò)程。在2008第4版PMBOK中，包括收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、核實(shí)范圍和控制范圍，5個(gè)管理過(guò)程。

這個(gè)項(xiàng)目的成功，雖然離不開項(xiàng)目管理在其他項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域中進(jìn)行的相關(guān)努力，但在某種程度上可以說(shuō)正是得益于項(xiàng)目正確的實(shí)施了范圍管理活動(dòng)，才取得了最終的成功。

[1]項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（第4版）.（美）項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)著.王勇、張斌譯

關(guān)馨，北京富士通系統(tǒng)工程有限公司，高級(jí)工程師。