葛影

吉林省松原市住房公積金管理中心

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設探討

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網絡信息技術的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化提供了契機。傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位檔案管理存在很多缺陷，為了改善傳統(tǒng)檔案管理模式，做好信息化建設工作便顯得極為重要。本文在分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題的基礎上，進一步對加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效策略進行了探究，希望以此為事業(yè)單位檔案管理工作的完善提供具有價值的參考憑據。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

引言

近年來，在我國社會經濟穩(wěn)健發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也發(fā)生了很大程度的改變。事業(yè)單位檔案管理要想更具便捷性與高效性，便需要做好信息化建設工作。然而，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設是一項系統(tǒng)化的工作，目前還存在一些難題，比如檔案信息資源開發(fā)不夠合理、檔案管理工作人員素質有待提高等[1]。鑒于此，本文對“事業(yè)單位檔案管理的信息化建設”進行探討具有較為深遠的意義。

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題分析

目前，事業(yè)單位檔案管理中還存在一些較為明顯的問題，這些問題將會阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的順利開展。具體問題如下：

1.1.案信息資源開發(fā)不夠合理

現(xiàn)狀下，我國事業(yè)單位管理過程中存在檔案信息資源開發(fā)不夠合理的問題，主要表現(xiàn)為采集檔案信息資源的內容偏少，信息資源重復加工現(xiàn)象嚴重，同時檔案信息化資源的質量較低。目前，我國構建了三千多個信息化數(shù)據庫，雖然信息化數(shù)據庫數(shù)量充足，但是由于檔案信息資源開發(fā)不夠合理，導致這些信息化數(shù)據庫無法得到充分利用。

1.2.案檢索效率偏低

對于檔案檢索方法來說，主要分為兩類：一類為手工檢索；另一類為計算機檢索[2]。檢索的效率與檢索工具的選擇有非常密切的聯(lián)系。然而，目前大部分企業(yè)依舊使用手工檢索。手工檢索不但會降低檢索的效率，而且還會影響檢索的質量，從而使檔案管理頻頻出現(xiàn)問題，比如檔案重疊問題等。

1.3.案管理人員素質有待提升

事業(yè)檔位檔案管理工作要想得到有效強化，保證檔案管理人員具備高素質顯得尤為重要。然而，目前事業(yè)單位檔案管理人員素質卻顯得較為低下。主要表現(xiàn)為缺少實踐經驗豐富的檔案管理人員，一些檔案管理人員往往沒有經過專業(yè)的培訓及考核，然后便投入工作，從而使這些管理人員不能有效處理檔案管理工作出現(xiàn)的問題。總之，在事業(yè)單位安敢管理信息化建設過程中，需努力提升檔案管理人員綜合素質。

2.加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效策略探究

針對目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題，采取有效的策略便顯得極為重要。這樣，在問題得到有效解決的基礎上，才能夠使事業(yè)單位檔案管理信息化建設得到有效強化。具體策略如下：

2.1.建完善的檔案管理工作制度

構建完善的檔案管理工作制度有助于事業(yè)單位檔案管理信息化建設的推進[3]。在相關制定構建之后，需要加以落實，使事業(yè)單位檔案管理信息化能夠有據可依，使檔案管理能夠更加規(guī)范。在檔案管理工作制度實施后，需保證檔案工作的穩(wěn)定性及持續(xù)性，檔案工作人員需在遵循工作制度的基礎上，發(fā)揮工作職能，做到遵紀守法、忠于職守。規(guī)范檔案管理工作流程，做好檔案文件的歸檔、保管、鑒定以及銷毀等工作。

2.2.事業(yè)單位檔案管理的信息化進行合理規(guī)劃

對于事業(yè)單位來說，需要以自身經濟發(fā)展目標為依據，進一步合理規(guī)范檔案管理的信息化進程。受網絡信息技術的影響，事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)是發(fā)展的必然趨勢，但也不能盲目跟風，做好合理規(guī)劃是保證事業(yè)單位檔案信息化建設工作得到有效強化的基礎。因此，在規(guī)劃過程中，需切合實際，制定發(fā)展目標，推進大干管理的信息化建設，從而使事業(yè)單位檔案信息化工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.3.強檔案管理工作的信息化與數(shù)字化建設

一方面，需加強事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。在檔案管理工作過程中，充分融入一些科學技術及手段，以此使檔案管理的效率及質量得到有效提升。對于檔案管理工作人員來說，需要借助計算機，做好相關檔案的及時更新工作，對各類檔案信息進行科學、規(guī)范保存，借助一些現(xiàn)代化設備，比如掃描儀與計算機等，進一步對圖片、聲像等檔案資料進行保存。如此一來，檔案管理便可實現(xiàn)無紙化，從而為資源的節(jié)約提供了有效依據。

另一方面，需加強檔案管理工作的數(shù)字化建設。檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化能夠使檔案文件的保存更加安全可靠。因此，事業(yè)單位需對相關科學技術及信息手段加以利用，進一步構建檔案目錄數(shù)據庫與全文數(shù)據庫，從而使檔案管理人員工作負擔得到有效減輕，并為檔案管理工作效率及質量的提升提供保障依據。

2.4.升檔案管理人員綜合素質

目前，事業(yè)單位檔案管理中還存在檔案管理人員素質偏低的情況，針對這一情況提升檔案管理人員綜合素質便顯得極為重要。一方面，需提高檔案管理人員對事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化的重視，在單位內部宣傳檔案管理信息化的價值作用，從而使檔案管理人員全身心投入該項工作當中[4]。另一方面，對檔案管理人員加強培訓，主要做好相關知識、管理技巧及業(yè)務能力等方面的培訓工作，從而使檔案管理人員整體素質得到有效提升。另外，還需要讓檔案管理人員充分掌握信息化檔案管理的技能及方法，做好檔案管理專業(yè)人才招聘工作，以此為事業(yè)單位檔案管理信息化建設的完善提供保障依據。

3.結語

通過本課題的探討，認識到目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設還存在一些較為明顯的問題。因此，便需要做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設的強化工作。比如構建完善的檔案管理工作制度、對事業(yè)單位檔案管理的信息化進行合理規(guī)劃、加強檔案管理工作的信息化與數(shù)字化建設以及提升檔案管理人員綜合素質等。相信做好以上這些，事業(yè)單位檔案管理信息化建設將能夠得到有效強化，進一步為我國事業(yè)單位檔案管理工作的完善奠定堅實的基礎。

[1]斯琴高娃.事業(yè)單位檔案管理信息化建設初探[J].辦公室業(yè)務,2014,03：174-176.

[2]梁琰琰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討[J].現(xiàn)代商貿工業(yè),2014,17：165-167.

[3]宋桂榮.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討[J].現(xiàn)代商貿工業(yè),2014,22：164-165.

[4]邢莎莎.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的探討[J].辦公室業(yè)務,2012,07：78-81.