李敏

神華集團準格爾能源有限責任公司檔案館

論企業(yè)檔案的信息化建設(shè)

李敏

神華集團準格爾能源有限責任公司檔案館

隨著信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)和管理上的廣泛應(yīng)用，在企業(yè)檔案管理發(fā)展中，強化檔案信息化管理是發(fā)展的主要方向，將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理活動中，數(shù)字化管理檔案信息并進行利用，從根本上改變檔案管理的固有模式，從以檔案實體保管轉(zhuǎn)為數(shù)字化存儲，進一步規(guī)范檔案管理工作。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)

隨著社會信息化程度的推進，人們的工作和生活對檔案信息的依賴和需求越來越大，對檔案工作服務(wù)的信息化要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式及其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。在檔案事業(yè)發(fā)展中，信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然要求，也是提高檔案現(xiàn)代管管理的需要，更是提升檔案工作服務(wù)水平的必由之路。神華準能公司檔案館作為準能公司檔案利用服務(wù)中心，隨著近幾年業(yè)務(wù)量的不斷擴大，查閱檔案的需求越來越頻繁，使我們在提供檔案利用上產(chǎn)生了嚴重的瓶頸問題。這就迫使我們需要改變原來手工提供檔案利用的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)而采用信息化來適應(yīng)公司對檔案的頻繁利用。根據(jù)《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》的文件精神，特擬定了準能公司檔案信息化推進方案。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的方法

1.檔案信息化建設(shè)的總體目標是：檔案信息化建設(shè)從理論和實踐的角度來說，是一項長期而艱巨的任務(wù)，需要進行系統(tǒng)規(guī)劃，使整項工作有計劃、有步驟、有重點的實施。加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快推進人才隊伍建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化；依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建準能公司檔案信息網(wǎng)。

2.制定各種標準規(guī)范，將信息化建設(shè)納入規(guī)范的軌道。為了保證用戶在查詢和利用檔案時達到快速、高效以及簡易的目的，我們必須對檔案著錄格式、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)以及軟件接口等工作實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。只有數(shù)據(jù)與軟件體系在標準和規(guī)范上統(tǒng)一了，才能避免檔案信息重復(fù)開發(fā)、利用率低的問題，才能避免新老信息系統(tǒng)連接不通暢甚至出現(xiàn)無法連接的問題。

3.要以人為本，加強人才隊伍建設(shè)。堅持把與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識等列入培訓教學計劃；普及信息技術(shù)知識，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。積極組織檔案業(yè)務(wù)人員參加檔案信息化等知識培訓，爭取人力資源和社會保障局支持。

4.建立防范體系，保障檔案信息安全。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和檔案數(shù)字化的普及，大量的電子檔案信息出現(xiàn)。它們在形成、歸檔、存儲和利用等各過程環(huán)節(jié)都將存在各種類型的安全問題。這就需要完善檔案信息安全管理體制，加強對計算機檔案信息系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；存有檔案數(shù)據(jù)庫的計算機要與一切外網(wǎng)實行物理隔離，要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩乐故?、泄密的發(fā)生。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)

1.數(shù)字化建設(shè)：企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)是在數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、壓縮技術(shù)等高新技術(shù)基礎(chǔ)上，對傳統(tǒng)的聲像、紙質(zhì)文件進行存儲，成為電子檔案，系統(tǒng)經(jīng)過有序的組織，構(gòu)成檔案信息庫。對于檔案信息數(shù)字化建設(shè)而言，主要包含兩方面含義：第一，檔案目錄信息化；第二，檔案全文信息化。準能公司檔案館根據(jù)館藏檔案的實際情況，依據(jù)“應(yīng)用與搶救并重”的原則，通過分析與鑒定，優(yōu)先選擇重要的、利用率高的、保管期限為永久或長期、保存時間較久、載體面臨損壞危險的檔案納入數(shù)字化范圍。2008年，對館藏準格爾項目總體可行性研究報告及附圖、礦區(qū)南部詳查地質(zhì)報告附圖等歷史檔案圖紙21395張、文字材料9435頁進行了加工掃描。2014年又將31萬頁文字材料，5萬張圖紙納入了第二批數(shù)字化掃描的范圍，從而實現(xiàn)了檔案數(shù)字化工作有計劃、有步驟、有重點的實施。

2.檔案網(wǎng)站建設(shè)。對于檔案機構(gòu)而言，基于公共信息服務(wù)網(wǎng)站的基礎(chǔ)上出現(xiàn)檔案網(wǎng)站，屬于一個站點，通常以主頁的方式開展檔案宣傳及相關(guān)服務(wù)工作。其功能主要有宣傳、交流、服務(wù)等；主要內(nèi)容包含檔案工作信息、資源信息、檔案機構(gòu)信息及服務(wù)信息等。2007年準能公司檔案館開發(fā)應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)版的檔案信息管理系統(tǒng)，接收的紙質(zhì)檔案全部錄入檔案管理系統(tǒng)，電子檔案掛接到相對應(yīng)的案卷目錄上，可以從OA系統(tǒng)中接收檔案原文，實現(xiàn)了電子檔案網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上查詢利用等功能。

3.數(shù)字檔案館建設(shè)。在電子網(wǎng)絡(luò)遠程技術(shù)的基礎(chǔ)上，建立起數(shù)字檔案館，實現(xiàn)獲取檔案文件信息的目的，主要強調(diào)的是在數(shù)字化檔案管理環(huán)境中，對用戶利用檔案信息資源提供方便。主要是特點包含：首先，存在方式上，屬于無形的信息管理形式，其利用的環(huán)境也是無形的；其次，在運行方式方面，具有網(wǎng)絡(luò)化存取的特點；第三，在功能定位上，以存取為主。

數(shù)字檔案館與實體檔案館的關(guān)系：首先，實體檔案館的檔案為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了基礎(chǔ)；其次，數(shù)字檔案館的建設(shè)為實體檔案館的發(fā)展提出了新的要求；第三，從管理形式和服務(wù)機制方面，數(shù)字檔案館的建設(shè)要求實體檔案館必須要進行轉(zhuǎn)變，兩種檔案館是相互促進和相互依賴的關(guān)系。

三、加強檔案信息化的資源建設(shè)

對于檔案館信息化建設(shè)而言，其核心是信息化資源建設(shè)，也是檔案事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。其主要的內(nèi)容包含館藏檔案電子文化的收集和接收。主要通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案資料掃描成電子版文件，并進行有效的數(shù)據(jù)組織和管理。目前，我公司檔案庫已經(jīng)陸續(xù)存有十萬份的工程圖紙檔案及15萬卷（件）文字材料檔案，通過長期的掃描工作，陸續(xù)將紙質(zhì)檔案通過高速掃描技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子文件，然后存儲到計算機系統(tǒng)內(nèi)，形成檔案資源庫。主要的形式包含館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)及多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于企業(yè)檔案信息化管理工作而言，基礎(chǔ)與核心就是開發(fā)與建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，所有信息的檢索和利用都來源于數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫信息的維護并不是瞬間能完成的工作，它是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。要建立和健全好數(shù)據(jù)庫則離不開領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一認識、堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合這些因素。