（湖北省咸寧市廣播電視大學(xué)437100）

淺析如何實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

余明紅（湖北省咸寧市廣播電視大學(xué)437100）

新時期檔案館實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案管理工作者所面臨的問題。在加強硬件基礎(chǔ)建設(shè)的同時，把握服務(wù)方向、提高人員素質(zhì)、做好案卷整理和檔案研編工作則是檔案館實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。本文分析和討論了檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案館管理現(xiàn)代化

在檔案管理日益完善的今天，檔案工作的實踐表明：要想實現(xiàn)檔案館管理工作現(xiàn)代化，就必須要加強服務(wù)，要建立一支專業(yè)化、素質(zhì)化、政治基礎(chǔ)堅實、業(yè)務(wù)熟練的檔案隊伍，檔案管理的規(guī)范化也是檔案管理走向現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，因此，在搞好硬件設(shè)施建設(shè)的同時，加強服務(wù)、做好案卷整理和檔案的研編開發(fā)工作是檔案館實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。

一、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要把握服務(wù)的方向

檔案工作履行其服務(wù)職能一定要有正確而堅定的政治目標(biāo)，能彰顯出分明的階級性。第二次全國檔案會議上提出的政策方針為檔案工作的方向指明了道路。實踐檢驗證明，檔案工作必須在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，在正確的方針政策引導(dǎo)下，不停前進發(fā)展，在我們社會主義建設(shè)的大道上堅定不移地前進。因此，檔案管理工作今后的發(fā)展關(guān)鍵是充分發(fā)揮其職能，創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)形式，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，才能更好地為廣大人民群眾服務(wù)，才能真正實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

二、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要提高檔案管理員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)關(guān)系著檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。所以，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提是要提升管理人員的素質(zhì)。在當(dāng)前檔案管理工作不斷發(fā)展的時候，提高檔案管理人員的素質(zhì)和內(nèi)涵是很有必要的。

（一）檔案管理現(xiàn)代化要求檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)高

豐富的專業(yè)知識和較高的職業(yè)技能是檔案人員履行職責(zé)的有效保證。尤其是涉及信息的開發(fā)及研編的工作人員，必須憑借豐富的知識和專業(yè)的職業(yè)技能才能獲得成功。檔案管理人員除了需要繼承傳統(tǒng)的工作理念，還需要具備鉆研解決工作中出現(xiàn)新問題的意識，運用先進的科學(xué)技術(shù)，以完善檔案管理工作的理論和實踐。

（二）檔案管理現(xiàn)代化要求檔案管理人員政治素質(zhì)高

學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論是檔案人員的政治理論水平、政治態(tài)度及職業(yè)道德的范疇。建設(shè)中國特色的社會主義理論，在關(guān)于檔案管理工作的原則上，必須保證與黨中央一致，確立正確的世界觀、人生觀和價值觀，嚴格執(zhí)行我國頒布的《檔案法》，保守機密，全身心投入到檔案管理事業(yè)中。

（三）檔案管理的現(xiàn)代化還要求檔案管理人員具備較強的時代意識

時代意識指的是檔案管理人員需要有與時代相同的觀念意識。當(dāng)今是高速發(fā)展的信息化社會，檔案資源已成為當(dāng)今社會信息資源的重要部分。所以，要求檔案管理人員需要對檔案方面的信息資源有較強的認知，還需要提升對檔案管理的能力，增強對檔案資源的開發(fā)意識，以確保滿足各方面需求。此外，檔案管理人員也要大膽使用現(xiàn)代化設(shè)備手段，更新檔案設(shè)備，努力跟上時代節(jié)拍。

三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要提高工作的質(zhì)量

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要提高工作質(zhì)量，實踐證明，檔案的案卷收集按保管期限、內(nèi)容相關(guān)進行組卷、編號，基本上是同類或相似問題組成一本案卷，按照組卷編號程序有序進行的過程，是檔案案卷材料收集、整理、加工是否完整的重要因素，而案卷的立卷方法與案卷的裝訂質(zhì)量，則可能是決定檔案管理工作現(xiàn)代化質(zhì)量的操作性影響因素。因此，在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的實踐中，我們除了要保證安排好立卷的方法，以便檔案管理的分類和檢索，還需要注意案卷的裝訂問題，以提高檔案質(zhì)量，提高工作效益。

四、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要做好研編的事務(wù)

檔案利用工作這個環(huán)節(jié)中最為突出表現(xiàn)的就是檔案工作的服務(wù)性，其中檔案的檢索及開發(fā)研編檔案信息是檔案工作服務(wù)形式的兩大重要組成部分。

手工檢索和計算機檢索這兩種檢索方式組成檔案檢索。其中占最大比例的要屬傳統(tǒng)的手工檢索，以至于在手工檢索的途徑中各檔案部門做了大量的研究工作，研究并開發(fā)出多樣形式的檢索工具。實踐證明，一部分檢索工具是編制得不夠科學(xué)化或是重復(fù)，這樣在用起來的時候帶來很多的不便，造成檔案使用者不常用，甚至更多的檔案人員不愿意去使用。求“多”不求“精”的現(xiàn)象在編制檢索工具中經(jīng)常出現(xiàn)，呈現(xiàn)了一個錯誤認識，目前人們認為檔案工作服務(wù)質(zhì)量越好跟編制檢索工具越多是相輔相成的。但往往事實相反，大量的財力、人力，物力的浪費正是因為編制了不易操作且不科學(xué)的檢索工具造成的，這樣服務(wù)質(zhì)量反而降低了。

選題不典型、選題的盲目性都是信息開發(fā)工作中存在的普遍問題。很多檔案部門經(jīng)常存在隨便選題，編寫人數(shù)多的問題，檔案編制質(zhì)量和層次都低下，實用性也不高，這都是為了應(yīng)付檢查而敷衍了事。雖然有時候有部分比較好的選題，但是存在編研的時效性偏差，這樣大大地影響了作用的發(fā)揮。

檔案部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變現(xiàn)有觀念，預(yù)防問題的發(fā)生，形成良好的服務(wù)意識，樹立品牌觀念，制作出一套更為便利的檢索工具，進行一種過渡——由手工到計算機的一種過渡，從而探索出自動化檢索的有效途徑。同時，制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、簡潔的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，便于操作和檢索，從而一步步取代手工檢索，實現(xiàn)資源的共享。同時，要學(xué)會資源配置，提前對數(shù)據(jù)進行分析、預(yù)測。有方向、有目的地進行選擇，從而突出重點，使開發(fā)信息具有特色性，積極處理問題。利用現(xiàn)代化科技進行編改修訂，縮短開發(fā)時間，通過開發(fā)新程序、新途徑把最有價值的檔案信息整理好，傳遞給需要的人，為經(jīng)濟建設(shè)作出貢獻。

（責(zé)編 田彩霞）

余明紅（1968—），女，湖北咸寧人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理方向。