向薇 武漢城市職業(yè)學(xué)院

現(xiàn)代檔案管理中計(jì)算機(jī)的運(yùn)用研究

向薇 武漢城市職業(yè)學(xué)院

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已逐漸深入社會(huì)生活，同時(shí)檔案管理工作也廣泛地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步形成了現(xiàn)在的電子檔案管理系統(tǒng)。本文以計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用為主題，介紹了計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀、應(yīng)用優(yōu)勢、實(shí)踐途徑等，并就計(jì)算機(jī)應(yīng)用存在的問題進(jìn)行了分析。

檔案管理 計(jì)算機(jī) 應(yīng)用 分析

隨著改革開放和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人們對它的預(yù)料，使得它在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用范圍迅速擴(kuò)展。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料，目前有許多單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門的工作人員對檔案工作的重視程度提高，都在開展檔案現(xiàn)代化管理工作，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案中，都取得了很多的經(jīng)驗(yàn)及成績。雖說利用計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案工作中如收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、鑒定、檢索、利用及編研等各項(xiàng)工作進(jìn)行輔助管理。但在應(yīng)用中仍存在著一些問題，有的軟件系統(tǒng)管理功能不盡完善等。所以檔案部門在選購現(xiàn)代化設(shè)備時(shí)應(yīng)進(jìn)行合理配置。

1.系統(tǒng)的建立和數(shù)據(jù)的錄用。從目前實(shí)際情況看，計(jì)算機(jī)在檔案部門是使用較廣的一種設(shè)備，軟件成果比較多，有許多單位都建立了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。但是，在檔案管理實(shí)際工作中利用計(jì)算機(jī)全部功能以及全方位為用戶提供信息服務(wù)的部門較少，大多數(shù)檔案部門還處在基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作和初級(jí)管理階段，也就是說目前的各種功能軟件應(yīng)用性差，妨礙了計(jì)算機(jī)功能的發(fā)揮。出現(xiàn)這種狀況的主要原因，是檔案部門信息量大，且相互之間互有聯(lián)系，所以在原始檔案的信息整理、加工、摘錄和著錄工作中，就需要大量的人力和物力。實(shí)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，必須對原有的各種檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定、整理和剔除，把有價(jià)值的檔案按專業(yè)、類型分開，并對每一份檔案的內(nèi)容進(jìn)行概述或摘錄其主要技術(shù)參數(shù)和寫出標(biāo)準(zhǔn)摘錄卡，然后按照數(shù)據(jù)庫要求輸入計(jì)算機(jī)。象這樣大型的數(shù)據(jù)庫如果系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，就會(huì)直接影響計(jì)算機(jī)作用的發(fā)揮。

目前建立如此大的數(shù)據(jù)庫的錄人工作。可采取以下幾種措施：

（1）檔案部門在整理歸檔時(shí)要對新歸檔的文件、資料、圖紙按著錄要求辦理，一次成型輸入計(jì)算機(jī)。

（2）由于科技檔案涉及面廣，技術(shù)性較強(qiáng)，檔案部門可聘請有關(guān)人員到檔案部門直接進(jìn)行檔案的摘錄和著錄工作。

（3）也可在本單位各科室抽調(diào)有關(guān)專業(yè)人員集中力量協(xié)助檔案部門突擊一段時(shí)間，完成對歷史資料的整理和著錄工作。

（4）利用假期邀請檔案專業(yè)學(xué)生到各檔案部門幫助工作或?qū)嵭杏袃斾浫朔?wù)。以便盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫。如果沒有條件建立數(shù)據(jù)庫，檔案部門可分類建立一些切實(shí)可行、利用率高的專題目錄，為以后合理應(yīng)用和選擇檔案管理自動(dòng)化打好基礎(chǔ)。

2.應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)目前，光盤技術(shù)發(fā)展快捷，此技術(shù)已彌補(bǔ)了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和縮微技術(shù)在檔案使用中的某些不足，它既可以存儲(chǔ)、顯示文字和圖形資料，又可聯(lián)網(wǎng)達(dá)到資源共享和文獻(xiàn)資料的遠(yuǎn)距離傳輸。特別是光盤處理系統(tǒng)在不斷完善，如寬幅面的圖紙光盤處理系統(tǒng)、繪圖系統(tǒng)等，更適于科技檔案部門使用。通過有關(guān)資料對光盤技術(shù)的分析認(rèn)為，光盤技術(shù)可在檔案管理中發(fā)揮以下五個(gè)方面的功能:

一是光盤的存儲(chǔ)量大，可以實(shí)現(xiàn)檔案的“海量”儲(chǔ)存功能。二是有較高的可靠性。由于光盤記錄介質(zhì)是密封在兩層透明的有機(jī)玻璃中間即便是表層附有塵埃顆粒或受輕微的劃傷，都不會(huì)影響信息的讀與寫，所以光盤上的記錄信息是不易丟失的。

三是對各種信息處理方便、快捷。

四是對已購置計(jì)算機(jī)的單位，在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)充，可配置光盤驅(qū)動(dòng)器、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備，這就大大節(jié)省了經(jīng)費(fèi)開支。

五是光盤技術(shù)系統(tǒng)具有永久保存檔案信息的功能。

3.計(jì)算機(jī)功能的合理設(shè)計(jì)。目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)水平在不斷提高，各種軟件層出不窮，要建立一個(gè)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，檔案人員必須提出合理的設(shè)計(jì)方案，以滿足檔案工作的自動(dòng)化管理。為此，各級(jí)各類檔案工作人員必須盡快掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況，合理確定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能，在具體操作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)首先要合理和具有一定的先進(jìn)性。即系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)是否遵循軟件工程的設(shè)計(jì)理論，是否采用了先進(jìn)技術(shù)具有一定系統(tǒng)化的管理功能。即包含從檔案的產(chǎn)生到銷毀全過程的操作程序。例如，從收發(fā)文的登記到歸檔時(shí)的目錄登記以及倒排文的建立與查詢、主題詞組配、關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引和各種數(shù)據(jù)庫檢索工具等。這項(xiàng)工作可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的輔助來實(shí)現(xiàn)，若是單機(jī)就必須互相交換軟盤或光盤來實(shí)現(xiàn)立卷和管理兩個(gè)工作環(huán)節(jié)的信息共享。再是要能夠?qū)n案的收集、管理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、檢索、利用、編研和銷毀各項(xiàng)工作進(jìn)行輔助管理。其次是通過信息反饋構(gòu)成一個(gè)完整的控制系統(tǒng)，能夠全面提高各種文件材料、檔案管理工作質(zhì)量和效率，減少人力和物力的投人。

（2）系統(tǒng)功能要具有一定的通用性和易植性。通用性和易植性是相輔相成的，通用性越強(qiáng)，其易植在不同機(jī)型、不同單位的可能性就越大。但我們以往建立的系統(tǒng)功能多是以滿足本單位、本部門工作需要為主要目的的，其通用性較差。因此，首先要為用戶提供一個(gè)通用性和易植性較好的檔案管理開發(fā)環(huán)境，以滿足不同層次、不同要求的用戶。二是提供優(yōu)秀軟件系統(tǒng)，簡化漢字輸入和上機(jī)操作程序。三是建立良好的售后跟蹤服務(wù)工作，不斷滿足檔案工作發(fā)展的要求。

（3）系統(tǒng)功能要具有良好的實(shí)用性與完善性。即系統(tǒng)是否包括了常見的數(shù)據(jù)增、刪、改、檢索、統(tǒng)計(jì)、 、編目和檔案借閱、詞表處理等多種功能，這些功能可極大地提高工作效率。

（4）系統(tǒng)操作要簡便、易學(xué)，具有良好的人機(jī)界面，簡單明了的菜單選擇和豐富的隱含操作命令。

［1］陶洪霞.高校檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化［J］.檔案.2000（05）

［2］李兆明.檔案管理前期一體化的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)［J］.檔案學(xué)通訊.2000（05）

［3］陳艷.計(jì)算機(jī)管理檔案優(yōu)越無比［J］.湖北檔案.1999（06）

向薇（1986-），女，湖北仙桃，武漢城市職業(yè)學(xué)院助教，研究方向：人事管理。