臧艷

內(nèi)蒙古電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高職院校檔案信息化的主要問題及策略

臧艷

內(nèi)蒙古電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著現(xiàn)代計算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展，高職院校的信息化建設(shè)更是在不斷的進(jìn)步，高職院校中檔案的信息化建設(shè)，不僅是檔案事業(yè)發(fā)展中重要的變革，同時也是高職院校檔案工作由靜態(tài)、封閉的管理方式轉(zhuǎn)向更自由的信息化管理方式的必經(jīng)之路。本文從現(xiàn)階段高職院校的檔案事業(yè)工作中具體分析了檔案信息化管理方式所面臨的主要問題，并對此提出了促進(jìn)高職院校檔案信息化事業(yè)發(fā)展的手段和策略。

高職院校檔案信息化；實(shí)際問題；策略

高校檔案是記錄學(xué)校日常事務(wù)及學(xué)校歷史發(fā)展的重要方式之一，它不僅是學(xué)校真實(shí)的歷史寫照，更是衡量學(xué)校管理水平的重要因素。高等院校的檔案管理作為我國高校教育事業(yè)的重要組成部分，在高校事業(yè)管理中的地位中不斷的提升，同時為了更好地服務(wù)于學(xué)校事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，更需要加強(qiáng)高校檔案的信息化管理。提高高職院校的檔案信息化的管理水平對高校教育事業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。

1 現(xiàn)階段我國高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

對于我國來說，現(xiàn)階段高校教育事業(yè)的發(fā)展還不夠完善，大多數(shù)的高職院校對檔案的管理意識不強(qiáng)，檔案管理的水平和條件較低，對檔案信息化的建設(shè)方面也普遍存在著許多的現(xiàn)實(shí)問題有待解決。

1.1 高職院校對檔案的信息化建設(shè)不夠重視

在高職院校的實(shí)際管理中，大多數(shù)的高校負(fù)責(zé)人對檔案信息化的管理意識不強(qiáng)，他們往往招聘的檔案管理人員都是非專業(yè)性質(zhì)的員工，這些招聘到的檔案管理人員很少的能掌握和了解檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識，這就導(dǎo)致了他們在對檔案的管理中仍然重復(fù)采用傳統(tǒng)模式下的管理方式的現(xiàn)象，這種只對檔案進(jìn)行靜態(tài)的處理，而非對檔案進(jìn)行信息化的管理，造成了高職院校的檔案信息化建設(shè)的落后。

1.2 高職院校在檔案信息化管理中所使用的管理設(shè)備準(zhǔn)備不足

在高職院校的檔案管理中，雖然會配制計算機(jī)、打印機(jī)等相關(guān)的電子設(shè)備，但對檔案的信息化建設(shè)的要求來說確實(shí)與之不適應(yīng)的，在實(shí)際應(yīng)用中，這些落后的檔案管理設(shè)備不能滿足于檔案信息化的管理和建設(shè)，而且，對于計算機(jī)的運(yùn)用還停留在對檔案的日常管理上，在使用計算機(jī)的信息化方法上還不夠合理，這就導(dǎo)致了高職院校在對檔案的信息化管理中缺少了硬件設(shè)備和專業(yè)技術(shù)的支持，不利于檔案信息化的發(fā)展。

1.3 高職院校檔案信息化建設(shè)的管理制度不完善，缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

首先，高職學(xué)院的檔案管理工作并不像其他教學(xué)科目那樣有足夠的重視，對檔案的管理來說，往往被學(xué)校看成是一個獨(dú)立的管理部分，檔案的信息化建設(shè)排斥在學(xué)校整體的管理建設(shè)之外，檔案的管理制度不夠整體和完善。其次，高職院校對檔案的信息化建設(shè)中缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在管理和建設(shè)中有較大的隨意性和綜合性，很少的會去對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和建設(shè)，造成了高職院校中的檔案信息化管理和建設(shè)的混亂現(xiàn)象。

2 高職院校檔案信息化管理和建設(shè)的方法及對策

2.1 加強(qiáng)學(xué)校的組織領(lǐng)導(dǎo)，注重檔案的信息化建設(shè)

在高職院校的檔案管理和建設(shè)中，學(xué)校的各級組織和負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對檔案信息化的管理和重視，注重檔案的管理對學(xué)生的學(xué)習(xí)作用。檔案信息資源對于學(xué)校來說是不可或缺的可控資源，加強(qiáng)高職院校的組織領(lǐng)導(dǎo)，樹立起重視檔案的信息化建設(shè)的意識，這樣，才能加大對學(xué)校檔案信息化管理和和建設(shè)中人力和財力的投入，為檔案的信息化建設(shè)提供良好的硬件條件和發(fā)展空間，才能讓檔案管理人員在自身的崗位中能積極的參與其中，做好檔案的管理和建設(shè)工作。

2.2 完善高職院校對檔案管理建設(shè)的制度和機(jī)制

要做好檔案信息化的管理和建設(shè)，就要建立統(tǒng)一的、科學(xué)的、規(guī)范的管理制度和工作機(jī)制，健全規(guī)章制度，明確責(zé)任制度，統(tǒng)一規(guī)范管理，只有這樣，高職院校的檔案管理和建設(shè)才能科學(xué)的運(yùn)行和使用，保持檔案管理信息化的安全性、規(guī)范性和完整性，使高校院校的檔案管理系統(tǒng)有效的履行其管理職責(zé)。

2.3 加強(qiáng)高校院校檔案管理人員的建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性和責(zé)任性

檔案管理人員的素質(zhì)水平直接影響到高校院校檔案信息化的管理和建設(shè)，因此，高職院校要通過各種方法來加強(qiáng)高校檔案管理人員的專業(yè)性，提高檔案管理人員的管理素質(zhì)。首先，學(xué)校要吸收專業(yè)的檔案管理人員，建立一支高素質(zhì)人才的檔案管理隊(duì)伍，及時調(diào)整和補(bǔ)充檔案管理人員，確保檔案管理工作的科學(xué)性和完整性。其次，高職院校要不斷的增強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，創(chuàng)新檔案的管理和建設(shè)的手段、方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，不斷的更新和增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識，從分調(diào)動起檔案管理人員的工作積極性，提高業(yè)務(wù)能力。

2.4 加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理方式

高職院校的檔案管理和建設(shè)需要信息化管理的加入，推進(jìn)高職院校檔案管理工作中檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化，是高校院校檔案信息化的重要方式之一，因此，學(xué)校要加大對檔案管理的資金投入，積極引進(jìn)專業(yè)的、先進(jìn)的設(shè)備和管理方式，建立專業(yè)的檔案管理和建設(shè)隊(duì)伍，充分利用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，對檔案中的信息進(jìn)行整理、搜集和分析，從而提高高校院校中信息資源的充分利用，加強(qiáng)高校院校檔案信息化的建設(shè)，創(chuàng)新管理方式，使得檔案工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公發(fā)展、實(shí)現(xiàn)無紙化的辦公，真正做到現(xiàn)代化的辦公，利于人們的使用和管理。

3 總結(jié)

對高職院校檔案進(jìn)行信息化管理，是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，利用先進(jìn)性的信息化管理方式充分發(fā)揮出學(xué)校檔案信息資源的作用，從長遠(yuǎn)的目光來看，是每個高職院校所必經(jīng)的發(fā)展之路。因此，學(xué)校各部門之間要加強(qiáng)聯(lián)系，統(tǒng)一規(guī)劃，加大對信息化建設(shè)的重視和投入，從上而下的建設(shè)和管理好檔案的信息化建設(shè)，為高職院校的整體綜合管理和發(fā)展提供重要的支持。

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[2]梁杰,賀元成,溫懷玉等.高職院校教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探索[J].內(nèi)江師范學(xué)院學(xué)報,2011,26(9):113-115.

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臧艷（1973-），女，蒙古族，吉林通榆人，內(nèi)蒙古電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，本科，經(jīng)濟(jì)管理，經(jīng)濟(jì)師、館員（檔案）。