黃珺

邵陽市第二人民醫(yī)院

新時期醫(yī)院檔案管理中的常見問題及解決策略研究

黃珺

邵陽市第二人民醫(yī)院

隨著信息時代的來臨，醫(yī)院在檔案管理時普遍采用了信息化的管理方式，進(jìn)入了檔案管理的新時期。然而，在新時期中醫(yī)院的檔案管理仍然存在一些的問題，這些問題既體現(xiàn)在管理模式上，也體現(xiàn)在管理技術(shù)和管理者的素質(zhì)上,這給醫(yī)院檔案管理工作效率的提升帶來了明顯的阻礙，因此有必要通過總結(jié)分析，找到科學(xué)的解決策略，為新時期醫(yī)院檔案管理工作開辟出新鮮的途徑。本文即以此為出發(fā)點(diǎn)，對新時期醫(yī)院檔案管理工作提出了一些實(shí)用性的建議，希望對醫(yī)院的檔案管理工作有所啟發(fā)。

新時期；醫(yī)院；檔案管理；常見問題；解決策略

前言

進(jìn)入新時期，醫(yī)院的檔案管理工作在改革中持續(xù)前進(jìn)，在逐漸摒棄傳統(tǒng)的、效果低下的檔案管理方式的過程中，醫(yī)院也對信息化的檔案管理方式作出了很多新的嘗試，這對于醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展是非常有利的，但這些嘗試并不成熟，并受到檔案管理工作中的常見問題的制約，無法真正形成管理模式實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)效的提升。接下來對醫(yī)院檔案管理中的常見問題進(jìn)行分析，以找到應(yīng)對策略使醫(yī)院的檔案管理工作效果得到穩(wěn)步提升。

1.新時期醫(yī)院檔案管理中的常見問題

1.1 檔案管理者管理能力差、管理素質(zhì)差

醫(yī)院在長期的經(jīng)營中，會產(chǎn)生各種各樣的重要檔案，這些檔案都是重要的資料，必須通過檔案管理工作進(jìn)行妥善保管。然而在新時期，醫(yī)院檔案管理中仍然存在檔案管理工作人員管理能力差、管理素質(zhì)低的情況，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作效果的提升。具體表現(xiàn)在，第一，檔案管理者檔案管理能力欠缺，不能對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)管理，重要的文件不能及時移交；第二，檔案管理者責(zé)任心差，不能正確處理檔案，存在擺放不正確甚至隨意丟棄的行為。

1.2 醫(yī)院管理層缺乏對檔案管理的必要認(rèn)識

檔案管理工作在醫(yī)院中是非常重要的，很多檔案是醫(yī)院的第一手資料，是醫(yī)院寶貴的財富，具有不可忽視的重要價值，醫(yī)院管理層對此應(yīng)當(dāng)保持清醒的認(rèn)識。然而，一些醫(yī)院的管理層卻并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，沒有給予檔案管理工作足夠的監(jiān)督和指示，長期對檔案管理工作的輕視甚至忽視，必然會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏秩序和規(guī)范，大大降低了醫(yī)院檔案管理的效果。

1.3 不能科學(xué)應(yīng)用信息化的管理技術(shù)

在現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理中，信息化的管理技術(shù)和管理軟件的應(yīng)用是必不可少的，而目前我國醫(yī)院在應(yīng)用信息化的檔案管理技術(shù)時的效果卻不盡如人意。具體表現(xiàn)在，一方面，一些醫(yī)院仍然沿用老套的檔案管理方式，信息化的管理技術(shù)應(yīng)用較少，制約了檔案管理能力的提升；另一方面，一些醫(yī)院雖然應(yīng)用了信息化的管理軟件和管理系統(tǒng)，但是卻管理軟件和管理系統(tǒng)的應(yīng)用卻不夠科學(xué)，或不能完全發(fā)揮軟件和系統(tǒng)的作用，或錯誤利用其功能導(dǎo)致管理混亂。

2.新時期醫(yī)院檔案管理的解決策略

2.1 強(qiáng)化意識，端正態(tài)度

在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時，應(yīng)當(dāng)首先強(qiáng)化管理意識，端正管理者的管理態(tài)度，強(qiáng)化其管理責(zé)任心，使其盡心盡力的投入到檔案管理工作當(dāng)中，增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的有序性。當(dāng)然，惡應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化醫(yī)院管理層的檔案管理認(rèn)知，使管理層認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義所在，從而使管理層對檔案管理者施加足夠的壓力，使檔案管理者產(chǎn)生努力工作的動力。在我國醫(yī)療建設(shè)普遍開展的當(dāng)前，強(qiáng)化檔案管理意識必須堅(jiān)持從上到下地進(jìn)行，使管理層和檔案管理工作者都能夠認(rèn)識到檔案管理工作的意義，逐漸形成健康的檔案管理環(huán)境。

2.2 健全制度，完善規(guī)則

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時，健全的管理制度和完善的管理規(guī)則的輔助是必不可少的。在醫(yī)院檔案管理制度普遍不夠完善甚至缺乏可行性的當(dāng)前，應(yīng)當(dāng)基于檔案的機(jī)密性，建立一套要求細(xì)致的、管理責(zé)任嚴(yán)格落實(shí)到人的檔案管理制度，通過檔案管理制度的約束作用，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院分散、復(fù)雜、機(jī)密的檔案資料的嚴(yán)格管理。并且，應(yīng)當(dāng)力求一旦出現(xiàn)資料缺失、損毀等現(xiàn)象，能夠第一時間找到責(zé)任人，追究其管理責(zé)任，并以此為壓力，確保檔案管理者在形式檔案管理職權(quán)時能夠正確、合理、符合制度規(guī)定。

2.3 引進(jìn)技術(shù)，應(yīng)用系統(tǒng)

在新時期，醫(yī)院檔案管理工作最顯著的特色就是信息化管理技術(shù)和管理系統(tǒng)的應(yīng)用?；诖?，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并通過職業(yè)化的培訓(xùn)，使檔案管理工作者牢固掌握管理系統(tǒng)的正確應(yīng)用方式，從而通過信息化的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理效果的真實(shí)提升。當(dāng)然，對于無法掌握信息化管理技術(shù)的老年管理者，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)基于人性化的原則為其尋找其他崗位，由年輕的、具有信息技術(shù)應(yīng)用能力的人來利用信息化的管理系統(tǒng)開展檔案管理工作?？傊?，利用信息化的檔案管理系統(tǒng)開展檔案管理工作，已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理工作的必然趨勢，這種趨勢是不可阻擋的。

總結(jié)

醫(yī)院的檔案管理工作，涉及到許多醫(yī)院的重要資料和機(jī)密資料，可謂關(guān)系重大，在這方面萬不可掉以輕心。在新時期，醫(yī)院的檔案管理工作面臨著新的發(fā)展挑戰(zhàn)，必須端正態(tài)度、重視技術(shù)、落實(shí)責(zé)任、穩(wěn)步推進(jìn)，摒棄傳統(tǒng)的、老套的、效率低下的管理模式，運(yùn)用新興的、信息化的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，輔以責(zé)任意識、創(chuàng)新意識，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作效果的提升。相信隨著醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展進(jìn)步，醫(yī)院在檔案管理方面一定會步入新的領(lǐng)域，取得更高的質(zhì)量。

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