李云娟

摘 要：討論了電力企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化管理方法，旨在為提升電企檔案管理效率而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案；檔案管理；現(xiàn)代化

在當(dāng)前，在數(shù)字化環(huán)境和設(shè)備中形成，以數(shù)碼形式存儲于光盤、磁盤等載體，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對各類信息進(jìn)行處理的電子檔案的產(chǎn)生，改變了多年來紙質(zhì)文書檔案“記賬式”存檔的格局。伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)代文書檔案呈現(xiàn)出了種類、內(nèi)容、形式的多樣化特點(diǎn)，這使得檔案管理模式也隨之發(fā)生了巨大變化，無論是“集中統(tǒng)一”的管理體制還是“條塊結(jié)合”的運(yùn)行模式，都不同程度的顯現(xiàn)出與檔案特點(diǎn)之間的相互矛盾和相互掣肘。在新形勢下，解決這一矛盾的唯一途徑是實(shí)行檔案現(xiàn)代化管理模式，而現(xiàn)代化檔案管理模式的成型，則需要企業(yè)對現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施進(jìn)行一系列的改革和升級。對此，本文圍繞電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理模式的構(gòu)建進(jìn)行了探討。

1 加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練和運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù)，勝任計(jì)算機(jī)時代的文書檔案管理工作。電力企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化訓(xùn)練，對檔案專（兼）職工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。只有這樣才能在實(shí)踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務(wù)意識和管理水平。

2 建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制

在實(shí)踐中，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制的建立有賴于科學(xué)合理的管理制度，因此，在實(shí)踐中，電企領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)制定完善的檔案管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立現(xiàn)代化檔案管理指標(biāo)，規(guī)范檔案管理流程，全面加強(qiáng)檔案管理力度和提升檔案管理水平。在工作實(shí)踐中，企業(yè)管理層可通過向檔案管理人員滲透檔案管理理念和思想等方式來激發(fā)管理人員的工作熱情，進(jìn)而，用制度來加強(qiáng)對檔案管理工作的約束。其中，制度建設(shè)需體現(xiàn)三個原則：①人性化原則，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，從加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和解決管理人員在工作中所面臨著問題入手，消除其后顧之憂；②法律性原則，要在制度中體現(xiàn)檔案管理的保密性，體現(xiàn)檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性和法律性；③權(quán)威性原則，要讓檔案管理人員正確認(rèn)識制度的建立意義，讓他們感受制度的權(quán)威，感受檔案管理工作的重要性。

3 加強(qiáng)軟硬件設(shè)施庫建設(shè)

軟、硬件設(shè)施是數(shù)字檔案庫建設(shè)的主要媒介，在實(shí)踐中，電力企業(yè)必須要通過加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)來提升數(shù)字化檔案庫的功效，實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理。首先，在硬件方面，電力企業(yè)需要建立一個以計(jì)算機(jī)為載體的檔案信息采集、歸檔管理和錄入檔案庫的工作平臺，實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)數(shù)字化，信息傳送網(wǎng)絡(luò)化。其次，在軟件方面，電力企業(yè)應(yīng)組建內(nèi)部局域網(wǎng)計(jì)算機(jī)組，利用局域網(wǎng)中的文件管理、應(yīng)用軟件共享、打印機(jī)共享等功能，實(shí)現(xiàn)全面檔案管理工作數(shù)字化；同時引進(jìn)檔案管理軟件，目前在我們電力系統(tǒng)應(yīng)用較為廣泛的是協(xié)同辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公的所有功能，最后環(huán)節(jié)是歸入檔案庫由管理人員按分類歸檔電子文件。

4 加強(qiáng)文書檔案管理

強(qiáng)化檔案管理的主要手段有三種。

一是要對檔案信息來源進(jìn)行歸納整理。檔案信息的來源往往是檔案的實(shí)際形態(tài)，在實(shí)踐中，企業(yè)可為每一個部門配備計(jì)算機(jī)和兼職信息錄入人員，通過計(jì)算機(jī)的資源共享，檔案管理部門定期將各部門的檔案信息進(jìn)行匯總，為每一個部門配置一個專門的信息來源窗口，并歸納好如責(zé)任者、文件號、題名、日期和頁數(shù)等詳細(xì)信息，從而提升檔案信息來源的管理效能。

二是要做好定期歸檔工作。在實(shí)踐中，企業(yè)需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立至少三四個檔案庫，一是臨時檔案庫，主要負(fù)責(zé)存儲經(jīng)過立卷處理的工程檔案信息；二是具有索引和關(guān)鍵詞查詢功能的主檔案庫，負(fù)責(zé)儲存各項(xiàng)經(jīng)過審計(jì)核實(shí)的工程檔案信息；三是通用檔案庫，主要為各部門提供查詢服務(wù)。四是不歸檔庫，主要是存儲銷毀文件的信息。其中，臨時數(shù)據(jù)庫中的檔案信息不宜存放太長時間，要定期進(jìn)行歸檔處理。在歸檔過程中，錄入通用檔案庫的檔案信息需要進(jìn)行敏感或重要信息篩選和剔除處理，以消除潛在的風(fēng)險隱患。

三是要將檔案庫視作企業(yè)的信息產(chǎn)品來管理，并依照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理方式，通過質(zhì)量控制體系進(jìn)行監(jiān)管。在管理過程中，企業(yè)可將檔案內(nèi)容通過組織協(xié)調(diào)組建一個體系，在這一體系中，管理者將檔案庫維護(hù)作為一個單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，并建立評價機(jī)制，采用模擬檢索形式審查檔案庫的設(shè)計(jì)是否科學(xué)合理，檢查數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，并評價在數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等環(huán)節(jié)是否提升了工作效率。

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