王軍

摘 要：人事檔案作為檔案的一種特殊形式，由于其常作為辨別人才、選拔人才的參考依據(jù)之一，因此人事檔案的真實性、可靠性、完整性值得深究。在人事檔案保管過程中，人事檔案管理人員由于種種原因?qū)е聶n案漏洞百出，讓人深感遺憾。本文以實際案例為例，和大家一起探索人事檔案管理工作中存在的風險及處理對策。

關鍵詞：人事檔案；管理；風險；對策

1 引語

21世紀的競爭是人才的競爭，而人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。因此，管好、用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著非常重要的作用。人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，也是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案管理是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用等活動的總稱，是人事工作的重要組成部分。

隨著各項制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事檔案管理工作應如何主動順應時代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們檔案管理者需要面對和認真思考的問題?，F(xiàn)通過實際案例，和大家一起探討人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決的辦法。

2 案例

案例一：

1999年2月，某縣甲機關新辦公樓落成，甲機關陸續(xù)從原辦公樓搬遷到新辦公樓內(nèi)，而檔案卻在老辦公樓內(nèi)沒有搬運。隨后，甲機關開始實施干部職工聘任工作，原檔案員王某調(diào)離原工作崗位，辦公室負責人及新檔案員徐某到位。1999年9月，辦公室一行數(shù)人及原檔案員王某到老辦公樓搬運檔案，在搬運裝車時，由于檔案及有關裝具數(shù)量過多，局機關一輛小型工具車裝運不下，故雇了幾輛人力三輪車幫助裝運，但未派工作人員押車。檔案運到新辦公樓后，直接存放在檔案室內(nèi)，原檔案員王某未對檔案及時進行清點。1999年10月，新檔案員徐某拿到檔案室鎖匙后，未與王某辦理檔案移交手續(xù)，未對庫存檔案進行清點及清理。直到2000年5月檔案員徐某在查閱利用檔案時，發(fā)現(xiàn)1991年、1992年、1993年等3個年度檔案遺失。

案例二：

2008年12月，某市檔案局接到群眾舉報，反映本市某國有公司職工檔案管理存在違法現(xiàn)象。經(jīng)市檔案局執(zhí)法人員調(diào)查核實，1995年12月，該公司以曠工為由將本公司職工種某除名，并將其檔案從本單位轉(zhuǎn)出。由于種某的檔案至今下落不明，該公司又不能提供“轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單”存根、回執(zhí)或轉(zhuǎn)出職工檔案后的催問記錄等確鑿證據(jù)，證明本單位已將該職工檔案轉(zhuǎn)往其戶口所在地的街道勞動部門，客觀上造成了丟失職工檔案的危害后果。

3 人事檔案存在的風險點

通過以上案例可以發(fā)現(xiàn)，不同單位在處理人事檔案上存在各種管理工作漏洞，現(xiàn)我們一起來總結一下各種存在的風險點。

3.1 人事檔案管理重視程度不夠。

一直以來，相當一部分人包括部分領導干部對人事檔案管理工作都存在錯誤認識，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不會給單位帶來經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。由于這些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，人事檔案的管理就這樣默默地被遺棄在單位的小角落里，情況變得越來越被動，越來越糟糕。

3.2 檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高。

人事檔案管理是一門博大精深的學科，是致力于針對人事檔案管理提出的一門學問。由于受各種因素制約，大部分檔案管理人員是兼職，知識面狹窄，水平不高，達不到形勢發(fā)展需要，停留在你來我借上，沒有做好人事檔案管理與單位發(fā)展相結合文章，也沒有將檔案管理人員素質(zhì)建設納入到日常工作中去，影響了人事檔案工作的順利開展。

3.3 管理方式單一，管理手段落后

在人事檔案的管理方式上，無論黨政機關部門還是企事業(yè)單位，無論是正式人員還是流動人員，都應使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式來進行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門別類地制定標準來管理，而形成了千人一面的現(xiàn)象和狀況。大部分檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。

3.4 人事檔案管理信息化、科學化、現(xiàn)代化跟不上時代的發(fā)展

在檔案管理手段上，有的單位沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。隨著科學的進步發(fā)展，很多單位慢慢擺脫了紙質(zhì)檔案，但是，對于怎樣良好利用先進的技術手段，很多檔案管理人員只是簡單地把個人信息輸入計算機，用檢索信息和資料查閱還是手工操作，對先進的檔案管理技術還沒有真正運用自如。檔案管理的工作效率還是沒有提高，檔案的安全管理欠缺。

3.5 存在棄檔和人檔分離現(xiàn)象和造假現(xiàn)象

隨著社會的快速發(fā)展，工作競爭力加強，人員的流動速度也在不斷加快，越來越多的人員開始投入到其他行業(yè)。因此，人才資源市場出現(xiàn)了棄檔和人檔分離的現(xiàn)象，給人事檔案管理帶來工作上的壓力日益劇增。同時，社會就業(yè)壓力日益增大，工作單位的聘用要求也在不斷的提高，有些人員在這種壓力之下，不得不選擇造一份假的檔案。

3.6 人事檔案交接手續(xù)不嚴密，責任不清

檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)。

4 人事檔案管理風險對策

人事檔案是對個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作實際等內(nèi)容的真實記載和反映，只有加強人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價值，才能更好地為黨組織、人事部門提供工作參考，才能更好地為人民服務。針對以上存在的問題，就人事檔案管理工作提出以下幾點思考及對策。

4.1 強化檔案意識

4.1.1強化領導干部的檔案意識。

部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，認為檔案工作不是中心工作，因此，投入的精力較少。檔案工作者要努力做好檔案工作，積極挖掘檔案信息，為人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務，使各級領導逐步認識到人事檔案工作的重要性，提高檔案意識，把檔案工作列入重要的工作內(nèi)容，以解決檔案工作設備配備不齊、檔案經(jīng)費不足等問題。

4.1.2提高員工的檔案意識。

人事檔案材料的形成涉及每一位員工不同程度的參與，需要得到他們的支持與幫助才能做好人事檔案管理工作。筆者建議開展人事檔案的宣傳工作，通過制作宣傳材料、開展檔案知識培訓和競賽等多種方式，主動宣傳與員工切身利益相關的人事檔案知識，使他們了解建立人事檔案是為了保障員工的個人權益，是為了組織人事部門選人和用人工作的需要，從而增加人事檔案工作的透明度，揭開人事檔案的神秘面紗，提高員工對人事檔案和人事檔案工作的認識，他們就會支持和配合人事檔案管理部門的工作。

4.2 加強制度建設

人事檔案管理制度是人事檔案管理工作的根本保障。人事部門應根據(jù)國家的有關文件精神，上級檔案行政管理部門的指導性文件，結合本單位的工作特點和人事制度改革對人事檔案工作的要求，制定切實可行的人事檔案收集、鑒定、整理、歸檔、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞、利用和統(tǒng)計等制度，并根據(jù)需要不斷修訂和完善各項制度，將文件的具體要求體現(xiàn)到各項管理制度中。

各項人事檔案管理制度應通過內(nèi)網(wǎng)、公告欄、上墻等方式，使制度落地生根，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。進行人事檔案的移交，應在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等，并在移交文件上簽字蓋章，做到對交接工作負責。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。

4.3 把好檔案材料的收集關

4.3.1把握人事檔案材料形成的源頭。

人事檔案材料，有的是以個人形式形成的，有的是以組織形式形成的，有的是二者共同形成的。做好收集工作的前提條件是把握材料形成的源頭，即知道從何處收集材料。人事檔案材料的形成有一定的規(guī)律，一般集中在組織人事部門和其他與員工發(fā)生聯(lián)系的單位和部門，主要有以下幾種：由人事部門形成員工的年度考核表、轉(zhuǎn)正定級表、干部任免審批表、出國人員審批表、退休人員審批表、聘任專業(yè)技術職務呈報表、調(diào)資表等；由紀檢監(jiān)察部門、司法部門形成的員工處分材料、判決書、調(diào)解書等材料；由大、中專院校形成的員工學歷、學位、學籍等材料。收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

4.3.2廣開收集渠道。

收集工作的主要方法與渠道如下：一是開通檔案室與單位內(nèi)部有關部門的收集渠道，設立部門聯(lián)絡員，通過聯(lián)絡員收集其部門的材料。二是把好“入口關”，即在干部入職時就對其檔案材料進行查漏補缺工作，聯(lián)系其原單位的有關部門，對缺失之處追補材料。三是除了做好常規(guī)材料的收集工作外，還要針對檔案內(nèi)容不全的情況，采取重點收集、跟蹤收集等方式。四是變被動等待歸檔材料為主動收取檔案材料。被動等待檔案材料，往往會造成檔案材料收集不全，檔案管理人員應把握檔案材料收集的主動權，積極主動與材料形成部門和單位聯(lián)系，收取各種歸檔材料，積極開通檔案收集的各種渠道，并通過積極主動的工作，保持渠道的暢通。

4.3.3開展“三齡一歷”審核認定工作。

在工作中，凡是檔案材料中出現(xiàn)員工出生日期、入黨時間、參加工作時間和學歷學位信息記載前后不一致的情況、涂改的情況和有疑問的情況，都要按照有關國家政策和規(guī)定進行審核與認定，確保信息的真實性和準確性。

4.4 嚴格整理檔案材料

人事檔案整理工作是指根據(jù)中組部的有關文件精神，按照一定的原則和方法，對收集上來的檔案材料，以個人為單位進行分類、排列、組合、編目、編號、技術加工和裝訂，使其條理化和系統(tǒng)化的過程。整理后的人事檔案材料分類準確、目錄清楚、層次分明、結構合理、體系完整、裝訂整齊，并保持檔案材料形式和內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，為利用者提供方便條件。整理工作是人事檔案管理工作的基礎工作，非一勞永逸，因為隨著員工人生軌跡的不斷延伸會不斷產(chǎn)生新的人事檔案材料，需要定期進行，方可保證檔案材料的完整和規(guī)范。

4.5 加快檔案現(xiàn)代化、科學化、信息化進程

如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。同時，在規(guī)定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎。

4.6 深度開發(fā)利用人事檔案信息

深層次開發(fā)人事檔案信息資源是指檔案管理者深入研究檔案利用者的需求，從人事檔案中挖掘有關人事信息資源，開展信息材料的編制、分析和研究工作，開發(fā)綜合信息和專題信息，撰寫信息綜述和研究報告，為組織人事等工作提供全方位、多角度的服務。例如，開發(fā)檔案中學歷學位、專業(yè)、研究方向、工作實績等信息，服務崗位管理工作；開發(fā)人事檔案綜合信息，服務人才工作；開發(fā)檔案中重要的人事信息，為人事信息數(shù)據(jù)庫提供準確的人事信息數(shù)據(jù)。深層次開發(fā)人事檔案信息資源工作是人事檔案提供利用工作的高級形式，是檔案管理工作的最高境界，它可最大限度地發(fā)揮人事檔案的作用，使人事檔案管理工作永葆生機與活力。

5 結束語

人事檔案管理是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，它的地位和根本目的就是為人事管理工作服務。要使人事檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，使人事檔案成為真正的人才資料庫，更好地為企業(yè)選賢任能發(fā)揮其作用， 為領導選拔復合型人才提供可靠依據(jù)。

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