左鳳敏

摘 要：本文就電子檔案的利用與管理工作論題，說明了電子檔案的內(nèi)涵；指出了電子檔案利用的方法；闡明了電子檔案整理程序及電子檔案管理措施；論述了電子檔案提供利用的方法。

關(guān)鍵詞：電子檔案；利用；整理；管理

1 電子檔案內(nèi)涵

是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的枝術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。

2 電子檔案的利用

電子檔案這一新生事物越來越被廣泛的利用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，作為檔案管理者就必須認(rèn)清電子檔案性質(zhì)，搞好電子檔案在檔案工作中的利用。

2.1 講求真實(shí)、合法是電子檔案利用的前提

從電子檔案的可修改性我們不難看到這一點(diǎn)，紙質(zhì)檔案雖能修改但沒有電子檔案更好修改，一旦修改后不易留下任何痕跡，更難分辨其真?zhèn)?。針?duì)它的這一特性我們檔案工作者在電子檔案的利用當(dāng)中就要更加遵守職業(yè)道德，真實(shí)、合法的保管電子檔案使電子檔案具有檔案必有的原始性和真實(shí)性，真正的成為合法參考的憑證和依據(jù)。

2.2 掌握電子檔案的操作方法

學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，從而熟練掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)應(yīng)用與操作，以便做好電子檔案的保存與管理。掌握WORD等文檔、表格處理軟件的應(yīng)用以及相關(guān)數(shù)據(jù)編緝與處理軟件的應(yīng)用，便于做好電子檔案的原始信息整理與編輯工作。掌握并熟練應(yīng)用本單位所使用的檔案管理系統(tǒng)。學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的病毒防護(hù)知識(shí)，電子檔案的原始信息的采集有時(shí)靠各個(gè)部門利用郵箱、載體等形式集中傳過來，難免會(huì)感染一些病毒，那么我們就必須掌握計(jì)算機(jī)的病毒防護(hù)知識(shí)，通過對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防護(hù)來減免各種病海對(duì)我們檔案庫的感染與侵入，保證電子檔案的完好性。

2.3 做好電子檔案的初期整理

電子檔案整理的好壞，影響電子檔案的使用性和考察性，這就要求檔案工作者必須務(wù)實(shí)、認(rèn)真、仔細(xì)地做好電子檔案的整理。作為一名檔案工作人員不能只停留于以前的工作程序和方式，要不斷的加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，擴(kuò)充檔案管理方面的新知識(shí)，以便更好的統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案庫，以有利于對(duì)電子檔案的分層分段與初期編輯與整理。必須對(duì)所在的單位，做好各種檔案的歸類。我們需要注意的是單位的主體人決定文書電子檔案的整理與規(guī)劃。例：本人所在的單位屬于職院，它的主體人是學(xué)生和教師，而一般企事業(yè)單位的主體人是單位的職工，所以在整理文書檔案時(shí)一定要搞清單位的主體人。那么我們就以職院學(xué)生口的電子檔案為例大致作以介紹。學(xué)生口電子檔案的整理要緊扣三個(gè)環(huán)節(jié)，即學(xué)生的入學(xué)、在校、畢業(yè)。

2.4 保證電子文件的原始性以及法律憑證作用

電子文件信息與載體的分離性、內(nèi)容的易改性，使得其憑證作用產(chǎn)生疑議。為此，需要對(duì)電子文件的原始性賦予新的解釋：對(duì)一份電子文件來說，只要它內(nèi)容是原來的，是原作者撰寫或制作出來的，以后從未更改過，就應(yīng)當(dāng)承認(rèn)它是原始的，不管它的形式如何變化。這樣我們就拋棄了文件形式的原始性，只要文件所含信息是真實(shí)情況的記錄，就視其有原始性。為確保提供所利用電子檔案所具有的最初的原始性，對(duì)于電子文件本身所存在的局限性，要采取有效的手段予以克服。為其憑證性、有效性提供保障。第一，技術(shù)途徑是保證電子文件真實(shí)性和憑證性的基本前提。第二，法律是保證電子文件真實(shí)性和可靠性的最有力的武器。只有確定了電子文件的法律地位，才有求得電子文件法律憑證作用的解決。第三，有效的管理是保證電子文件真實(shí)性的重要措施。根據(jù)國(guó)際檔案界和國(guó)家檔案局制定的有關(guān)電子文件管理方面的相關(guān)的一些法規(guī)與指導(dǎo)，各負(fù)責(zé)管理的檔案部門在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上科學(xué)的規(guī)定出電子文件的產(chǎn)生、歸檔、鑒定、保管及利用等一系列的制度確保其原始性。

3 電子檔案整理程序

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案等分類管理然后再按項(xiàng)目歸檔。簡(jiǎn)單介紹以下三種：基建檔案：基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃拊，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。設(shè)備檔案單位引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，而且單位的管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附E電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)?？蒲袡n案：科研檔案要先根據(jù)科研項(xiàng)日進(jìn)行分類，再根據(jù)科研項(xiàng)目里的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃分層歸檔整理。

4 電子檔案管理措施

電子檔案有許多不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特性，決定了其在保管與維護(hù)方面的特殊性。電子檔案管理其實(shí)就是如何保護(hù)所存信息能被長(zhǎng)久或永遠(yuǎn)地安全利用，這是一項(xiàng)經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，也是一項(xiàng)技術(shù)性工作，必須采取綜合措施。由于電子文件的特殊性，載體損害、設(shè)備故障、操作失誤、病毒入侵、黑客攻擊、網(wǎng)上篡改、技術(shù)淘汰都可能對(duì)電子檔案的完整安全造成威脅。

1.實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。 一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案安全級(jí)別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行訪問控制。

2.實(shí)現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理。 系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)數(shù)據(jù)訪問的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級(jí)管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。

5 電子檔案提供利用的方法

1.提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之同的信息資源互相交流及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

3.直接利用。是利用者通過檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法?？蔀槔谜咛峁┘夹g(shù)支援，可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這種方法的可能性，由檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少來決定。

做好電子檔案的利用與管理，是一個(gè)值得重視的新課題，做好這方面的工作，就能準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶的需求。