楊映鳳

摘 要： 近年來信息化技術在各個行業(yè)都獲得了廣泛的應用，于此同時以計算機網(wǎng)絡技術為基礎的檔案管理信息化，在其發(fā)展過程中也將面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。本文結合自身工作經(jīng)驗探討了對檔案管理信息的幾點認識，以及檔案管理信息化發(fā)展策略。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢；認識

一、 檔案管理信息化認識

（一）檔案信息標準化

檔案信息標準化是檔案實體管理實現(xiàn)信息管理過程中不可或缺的業(yè)務規(guī)范以及相關技術標準。從實踐來看，該標準、規(guī)范應當由檔案管理部門進行制定、統(tǒng)一施行。對于檔案信息標準化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網(wǎng)絡和檔案信息管理軟件等五個方面的標準化內(nèi)容。

（二）電子檔案特性

信息化檔案管理工作中，可以促使檔案信息檢索查詢、實施利用等更加的方便與快捷，對于實現(xiàn)檔案信息及相關資源的有效共享具有非常重要的作用。就檔案信息數(shù)字化而言，其主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文等數(shù)字化，同時還包括檔案實體圖片化，在此過程中，檔案全文數(shù)字化是整個檔案管理工作數(shù)字化的關鍵所在。

（三）檔案信息網(wǎng)絡化

通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術的運用，將經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案資源信息進行網(wǎng)絡化，建立科學、合理、高效率的檔案信息網(wǎng)站，通過檔案信息網(wǎng)站的建立，方便公眾進行檔案信息查詢，并且實現(xiàn)相關資源信息的共享。改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性，提高檔案信息社會化利用的便捷性。檔案信息網(wǎng)絡化的實現(xiàn)，使得檔案資源信息可以為社會成員所共享，對于不同空間的多個用戶，獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務質(zhì)量和效率得以提高

二、檔案管理信息化發(fā)展策略

（一）轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發(fā)展。為了適應新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時代的步伐，努力改變舊的傳統(tǒng)觀念，加強檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質(zhì)和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化建設才能獲得保障。

（二）制定信息化發(fā)展目標，并嚴格執(zhí)行

實際工作中，要從全局考慮，兼顧長期目標和近期目標，并使之有機結合，目標的確定和部署，必須堅持一定的原則，即科學性、實用性、適用性。在制定長期目標時，應以戰(zhàn)略性的高度，縱觀全局，不忽視細節(jié)，運用科學合理的方法，對全局進行深入的了解和細致的分析，使目標的質(zhì)量獲得保證，全局統(tǒng)一為一個有機的整體，不局限與當前，而是以長遠的觀點，考慮到信息化建設將來發(fā)展的需要，留下兼容、再擴充的富余空間，避免資源的浪費。在制定近期目標時，其側重點在于目標的實用性和可行性。在信息化建設的初級階段，即進行基礎業(yè)務的建設時，需要對現(xiàn)有檔案資料進行整理，工作必須認真仔細，不允許出現(xiàn)錯誤和遺漏，對于檔案資料而言，其正確性是至關重要的，因此在整理檔案資料時必須確保其正確無誤，并嚴格遵守標準化的要求。在對檔案館藏進行整理時，優(yōu)先對重要檔案進行數(shù)字化處理，對于沒有價值的資料應該根據(jù)要求銷毀，避免重復勞動，浪費時間和資源，這也是實施信息化的客觀要求。

（三）信息化建設過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設備統(tǒng)一管理

配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設備各單位各部門各自為政，信息化手段、設備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設備可實現(xiàn)字符識別，自動轉化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供保障。

（四）檔案信息規(guī)范管理機制

進一步規(guī)范管理機制，統(tǒng)一管理標準在各大檔案管理機構中，各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關系，其在錄入計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)以后就會成為數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段與運行程序之間相互依存的邏輯關系，從而共同組成計算機檔案管理網(wǎng)絡化的依據(jù)，其關系到整個檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整性與安全性，因此，規(guī)范的管理機制和統(tǒng)一的管理標準就成為必不可少的要求。這樣檔案信息化管理為利用服務提供了方便。否則，如果各單位檔案部門沒有規(guī)范的制度，不按統(tǒng)一的標準去處理，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也難以實現(xiàn)。

（五）檔案信息化標準制定

確保用戶能夠高效、快捷獲取檔案數(shù)據(jù)庫信息，是數(shù)據(jù)檔案信息化建設的根本目標，而這一目標的實現(xiàn)，則依賴于規(guī)范化和標準化的實施。進行檔案管理時，檔案內(nèi)容、編號以及分類和案卷目錄的編制，必須符合標準化的要求，對于不同的項目，也應該實施標準化。此外，還要防止傳統(tǒng)檔案信息資源的重復開發(fā)和應用，有效避免資金和資源的浪費，實現(xiàn)檔案信息化資源的合理共享。

三、結語

總之，相比傳統(tǒng)的檔案管理而言，信息化檔案管理可促進檔案信息資源的有效開發(fā)與應用，為社會提供更多的資源和服務。在工作中，必須重視信息化的建設，推動和促進檔案管理信息化建設的健康發(fā)展。

參考文獻：

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