馬卓

摘要：隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和教育教學(xué)的全面深化改革，二級(jí)學(xué)院的發(fā)展顯得尤為重要，而教學(xué)檔案作為二級(jí)學(xué)院發(fā)展和改革的真實(shí)記錄，是極為重要的信息資源，所以加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理已然成為高校檔案管理工作需要嚴(yán)肅思考的問題。本文結(jié)合筆者從事高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的日常管理工作實(shí)際情況，做一點(diǎn)探討和交流。

關(guān)鍵詞：高校二級(jí)學(xué)院;教學(xué)檔案;管理

高校的二級(jí)學(xué)院是高等院校按學(xué)科或職能設(shè)置的教學(xué)、科研機(jī)構(gòu)，是高校教學(xué)工作的基本運(yùn)行單位，是人才培養(yǎng)的具體實(shí)施者。教學(xué)檔案能反映出教育教學(xué)的真實(shí)面貌和全過程，是考查教師評優(yōu)和教學(xué)質(zhì)量的主要依據(jù)，更是衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的主要標(biāo)志。加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作，對高校的健康發(fā)展和促進(jìn)教學(xué)工作的提高具有特別重要的意義。

一、明確劃分教學(xué)檔案的歸檔范圍

教學(xué)檔案指的是二級(jí)學(xué)院在教學(xué)科研和教學(xué)管理過程中直接形成的具有保存價(jià)值的原始憑證，包括聲像、文字和圖表等，其作為學(xué)校檔案的重要來源，除其中一部分重要資料需要移交到學(xué)校檔案館歸檔外，由于高校的二級(jí)學(xué)院普遍都承擔(dān)一定的職能并具有一定的規(guī)模，所以絕大部分教學(xué)檔案是需要二級(jí)學(xué)院自行保存的。做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，首先必須明確二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的歸檔范圍。但是在日常工作中，我們幾乎把所有教學(xué)過程中的原始數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)歸檔，但是其中一部分資料對我們今以后的工作提供不了任何有價(jià)值的信息，無形中會(huì)給檔案管理工作增加負(fù)擔(dān)。高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)作為教學(xué)檔案歸檔加以保存的主要包括以下幾大類：

（一）教學(xué)材料。主要指教學(xué)計(jì)劃質(zhì)量監(jiān)控和執(zhí)行等各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料，主要有：教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)計(jì)、課程表、教學(xué)情況檢查記錄、聽課記錄以及學(xué)生的實(shí)習(xí)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、畢業(yè)論文等。

（二）學(xué)生材料。主要指輔導(dǎo)員在學(xué)生日常管理中形成的材料，主要有：學(xué)生名冊、學(xué)生基本信息、學(xué)生成績單、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況以及學(xué)生畢業(yè)和學(xué)位的授予材料等。

（三）行政材料。主要指學(xué)?；?qū)W校上級(jí)部門下達(dá)的公文資料，以及本部門的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。

（四）業(yè)務(wù)材料。主要指教師的教學(xué)工作量、教學(xué)科研、外出進(jìn)修和培訓(xùn)情況、教學(xué)工作考核以及個(gè)人年度工作總結(jié)材料等。

（五）考試材料。主要指各種考試從報(bào)名到課程考查和考試以及考試分析等相關(guān)材料。

二、加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的必要性

（一）教學(xué)檔案是高校檔案的基礎(chǔ)

教學(xué)科研和管理過程中形成的數(shù)量眾多且內(nèi)容豐富的檔案材料，既是二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的所有內(nèi)容，又是見證基層單位發(fā)展過程的全面紀(jì)實(shí)，同樣是本學(xué)校檔案的重要組成部分，二級(jí)學(xué)院具有向?qū)W校檔案館提供基礎(chǔ)檔案的職責(zé)，因此，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案對學(xué)校檔案館的館藏起著十分重要的基礎(chǔ)性作用。

（二）二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是高校實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的憑證

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案不僅可以反映出高校的教師的工作水平、校風(fēng)以及學(xué)風(fēng)， 而且還能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)決策提供強(qiáng)有力的原始憑證。它能夠值得信服， 可靠性極強(qiáng)， 對促進(jìn)學(xué)術(shù)的交流、提高教育教學(xué)質(zhì)量、開展科研以及總結(jié)教學(xué)規(guī)律等方面都起著很重要的借鑒和參考作用。

（三）教學(xué)檔案是高校教學(xué)管理的主要參考

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案以不同載體形式記錄了在教學(xué)過程中教學(xué)管理人員積極探索最終形成的教學(xué)科研成果， 可以明顯的反映出教學(xué)過程中的成功經(jīng)驗(yàn)以及缺陷不足。為了有效地進(jìn)行教學(xué)科研管理， 處理教學(xué)問題， 制定教學(xué)計(jì)劃以及總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)時(shí)，教師不可能僅憑借記憶， 需要不斷的來借鑒現(xiàn)存的教學(xué)成果， 并在現(xiàn)有基礎(chǔ)上改進(jìn)教學(xué)方法甚至優(yōu)化教學(xué)模式。因此， 教學(xué)信息的反饋、教學(xué)管理和實(shí)踐都不可能離開二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，它能為高校的教學(xué)管理工作提供比較翔實(shí)可靠的參考依據(jù)。

（四）教學(xué)檔案是教學(xué)評估的重要依據(jù)

教學(xué)工作水平評估是國家對高等院校在教學(xué)狀態(tài)、效果、條件分等方面的全面考核， 無論教學(xué)評價(jià)指標(biāo)體系的定位如何，專家評估組最終都要依靠教學(xué)檔案作為佐證材料對高校做出客觀且全面的評價(jià)。因此，做好高校的評估工作，為給專家提供出比較完整、系統(tǒng)和真實(shí)的信息及數(shù)據(jù)作為參考依據(jù)，必須要重視二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的建設(shè)。

三、教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）教學(xué)檔案管理意識(shí)淡薄，制度不健全

按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第九條之規(guī)定：“高等學(xué)校各部、處、院、系、所等部門，必須由一名負(fù)責(zé)人分工主管該部門的檔案管理工作，并視情況配備一至兩名專（兼） 職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作?！倍谌粘?shí)踐工作中，大部分高校二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作缺乏足夠的重視，意識(shí)不強(qiáng)，所以在檔案管理工作中僅配備一名兼職檔案員，或由辦公室秘書兼職或由掌握檔案知識(shí)的相關(guān)人員兼職，且人言變動(dòng)頻繁。兼職的檔案管理人員或是時(shí)間緊缺，或是對這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，甚至是缺乏檔案管理的相關(guān)知識(shí)，以致各類教學(xué)檔案不能被及時(shí)的整理和立卷。另外，因?yàn)榇蠖鄶?shù)高校的二級(jí)學(xué)院都缺少一套完整的規(guī)章制度來保障教學(xué)檔案的管理，所以二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理就沒有一套有序的管理體制和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以，歸檔的材料常常是零散和不完整的，以致教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化更是無從談起，教學(xué)檔案管理的質(zhì)量便受到嚴(yán)重的影響。

（二）管理人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力有待提高

兼職的教學(xué)檔案管理人員往往有繁重的日常事務(wù)性工作需要打理，所以往往缺少了對教學(xué)檔案工作的專注度，對教學(xué)檔案的規(guī)范化管理常常也是心有余而力不足，有個(gè)別檔案管理人員甚至沒能真正履行其職責(zé)。再者，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員決大多數(shù)是沒有檔案管理技能和經(jīng)驗(yàn)的兼職人員，并且很少有受過檔案專業(yè)的正規(guī)培訓(xùn)，工作中動(dòng)手能力差、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，這些都是制約二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作健康有序發(fā)展極為不利的因素。

（三）檔案管理?xiàng)l件落后，手段陳舊

檔案的管理?xiàng)l件是決定高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)主要因素。從前面的歸檔范圍可看出，高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案數(shù)量之大，因此，存放這些教學(xué)檔案的檔案盒、文件柜以及專用庫房都是必不可少的先決條件。但在實(shí)際中，由于多數(shù)高校的辦學(xué)投入要遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后辦學(xué)規(guī)模，因而，二級(jí)學(xué)院的辦公場就顯得尤為珍貴，隨之，有一個(gè)可以存放教學(xué)檔案的專門場所就變得很渺茫。多數(shù)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是存放在辦公室或會(huì)議室的一個(gè)角落，各方面條件都不符合檔案存放的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理環(huán)境的混亂，很容易使資料遺失，更違背了檔案保密性的原則，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。另一方面，由于檔案管理硬件的缺失以及檔案管理人員的不專業(yè)，現(xiàn)行的教學(xué)檔案管理手段比較單一，多數(shù)仍以紙質(zhì)為主，忽視對聲像資料的歸檔;以笨拙的手工管理為主，沒有與時(shí)俱進(jìn)的利用現(xiàn)代化的信息化管理手段，且很少編目，有規(guī)劃的檢索目錄就更無從談起。使得檔案不能被充分利用或利用不便捷。

四、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的對策

高校二級(jí)學(xué)院在教學(xué)檔案管理工作中存在的問題如果不能引起高度重視，將對教學(xué)檔案的管理和利用帶來很多損失和缺憾，針對如上問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該采取相應(yīng)的對策：

（一）強(qiáng)化意識(shí)，健全制度

學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要從發(fā)展和人才培養(yǎng)的高度強(qiáng)化教學(xué)檔案管理的意識(shí)，高度重視教學(xué)檔案的管理工作，盡量配備專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，不能安排專人的也要保持住人員的相對穩(wěn)定并做好銜接工作，確保教學(xué)檔案的完整性和統(tǒng)一性。同時(shí)，要強(qiáng)化教學(xué)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)，從根本上改變工作觀念。另一方面，要依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》，根據(jù)二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況，制定具有前瞻性的規(guī)章制度或管理辦法，明確相關(guān)內(nèi)容，避免管理混亂，提高管理水平。

（二）提高素質(zhì)，增強(qiáng)能力

檔案工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力對教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量具有十分重要的作用。首先，應(yīng)提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作者的職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)精神，全心全意對待檔案管理工作、責(zé)任心強(qiáng)，奉獻(xiàn)意識(shí)強(qiáng)，提高教學(xué)檔案工作的效率和質(zhì)量。另外，教學(xué)檔案管理人員還應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案管理的相關(guān)能力，熟悉檔案工作專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和工作流程，通過組織崗位培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)或參加繼續(xù)教育等方式及時(shí)更新檔案管理人員的現(xiàn)代化專業(yè)技能，不斷提高業(yè)務(wù)能力，使之成為符合新時(shí)代要求的合格檔案管理員人。

（三）改善條件，豐富手段

從長遠(yuǎn)看，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作若要健康有序發(fā)展，必須要得到主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并從資金上給予最大限度的支持，滿足發(fā)展對硬件的需求，即按照檔案管理的“八防”標(biāo)準(zhǔn)首先要建立專用檔案室以及相關(guān)配套設(shè)施設(shè)備，為規(guī)范檔案管理工作打好基礎(chǔ)。與此同時(shí)，要在經(jīng)費(fèi)允許的前提下，逐年投入適當(dāng)經(jīng)費(fèi)用于更換現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，如，專用計(jì)算機(jī)和移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，使此項(xiàng)工作與教育教學(xué)的快速發(fā)展相適應(yīng)。另外，要關(guān)心檔案管理人員的職稱和待遇問題，改善其辦公設(shè)備和環(huán)境，盡可能的保證管理人員的穩(wěn)定。另一方面，采用豐富多彩的現(xiàn)代化管理手段也可以提高檔案保管和利用的工作效率和工作質(zhì)量。這就對檔案管理人員提出了新的工作要求，以傳統(tǒng)手工紙質(zhì)管理為依托，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，應(yīng)用成熟的檔案管理軟件，逐步提高二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理水平。同時(shí)，既可以極大的提高檔案的利用率，也為師生員工的查詢需求提供更為方便、快捷的服務(wù)。

總之，隨著高校在新常態(tài)下健康的發(fā)展，教學(xué)檔案的作用與價(jià)值已經(jīng)十分明顯，提高重視程度，正確分析突出問題并及時(shí)妥善的解決就可以使教學(xué)檔案在高校的教育教學(xué)改革中發(fā)揮更大的作用。

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