李新梅

摘 要：人事檔案記載著一個(gè)人的人生經(jīng)歷、政治面貌等基本信息，是單位組織中對(duì)基層人員管理的第一手依據(jù)。近些年來(lái)，我國(guó)人事制度不斷深化改革，而現(xiàn)行的人事檔案管理方式，尤其是基層單位的檔案管理還存在著很大缺陷。本文筆者將對(duì)基層人事單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出對(duì)應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：基層單位；人事檔案；管理工作

人事檔案形成于國(guó)家或社會(huì)中的人事管理活動(dòng)。人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理會(huì)對(duì)人才的有效利用、成員的升遷及懲處起到重要參考作用。然而，隨著我國(guó)人事制度不斷深化改革，現(xiàn)行的人事檔案管理方式，尤其是基層單位的檔案管理存在著很大缺陷，在當(dāng)前形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化已是刻不容緩。

一、基層單位人事檔案管理工作中存在的不足

（一）對(duì)人事檔案管理工作不重視

檔案管理工作大多被認(rèn)為與單位業(yè)績(jī)毫無(wú)關(guān)聯(lián)，無(wú)法得到重視。領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理更加放任自流，這就造成了管理混亂，難以為具體工作的開展提供服務(wù)。

（二）檔案文件缺乏真實(shí)性

為基層人員其建立一份真實(shí)、全面的檔案是企業(yè)管理中一個(gè)必要的程序，是有益于企業(yè)和個(gè)人協(xié)同發(fā)展的。然而某些人員的信息會(huì)由于一些原因難以調(diào)查，或是信息錄入時(shí)存在虛假編造的情況，直接造成了檔案的真實(shí)性缺失。

（三）從事檔案工作人員素質(zhì)不高

基層檔案管理的工作量較大，對(duì)從事檔案管理人員的自身素質(zhì)要求也較高。有些人被領(lǐng)導(dǎo)胡亂安排至檔案管理崗位，有些人的工作水平未達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)，工作中存在著管理不認(rèn)真、分類不仔細(xì)等不足之處，亟待提高工作水平。

（四）管理制度落后

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制作用之下，傳統(tǒng)的人力資源分配制度逐漸被聘任制取代，人員的大批量流動(dòng)也增加了人事檔案的管理難度，檔案管理制度的革新已是刻不容緩。

二、人事檔案管理問題的解決方案

（一）提高對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)

松散隨意是大部分單位人事檔案管理的常態(tài)，有的單位甚至在資料查詢、人事變動(dòng)等相關(guān)工作開展時(shí)，才匆匆進(jìn)行檔案建設(shè)管理。事實(shí)上，檔案的準(zhǔn)確時(shí)效性對(duì)單位的發(fā)展是有助推作用的，只有在根本上改變領(lǐng)導(dǎo)人員的思想觀念，使他們認(rèn)識(shí)到人事檔案管理不可替代的作用，才能從源頭解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。

（二）加大對(duì)檔案的投入

在領(lǐng)導(dǎo)支持的前提下，加大對(duì)檔案管理工作人力、物力的投入支持。例如，嚴(yán)格篩選具有吃苦耐勞精神和精心仔細(xì)性格特點(diǎn)的人員投入檔案管理工作；加大經(jīng)濟(jì)投入，改善檔案管理相關(guān)設(shè)施。

在這一解決方案上，有一成功案例可供參考。某單位領(lǐng)導(dǎo)投入一筆資金，在單位中設(shè)置獨(dú)立的檔案陳列室和檔案管理人員辦公室。一月后，單位一中層干部離職，需要從基層員工中選拔能力突出者任職。領(lǐng)導(dǎo)向檔案管理人員下達(dá)指示，工作人員進(jìn)入檔案陳列室，迅速找出了符合領(lǐng)導(dǎo)要求的人員檔案，完成了工作任務(wù)，也確保了人事調(diào)動(dòng)的順利進(jìn)行。

（三）完善檔案管理制度

基層人員檔案具有數(shù)量大、檔案信息駁雜、難以系統(tǒng)化管理等特點(diǎn)。這就需要對(duì)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、分類處理。為了達(dá)到此目標(biāo)，需要將檔案管理工作中的材料收集、材料鑒別、檔案錄入乃至檔案閱覽等步驟中逐層次工作一一科學(xué)規(guī)范化，使人事檔案庫(kù)內(nèi)容詳實(shí)，充分發(fā)揮人事檔案庫(kù)參謀部的作用。

（四）完善信息化檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理大多在卷宗紙張上進(jìn)行書寫記錄，不僅頗費(fèi)人工，而且容易損耗丟失。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也不應(yīng)該原地踏步，對(duì)檔案進(jìn)行信息化網(wǎng)絡(luò)管理不僅可以節(jié)省工作量，還能在絕大多數(shù)情況下保證數(shù)據(jù)信息不丟失，并提升檔案的保密性。建立基層單位人事電子檔案系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今時(shí)代，人事制度的不斷變革，對(duì)基層人員檔案管理工作提出了很高要求。只有在源頭上認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性與重要性，并立足于單位實(shí)際，逐漸改進(jìn)人事檔案管理方法模式，才能全面保證檔案系統(tǒng)化、準(zhǔn)確化。在新時(shí)代發(fā)展下，以信息手段，在網(wǎng)絡(luò)背景下動(dòng)態(tài)管理檔案信息，是檔案發(fā)展的必然要求，也必將會(huì)為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

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