黃卓，雷笑瑜，朱子昱

天津市眼科醫(yī)院，天津 300020

我國大型醫(yī)學學術會議進度管理的改進研究

黃卓，雷笑瑜，朱子昱

天津市眼科醫(yī)院，天津 300020

在大型醫(yī)學學術會議（Large Medical Academic Congress，以下簡稱“LMAC”）的籌備過程中，會議進度的控制是會議管理的重中之重。該研究列舉了目前我國此類會議進度管理中存在的問題，然后以某大型醫(yī)學學術會議為例，具體分析了如何制定會議進度計劃表，以及籌備過程中排除影響項目進度干擾因素的方法。

大型醫(yī)學學術會議；項目管理；進度管理

近年來，我國醫(yī)學學術交流日漸頻繁，各類不同規(guī)模的學術會議不斷召開。如何辦好一次盛大、高效的學術會議成為了各級醫(yī)學組織（醫(yī)學會、醫(yī)師協(xié)會等）、各地醫(yī)院（尤其是國家或省市學科帶頭人所在單位）都要面臨的問題。高效的會議管理是保證會議學術交流高效、順利進行的重要保障。

從本質來說，大型醫(yī)學學術會議是一項周期長、任務重的項目（Project），各種細節(jié)千頭萬緒，牽扯到的人和部門五花八門，需要處理的事項名目繁多，讓辦會者頗為頭疼。因此，對會議進度的把握顯得尤為重要，它不僅關系到整個會議籌辦的流程是否能夠順利完成，更能影響到最終的辦會效果?，F(xiàn)報道如下。

1 LMAC與項目進度管理

1.1 LMAC的本質

LMAC一般指的是由國家級醫(yī)學組織（如中華醫(yī)學會、中國醫(yī)師協(xié)會）主辦的國際大會、一類會議及二類會議。此類會議有以下特點：第一，級別高。為省市級、國家級甚至是國際大會；第二，水平高。通常是某專業(yè)的綜合性大會或下設亞專業(yè)的峰會，能夠邀請到本領域最頂尖的國際、國內專家做發(fā)言，代表著我國或國際上該學科的最高水平；第三，規(guī)模大。注冊人數(shù)通常在幾百人甚至上千人，參展商數(shù)十甚至上百家，加上各類其他人員，會議期間流動人員數(shù)目非常龐大。

LMAC是一項有計劃、有目的、有程序的一次性活動,籌備時間較長，流程復雜，牽扯面多，需要包括人力、物力和財力等很多資源支持，需要會議組織者協(xié)調好各種資源、各方關系。在會議籌備期及會議期間，通過調配、組織、控制等管理手段，確保會議順利召開。所以從本質上說，LMAC其實是一個項目，LMAC管理本質是項目管理[1]。

1.2 進度管理對于LMAC的意義

進度管理(Schedule Management)是項目管理中的一個概念，指的是在指在規(guī)定的時間內,制定出經(jīng)濟合理的進度計劃，然后在該計劃的執(zhí)行過程中檢查實際進度是否與計劃進度相一致,若出現(xiàn)偏差，則需要及時找出原因，采取必要的補救措施，直至項目完成。

對于LMAC這樣龐大、復雜的項目，進度管理尤為重要，可以說是項目經(jīng)理（秘書長）的中心任務。由于受會議經(jīng)費、兼職工作人員、機制體制等各種因素的限制，LMAC的籌備工作面臨著諸多挑戰(zhàn)。倘若缺乏有效的進度管理，LMAC的籌備很容易缺乏條理和計劃，人力、物力、財力和時間無法有效的利用，使會議籌備難以達到預期的工期、質量和成本目標[2]。

2 目前我國LMAC進度管理上的不足

目前我國各地召開的LMAC可謂如火如荼，也取得了豐碩的成果，但很多大會從籌備到實施過程都缺乏項目管理意識，尤其是進度管理上的不足仍值得反思和改進，具體表現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 沒有具體的進度計劃書

在整個LMAC的籌備過程中，缺少計劃性質的書面文件對整個籌備過程進行階段劃分，并對各階段的具體任務進行詳細的規(guī)定和說明，整個會議的籌備基本上由大會主席和秘書長依靠個人的經(jīng)驗和能力在規(guī)劃和推動[3]，導致籌備工作具有較大的隨意性和主觀性，這常常造成會議無章可循，各部門、各成員分工不明，權責不清等問題。項目進度上無法保證，最終影響辦會效果。

2.2 對會議進度的偏差缺少有效的管理和控制

進度計劃只是會議組織者在籌備工作啟動前對整個籌備工作進行的理想化的規(guī)劃，而在實際操作過程中，不可避免地會出現(xiàn)這樣那樣的臨時狀況，導致籌備進度出現(xiàn)偏差。目前我國很多LMAC的進度控制都沒有例行的規(guī)則和方法，完全靠“隨機應變”，具有較大的隨意性。一旦出現(xiàn)臨時狀況，組織者時常感到焦慮、棘手，短時間內不能很好地處理，導致會務組成員之間出現(xiàn)推諉、扯皮等現(xiàn)象，由此產(chǎn)生的矛盾和誤解，最終耽誤工期，影響辦會質量。

2.3 不重視會后工作

會議結束并不是整個會議籌備工作的結束，會后工作也是整個籌備工作的重要組成部分。但是由于LMAC的籌備周期長、工作強度大，尤其是會議召開期間，所有會務人員更是神經(jīng)緊繃，壓力巨大，所以一旦會議結束，絕大部分人便會一下子懈怠下來[4]。除了財務結算是不得不進行的工作之外，其余的善后工作，如發(fā)送感謝信、召開總結會等往往無人問津。殊不知，這樣導致此次辦會的經(jīng)驗無法更好地延續(xù)，參會廠商和專家們的滿意度也會降低。

3 如何對LMAC進行有效的進度管理

3.1 會前制定詳細的任務進度計劃表

針對上文提到的問題，會務組成員尤其是領導層應當進行反思，并力爭在下次辦會過程中加以改進。那么如何改進，便是擺在其面前的一道難題。俗話說：“凡事預則立不預則廢?！睘楸ＷC整個會議的籌備能夠有條不紊地進行，應當在會前制定好詳細的任務進度計劃表。并加以貫徹執(zhí)行。為論述方便，該研究以2013年6月20～24日召開某大型醫(yī)學學術會議A會議為例，籌備期為一年左右。該研究者根據(jù)自身參加會議籌備的經(jīng)驗，將會議籌備的階段及各階段具體任務列如表1。

表1 A會議項目進度計劃表

經(jīng)過事先合理安排之后，各階段任務分布更加合理，既不會出現(xiàn)某個階段任務堆積如山、壓力劇大的情況，也沒有某個階段過于輕松的情況，大會投入的時間、精力、人力、物力和財力得到充分和高效的利用[5-6]。倘若A會議的籌備能夠如采用此項目計劃表，相信整個籌備工作將更加有條不紊，大會的整體水平將會再提高一個層次。

3.2 如何應對會議期間可能出現(xiàn)的進度偏差

上述優(yōu)化的進度管理辦法僅僅是理論上理想化的計劃，在實際操作過程中，不可避免地會出現(xiàn)各種會影響到會議進度的干擾因素，那么如何排除這些因素，糾正進度偏差，保證進度計劃順利進行，也是一項重要課題。

3.2.1 組織及管理層面 首先，應權責明確，將進度控制的責任落實到具體人[7]。大會秘書長為會議總管，負責會議整體的管理和籌備工作的推進；會務組按照工作內容劃分為若干個小組，組長為小組第一責任人；會務公司派遣的項目經(jīng)理則對其公司所管轄的業(yè)務負責。同時，這些領導干部還需督促并推進工作進度。

其次，應加強溝通。許多會務工作要由多個小組協(xié)同完成，而事實證明，缺乏有效的溝通是造成工作進度慢、進度偏差大的重要因素[8-10]。因此，應當提高會務組成員間的溝通效率。例如，使用現(xiàn)代化的通訊方式，比如建立會務組QQ群或微信群，建立會務組專用郵箱或網(wǎng)盤用于共享會議資料，建立會務組人員通訊錄等；推行信息化辦公，加強郵件往來；此外還應定期（如項目計劃每個階段開始）或不定期地組織召開工作會議，各負責人、會務公司項目經(jīng)理向大會主席及秘書長匯報工作進度以及下階段工作計劃，如有偏差，可以及時討論，共同商討解決辦法。

此外，還應協(xié)調好多方關系外。除了應當協(xié)調好會務組內部各小組、各成員之間的關系，還應當協(xié)調好會務組與主辦單位、承辦單位、當?shù)蒯t(yī)學會（或醫(yī)師協(xié)會）、當?shù)匦l(wèi)生管理部門、當?shù)卣嚓P部門、會議公司、會議酒店等各層關系，以保證籌備工作順利進行。

3.2.2 經(jīng)濟層面 某項工作出現(xiàn)進度偏差，除了組織和管理層面的因素之外，還有可能是經(jīng)濟要素（人力、物力、財力）支持不足所造成，而籌備過程中如臨時發(fā)現(xiàn)此問題則會耽誤工期。為保證工作進度順利推進，應當將這些要素提前做好充足準備。具體而言，應認真、細致地做好前期調研，然后為各項活動提供盡量準確的預算資金，申購必要的物資設備等，并合理安排人員及分工。一旦出現(xiàn)臨時狀況，應隨機應變，抽調人力、物力和財力資源，集中解決關鍵問題，推動會議進度順利進行。

4 結語

盡管近年來國家對大型醫(yī)學學術會議的管理（尤其是財務上的審查）更加嚴格，但我們相信，此類會議在今后仍將不斷在有所發(fā)展和創(chuàng)新，為醫(yī)療新技術、新設備、新理念的交流和傳播搭建重要的平臺，推動我國醫(yī)學事業(yè)的進步。所以，如何辦好大型醫(yī)學學術會議必定是一個長久的議題。

該研究對此類會議進度管理的探討僅僅是管中窺豹，實際的會議籌備過程涉及面廣、流程復雜、細節(jié)甚多，而且往往還帶有專業(yè)、舉辦城市、開會季節(jié)等特點，這就需要會議管理者不斷學習理論、積累經(jīng)驗、總結心得，這樣才能不斷提升辦會效果，最終推動我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

[1]蔣景楠.項目管理[M].上海:華東理工人學出版社,2006.

[2]戚安邦,張連營.項目管理概論[M].北京:清華大學出版社,2008.

[3]韓雪.項目管理在大型學術會議中的應用研究[D].上海：華東理工大學,2013.

[4]汪若洋.項目進度管理方法及其應用研究[D].鄭州：解放軍信息工程大學,2013.

[5]崔妍.大型國際會議的組織實施研究[D].北京:北京交通大學,2009.

[6]于海榮.項目管理理論在會議籌備中的應用[J].項目管理技術,2008(1): 220-222.

[7]李毅.地方院校舉辦國際學術會議管理機制創(chuàng)新的研究[J].國際學術動態(tài),2007(6):30-32.

[8]林雪琴，龐小英.國際醫(yī)學組織與國際醫(yī)學組織系列會議[J].中華醫(yī)學科研管理雜志,2006，19(3):193-194.

[9]林雪琴.如何辦好國際醫(yī)學會議[J].中華醫(yī)學科研管理雜志,2006,19(2): 127-128.

[10]楊光.淺談學術會議的組織與管理以江蘇省醫(yī)學會為例[J].中華醫(yī)學會2010年學術研討會論文集,2010：105-108.

Research on Im provement of Schedule Management of Large Medical Aca-dem ic Congress in China

HUANG Zhuo，LEIXiao-yu，ZHU Zi-yu Tianjin Eye Hospital,Tianjing，300020 China

Schedule Management holds an very important role in the preparation of Large Medical Academic Congress(LMAC). This Study lists problems in the Schedule Management of LMAC in China,and then takes Congress A as an example,discussing how tomake planning for a congress,and provides ways to remove interference factors which would delay the project during the preparation.

Large Medical Academic Congress；ProjectManagement；Schedule Management

R642

A

1672-5654(2015)04(c)-0152-02

2015-01-23）