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        論系統(tǒng)集成項(xiàng)目中的溝通管理

        2015-07-04 04:58:52沈國(guó)漢
        信息周刊 2015年4期
        關(guān)鍵詞:容災(zāi)溝通信息

        沈國(guó)漢

        【摘 要】隨著社會(huì)項(xiàng)目管理運(yùn)用領(lǐng)域的不斷擴(kuò)大,系統(tǒng)集成企業(yè)必然對(duì)項(xiàng)目管理產(chǎn)生更大的需求。項(xiàng)目的成功不僅需要成功的項(xiàng)目經(jīng)理,而且需要選擇合適的項(xiàng)目管理方法以及支持這些方法和階段工作的工具,應(yīng)用這些方法和工具可以極大地幫助項(xiàng)目獲得成功。筆者依據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn),結(jié)合某數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)項(xiàng)目的特點(diǎn),闡述了溝通管理對(duì)項(xiàng)目管理的重要性,僅供參考。

        【關(guān)鍵詞】信息;溝通;容災(zāi);Oracle Golden Gate

        引言:

        所謂溝通,是人與人之間的思想和信息的交換,是將信息由一個(gè)人傳達(dá)給另一個(gè)人,逐漸廣泛傳播的過程。過去的信息化系統(tǒng),只集中于信息生命周期中間的交易和行為,忽略了交易或行為前的協(xié)同過程,以及交易或協(xié)同后的知識(shí)管理的協(xié)同過程。

        目前業(yè)界人士對(duì)系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理都非常重視,由于系統(tǒng)集成項(xiàng)目所涉及的技術(shù)、人員、環(huán)境都具備很大的不確定性,因此項(xiàng)目管理所起到的良性作用就顯得尤為突出。而在項(xiàng)目實(shí)施過程中,保持良好溝通、建立良好溝通方式是團(tuán)隊(duì)建設(shè)的一個(gè)重點(diǎn),同時(shí)也被項(xiàng)目管理人員廣泛認(rèn)同。

        一.容災(zāi)系統(tǒng)簡(jiǎn)介

        容災(zāi)技術(shù)是系統(tǒng)的高可用性技術(shù)的一個(gè)組成部分,容災(zāi)系統(tǒng)更加強(qiáng)調(diào)處理外界環(huán)境對(duì)系統(tǒng)的影響,特別是災(zāi)難性事件對(duì)整個(gè)IT節(jié)點(diǎn)的影響,提供節(jié)點(diǎn)級(jí)別的系統(tǒng)恢復(fù)功能。

        2010年6月,筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理開始參與某公司數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)集成項(xiàng)目,主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃與項(xiàng)目管理。容災(zāi)系統(tǒng)是指在相隔較遠(yuǎn)的異地,建立兩套或多套功能相同的IT系統(tǒng),互相之間可以進(jìn)行健康狀態(tài)監(jiān)視和功能切換,當(dāng)一處系統(tǒng)因意外(如火災(zāi)、地震等)停止工作時(shí),整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)可以切換到另一處,使得該系統(tǒng)功能可以繼續(xù)正常工作。

        該數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)采用Oracle公司的 Golden Gate軟件(以下簡(jiǎn)稱OGG),OGG軟件是一種基于日志的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)復(fù)制備份軟件,它通過解析源數(shù)據(jù)庫在線日志或歸檔日志獲得數(shù)據(jù)的增量變化,再將這些變化應(yīng)用到目標(biāo)數(shù)據(jù)庫,從而實(shí)現(xiàn)源數(shù)據(jù)庫與目標(biāo)數(shù)據(jù)庫同步。

        考慮到需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步傳輸,故采用了OGG體系架構(gòu)中的實(shí)時(shí)復(fù)制——獨(dú)立傳輸模式作為此次數(shù)據(jù)容災(zāi)的邏輯架構(gòu),如下圖所示:

        二、項(xiàng)目溝通管理

        在項(xiàng)目管理過程中,項(xiàng)目經(jīng)理90%的時(shí)間都會(huì)花在溝通上,項(xiàng)目經(jīng)理在溝通中擔(dān)任主持協(xié)調(diào)者,調(diào)解人,聆聽者,解釋者等諸多角色。因此有效的溝通管理是項(xiàng)目成功的必備條件。

        在本系統(tǒng)項(xiàng)目中,筆者主要使用microsoftproject2007作為輔助溝通工具,并通過靈活運(yùn)用多種溝通方式,直接與客戶及項(xiàng)目組團(tuán)對(duì)溝通,避免中間環(huán)節(jié),發(fā)展良好的溝通技能,善于運(yùn)用傾聽和反饋,召開高效的項(xiàng)目會(huì)議等方法和策略進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理。

        (一)運(yùn)用多種溝通方式,直接與項(xiàng)目組成員溝通。

        溝通的方式有很多,比如:電話溝通,電子郵件溝通,BBS系統(tǒng)溝通,但是只有靈活運(yùn)用才會(huì)收到良好的效果。

        在本項(xiàng)目中,項(xiàng)目正式啟動(dòng)后,筆者就把參與此次項(xiàng)目建設(shè)的團(tuán)隊(duì)成員召集在一起,進(jìn)行了直接面對(duì)面的溝通,讓他們認(rèn)識(shí)到任務(wù)的艱巨,同時(shí)也讓他們樹立完成目標(biāo)的決心和勇氣。

        由于項(xiàng)目難度高、時(shí)間緊,缺少相關(guān)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn),加之客戶需求的不明確,筆者也定期的前往客戶所在地實(shí)地拜訪客戶,實(shí)地了解客戶需求,與他們進(jìn)行一些隨意的交談,并探討下他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膯栴},征集一些觀點(diǎn)和看法。

        每周項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和客戶都會(huì)進(jìn)行一次進(jìn)度評(píng)審,在每個(gè)里程碑,筆者們都會(huì)舉行一次正式的小組會(huì)議,對(duì)之前的工作情況確認(rèn)和總結(jié)。筆者還專門為此組建了QQ群,可以實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目動(dòng)態(tài),同時(shí)也可以讓大家可以在暢所欲言,共同討論。

        平時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理通過電子郵件與項(xiàng)目組成員和客戶積極溝通交流,要求他們大膽地反映實(shí)際問題,積極參與項(xiàng)目的決策與管理,多提建議和意見。通過大量來信,項(xiàng)目經(jīng)理收集到了許多對(duì)決策有用的信息,為項(xiàng)目的成功奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        (二)發(fā)展良好的溝通技能,善于運(yùn)用傾聽和反饋。

        在與項(xiàng)目成員和客戶的溝通過程中,不隨意打斷對(duì)方說話。如果對(duì)方的話很有道理,項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)給予適度贊美。在整個(gè)過程中,筆者都會(huì)心平氣和的與對(duì)方講話。

        當(dāng)遇到問題時(shí),運(yùn)用不同的方案去解決。如果對(duì)方聽不明白,就會(huì)舉一些淺顯的例子讓他盡量明白筆者所說的話。在氣氛緊張的時(shí)候,項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)用幽默的話語來緩解氣氛,也就是所謂的能聽話,能贊美,能心平氣和,能變通,能清楚,能幽默。 在進(jìn)行溝通時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理還特別注意培養(yǎng)自己的傾聽素質(zhì),比如呈現(xiàn)給恰當(dāng)肯定的面部表情,避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作,呈現(xiàn)出自然放開的姿態(tài)。當(dāng)然,適當(dāng)?shù)牡胤答佉彩欠浅V匾?,?xiàng)目經(jīng)理盡量多問少講,因?yàn)轫?xiàng)目成員往往比筆者更清楚本職工作中存在的問題。 所以,要多問問題,引導(dǎo)他們自己去思考和解決,筆者只對(duì)他們的工作進(jìn)展作出評(píng)價(jià),溝通的重心放在“我們”,在溝通中盡量多使用“我們”少用“你”。同時(shí)筆者會(huì)把握良機(jī),在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行反饋,當(dāng)成員出色地完成了一件事筆者會(huì)給予及時(shí)的表揚(yáng)和激勵(lì);當(dāng)成員犯了錯(cuò)誤,筆者會(huì)等他冷靜之后再作反饋;在進(jìn)行批評(píng)時(shí),也堅(jiān)決不用“沒能力”,“失信”等評(píng)價(jià)性語言。筆者特別注意反饋談訪的內(nèi)容與書面考評(píng)意見的一致,不避重就輕,因?yàn)檫@樣會(huì)帶來不好的效果。

        (三)召開高效的項(xiàng)目會(huì)議。

        項(xiàng)目會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息,跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展,制定項(xiàng)目計(jì)劃,形成項(xiàng)目決策,解決項(xiàng)目沖突,確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行的有效手段。

        在本系統(tǒng)項(xiàng)目的啟動(dòng)階段,召開了項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員大會(huì),由該項(xiàng)目當(dāng)事人雙方參與,主要目的是為了士氣,統(tǒng)一思想,明確目標(biāo),每周會(huì)舉行一次項(xiàng)目例會(huì),由項(xiàng)目組成員全體參與,主要是檢查項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況,發(fā)現(xiàn)偏差,并制定和落實(shí)糾偏措施。

        每日會(huì)舉行一次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議,主要目的是總結(jié)上階段工作,布置下階段任務(wù),在該項(xiàng)目結(jié)束后,項(xiàng)目組召開項(xiàng)目總結(jié)大會(huì),發(fā)起人老總,各部門經(jīng)理,項(xiàng)目組全體成員都參與,主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn),檢討教訓(xùn),論功行賞。

        項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后,筆者們還召開了后評(píng)價(jià)會(huì)議。由很多專家參與,主要是學(xué)習(xí)和反饋,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié),在開會(huì)之前,我們都確定了會(huì)議的日程,議題,參與人,地點(diǎn)等。并提前通知與會(huì)者。

        同時(shí)控制會(huì)議的規(guī)模。僅邀請(qǐng)必需人員的參加,并要求按時(shí)開會(huì),按時(shí)結(jié)束,制定防止開會(huì)遲到,早退的制度。在會(huì)議上不允許討論與會(huì)議議題無關(guān)的話題,在會(huì)議也要聽取不同的觀點(diǎn)和意見。

        三、項(xiàng)目完成情況概述

        該容災(zāi)系統(tǒng)在2010年12月下旬在安徽某企業(yè)正式上線,完成了項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo),目前系統(tǒng)運(yùn)行正常,受到客戶和有關(guān)部門的一致好評(píng),對(duì)項(xiàng)目的滿意度較高。重新回顧本項(xiàng)目開展過程,項(xiàng)目組成員常常因?yàn)榧夹g(shù)問題而爭(zhēng)論,在解決沖突方面時(shí),雖然處理過程有不妥,技能欠缺,在今后的項(xiàng)目中,整個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)做出不斷的努力和改進(jìn)。

        結(jié)束語:

        溝通是作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理中必須具備的最基本也是最重要的技能,項(xiàng)目的成功離不開良好的溝通管理。在信息化項(xiàng)目推動(dòng)過程中,就需要去了解各個(gè)部門的關(guān)注點(diǎn),建立相應(yīng)的信息化管理機(jī)構(gòu),探索信息化項(xiàng)目是否符合該單位的信息化規(guī)劃,項(xiàng)目應(yīng)如何推動(dòng)等一系列問題。而這些都需要有一個(gè)良好的溝通機(jī)制。

        參考文獻(xiàn):

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