李小溪 于菡 劉娜

摘 要：本文通過(guò)對(duì)檔案信息化的定義、內(nèi)涵以及城建檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容闡述，聯(lián)系自身工作實(shí)際談及當(dāng)前城建檔案館信息化建設(shè)的主要任務(wù)及有關(guān)看法。

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化；建設(shè)

隨著城市化、信息化進(jìn)程的日益加快，城市規(guī)劃、建設(shè)、管理與服務(wù)方式亟需變革，運(yùn)用科學(xué)、整體、系統(tǒng)的思維來(lái)營(yíng)造現(xiàn)代化城市已成為時(shí)代發(fā)展必然。加快信息化建設(shè)是建設(shè)行業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要途徑。檔案做為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，城建檔案作為檔案的重要組成部分，同樣面臨挑戰(zhàn)和壓力。同時(shí)也為城建檔案工作帶來(lái)新的機(jī)遇，近幾年各市城建檔案館也采取了切實(shí)有效的措施，使城建檔案信息化建設(shè)有所突破，取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，下面就談一下我對(duì)城建檔案信息化建設(shè)的一些粗淺認(rèn)識(shí)。

1 檔案信息化建設(shè)的定義及內(nèi)涵

檔案信息化就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)、對(duì)檔案進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

檔案信息化建設(shè)具有深刻的內(nèi)涵，主要從以下幾方面理解：一是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；三是實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；四是必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

2 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

2.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

目前，城建檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作參差不齊，案卷質(zhì)量也有待進(jìn)一步提高，各類城建檔案館著錄標(biāo)準(zhǔn)不一，這都給規(guī)范化和信息化工作帶來(lái)一定的難度。應(yīng)充分在調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范逐步推出適合我國(guó)國(guó)情的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于中國(guó)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能真正發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.3 檔案信息資源建設(shè)

檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息化建設(shè)，必須要從資源建設(shè)抓起，資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。

2.4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣、關(guān)系信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)信息化建設(shè)的效益。

2.5 人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)高科技復(fù)合型的人才。人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化成功之本，對(duì)其他各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量有著決定性的影響。

要堅(jiān)持以人為本，把工作的重點(diǎn)放在自己力量的基點(diǎn)上，始終把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、提高人的素質(zhì)放在第一位，要加大培訓(xùn)力度，有針對(duì)性地進(jìn)行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)與技術(shù)、信息開(kāi)發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面內(nèi)容的培訓(xùn)不斷提高信息技能，否則，即使引進(jìn)高科技產(chǎn)品和設(shè)備，也不能充分發(fā)揮其作用。

3 城建檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

3.1 提高城建檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

以貫徹實(shí)施計(jì)算機(jī)檔案管理軟件功能要求為基礎(chǔ)，以研制和推行電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，即加快城建檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和推行。城建檔案館應(yīng)國(guó)家管理要求，積極研究解決城建檔案電子歸檔管理技術(shù)方法、電子檔案科學(xué)保管技術(shù)、電子檔案室原始憑證作用的管理辦法、研究電子文檔的存貯、歸檔管理規(guī)范等。將一套行之有效的標(biāo)準(zhǔn)貫穿于檔案信息化工作的始末，為數(shù)字城建館提供穩(wěn)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)資源。

3.2 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

以內(nèi)部局域網(wǎng)和聯(lián)接各機(jī)關(guān)的外部網(wǎng)建設(shè)為基礎(chǔ)，以與黨政機(jī)關(guān)聯(lián)網(wǎng)建設(shè)為基礎(chǔ)，以與黨政機(jī)關(guān)聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站建設(shè)為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1、加強(qiáng)城建檔案館辦公自動(dòng)化與局域網(wǎng)建設(shè)

2、城建檔案工作政務(wù)公開(kāi)與互聯(lián)網(wǎng)站建設(shè)

3、電子政府與數(shù)字城建檔案館建設(shè)

3.3 加強(qiáng)城建檔案信息資源建設(shè)

1、現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)的充實(shí)與完善。即采用相關(guān)技術(shù)、將已有各類高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)與各單位數(shù)字資源實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，提高資源的利用率。

2、現(xiàn)有檔案的數(shù)字化。我館在對(duì)檔案進(jìn)行有序整理的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有館藏檔案直接掃描等手段，正有計(jì)劃地分期、分批把紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案數(shù)字化。

3、電子文件的收集與積累。電子文件檔案是未來(lái)城建檔案館數(shù)字檔案最主要的來(lái)源，作為城建檔案的管理機(jī)構(gòu)，我們應(yīng)密切關(guān)注并積極開(kāi)展電子文件的接收、歸檔和管理的實(shí)踐、積極探索電子檔案接收方式和管理、保護(hù)、利用的方法。目前各城建檔案館正積極著手電子文件的收集、歸檔，并制定了相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 加強(qiáng)城建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

以檔案管理軟件的優(yōu)化和推廣應(yīng)用為基礎(chǔ)，以數(shù)字檔案館試點(diǎn)與電子文件歸檔系統(tǒng)研制為重點(diǎn)，加強(qiáng)城建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

乳山市于2014年6月份進(jìn)行的2998公里長(zhǎng)的智慧地下管網(wǎng)項(xiàng)目目前已進(jìn)入竣工驗(yàn)收階段，屆時(shí)通過(guò)驗(yàn)收后積極與各權(quán)屬單位進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)地下管線資料數(shù)字化、管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、決策科學(xué)化、監(jiān)管規(guī)范化，為城市規(guī)劃、建設(shè)改造及處理管線應(yīng)急事件提供即時(shí)服務(wù)。還將與威海市智慧城建檔案管理平臺(tái)聯(lián)接，該系統(tǒng)涵蓋檔案業(yè)務(wù)中的數(shù)字化、收集整理、歸檔管理和信息利用等，實(shí)現(xiàn)城建檔案的在線移交、在線校驗(yàn)、實(shí)時(shí)歸檔及在線查詢。

3.5 加強(qiáng)人力資源的開(kāi)發(fā)與培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)隊(duì)伍

城建檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的戰(zhàn)略工程，必須有一支熟悉業(yè)務(wù)、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)化程度較高的技術(shù)骨干隊(duì)伍來(lái)保障。要努力培養(yǎng)一大批城建檔案信息資源加工與管理、電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、數(shù)字檔案館運(yùn)營(yíng)與管理等方面的專業(yè)人才，保證城建檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。目前我館已基本普及了計(jì)算機(jī)操作，能進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理檔案，但專業(yè)復(fù)合式人才急缺，有待于進(jìn)一步學(xué)習(xí)和提高。

城建檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)關(guān)系城建檔案事業(yè)發(fā)展全局的戰(zhàn)略舉措，在信息化建設(shè)中要遵循文體一體化原則、電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。也是今后城建檔案信息化建設(shè)中的重要研究課題。

檔案信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，將極大地促進(jìn)城建檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，城建檔案信息化建設(shè)的過(guò)程，也應(yīng)是對(duì)城建檔案管理部門自身進(jìn)行深層次改造的過(guò)程。為城建檔案管理全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。