周殿紅

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)也在不斷地發(fā)展進(jìn)步。一個(gè)企業(yè)的歷史需要銘記，這就需要一個(gè)載體來銘記企業(yè)的歷史。隨著國(guó)內(nèi)企業(yè)的不斷深化改革，檔案管理在企業(yè)中所發(fā)揮的作用越來越明顯。本文就實(shí)在分析企業(yè)檔案管理問題的基礎(chǔ)上提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理與其社會(huì)效益的重要性，并分析當(dāng)前的企業(yè)檔案管理對(duì)設(shè)備的管理等方面的存在的問題。應(yīng)用現(xiàn)代的技術(shù)以及各種的技術(shù)規(guī)范來實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理，以此來推進(jìn)企業(yè)檔案管理的長(zhǎng)足進(jìn)步，并由此帶來企業(yè)效益的提高。本文深入的分析了企業(yè)檔案管理存在的問題，并提出切實(shí)可行的意見和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理；對(duì)策

1 引言

企業(yè)檔案管理是各種信息的載體工具，是一個(gè)企業(yè)的信息中心。淺顯的理解是檔案管理就是收發(fā)檔案，實(shí)際的企業(yè)檔案管理并非如此，企業(yè)的檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性、政策性和機(jī)密性。企業(yè)的頂層管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，切實(shí)的落實(shí)檔案管理工作，用好檔案工作所能帶來的種種便利。要科學(xué)的做好檔案管理工作，這樣可以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展成果可以更加的為社會(huì)成員所接受，奠定企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。高效率的檔案管理工作，可以讓企業(yè)得到行業(yè)發(fā)展的第一手資料，一旦發(fā)現(xiàn)問題，可以使企業(yè)及時(shí)的調(diào)整發(fā)展策略，可以使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)。因此，要建立起一整套的科學(xué)、便捷的檔案管理制度，這是企業(yè)屹立于世界企業(yè)之林的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理，就是說在檔案管理的實(shí)際工作中要認(rèn)真的解決所遇到的問題，給予檔案管理更多的關(guān)注。

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，我國(guó)也出現(xiàn)了很多現(xiàn)代化的大型企業(yè)。越來越多的企業(yè)開始重新重視檔案管理的地位，在各種資源上要向檔案管理工作傾斜。首先，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的不斷完善，檔案管理工作的重要性逐漸顯現(xiàn)。在法制社會(huì)的大背景下，企業(yè)在與其他經(jīng)濟(jì)體進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合作的過程中，難免會(huì)出現(xiàn)各種糾紛。最好的處理糾紛的方式首先是私下的和解，如果不能和解那么就要訴諸于法律，在這種情況下企業(yè)要向法院提供大量的原始的資料，而這些資料大多存在檔案管理中心，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理可以及時(shí)的向法院提供所需的各種原始資料，否則將在訴訟過程總處于被動(dòng)狀態(tài)。

從以上信息可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠勝任現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作，現(xiàn)代的檔案管理工作已經(jīng)迫在眉睫。企業(yè)檔案管理是一個(gè)全新的管理領(lǐng)域，這對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)的發(fā)展起到積極地作用。通過采取多種的管理措施，從多個(gè)角度進(jìn)行管理，將會(huì)受到很好的效果。

2 企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題

企業(yè)的檔案管理工作是緊緊跟上時(shí)代的步伐，跟隨者企業(yè)的不斷發(fā)展而發(fā)展?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作也進(jìn)行了很多年，不可避免的出現(xiàn)各種各樣的問題。

2.1 檔案管理滯后于企業(yè)改革

中國(guó)改革開放幾十年，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的體制正在逐步的建立起來，企業(yè)不再像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的時(shí)期靠國(guó)家政策發(fā)展。只有少數(shù)的關(guān)乎國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈的行業(yè)處于國(guó)家的管控下，而更多的企業(yè)發(fā)展依靠市場(chǎng)的調(diào)節(jié)機(jī)制發(fā)展，在這樣的競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)中，大多數(shù)的企業(yè)很少會(huì)關(guān)注并不會(huì)給企業(yè)帶來直接經(jīng)濟(jì)效益的檔案管理工作。而這種薄弱的檔案管理工作意識(shí)，最終也只會(huì)導(dǎo)致企業(yè)忽視原始資料的收集、利用、歸檔工作。并伴隨著檔案管理工作中工作人員的流動(dòng)，出現(xiàn)原始資料的流失，在有些企業(yè)進(jìn)行訴訟的過程或者上市的過程中原始資料的丟失，常常使企業(yè)在訴訟中處于不利的地位。

2.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

現(xiàn)代的檔案管理工作與傳統(tǒng)的相比，工作量極大。因此檔案管理工作是一項(xiàng)十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，檔案管理人員都是有著相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí)或者多年從事檔案管理的人員，檔案管理人員不僅要掌握本專業(yè)的工作還要想了解所在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方式，這就要求這類工作人員要有相當(dāng)?shù)闹R(shí)面，只有這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。但現(xiàn)在的現(xiàn)狀是，不少企業(yè)中從事檔案管理的人員大多是身兼多職，這就導(dǎo)致工作人員對(duì)于檔案管理的學(xué)習(xí)不夠，進(jìn)而會(huì)使企業(yè)的檔案管理水平降低。

2.3 缺乏現(xiàn)代技術(shù)手段的應(yīng)用

現(xiàn)代企業(yè)中的檔案管理工作，要以現(xiàn)代的多媒體技術(shù)為藍(lán)本進(jìn)行。要著力構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理工作，利用電子信息技術(shù)為讀者提供一切便利的措施。由于很多的現(xiàn)代企業(yè)在初始階段都很缺乏這方面的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致相關(guān)的經(jīng)費(fèi)和建設(shè)不能得到落實(shí)。因此在一段時(shí)間內(nèi)導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理混亂，因此在企業(yè)發(fā)展的任何階段都要重視現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，真正體現(xiàn)出現(xiàn)代技術(shù)能為企業(yè)帶來益處。

2.4 檔案管理不規(guī)范

企業(yè)檔案的分類不合理，一些涉密的檔案由于管理不善經(jīng)常性丟失或者落入競(jìng)爭(zhēng)者的手中。有的企業(yè)歸檔意識(shí)不強(qiáng)，常常出現(xiàn)應(yīng)歸檔而未歸檔的情況。個(gè)別的檔案由于經(jīng)手的人員多而導(dǎo)致不合理的歸檔。由于很多的企業(yè)沒有在歸檔的準(zhǔn)則和要求，常常會(huì)導(dǎo)致檔案歸檔的不合理，甚至引起檔案的混亂歸檔。檔案管理的硬件條件欠缺，有的檔案室最基本的環(huán)境要求達(dá)不到，經(jīng)常性的導(dǎo)致所存的檔案發(fā)生損壞，對(duì)企業(yè)造成極大地?fù)p失。管理的方法陳舊，檔案的管理工作大多在延續(xù)傳統(tǒng)的手法手工進(jìn)行，隨著時(shí)間的推移檔案數(shù)量增長(zhǎng)極快，傳統(tǒng)的方式變得很慢，造成檔案管理工作效率低下。

3 檔案管理中出現(xiàn)問題的原因

（1）由于企業(yè)特殊的性質(zhì)，在辦事的流程上和日常的工作中，企業(yè)的相關(guān)人員沒有能夠按照一定的規(guī)范去工作，最終導(dǎo)致檔案管理工作形同虛設(shè)。在某些企業(yè)的項(xiàng)目申請(qǐng)中，往往是先進(jìn)行事物的處理，這樣容易造成后期忘記進(jìn)行項(xiàng)目資料的整理歸檔。

（2）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的過程中監(jiān)管不力，造成企業(yè)重要檔案的丟失，有些倒閉的企業(yè)的檔案資料隨意堆放，在破產(chǎn)的過程中會(huì)計(jì)檔案的頻繁流動(dòng)，導(dǎo)致這部分檔案經(jīng)常性的只有借出沒有歸還。還有部分的個(gè)人原因，一些企業(yè)工作人員在離開原單位時(shí)沒有辦理移交手續(xù)，這些都會(huì)給企業(yè)帶來很大的損失。

（3）分散的檔案管理，在相當(dāng)多的企業(yè)中檔案的管理流于虛名，沒有得到切實(shí)的落實(shí)。檔案員的流動(dòng)性，在進(jìn)行檔案交接時(shí)沒有足夠重視，不進(jìn)行檔案的清點(diǎn)。在發(fā)現(xiàn)檔案丟失后，常常導(dǎo)致責(zé)任無法確認(rèn)。

4 企業(yè)檔案管理問題的解決對(duì)策

4.1 增強(qiáng)企業(yè)檔案管理意識(shí)

很多的企業(yè)工作人員沒有檔案管理意識(shí)，因此要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。要將檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來抓，要做到不定期的檔案管理檢查。要增強(qiáng)個(gè)人的檔案管理的責(zé)任心，提高管理工作的自覺性。要進(jìn)行廣泛宣傳，善于抓住一些好的宣傳機(jī)會(huì)，大力開展宣傳工作。通過一些有力的宣傳工作，拉進(jìn)檔案工作人員與各部門之間的關(guān)系。讓企業(yè)的工作人員都要認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，支持檔案工作，為檔案工作的正常開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

4.2 加強(qiáng)信息檔案工作

企業(yè)要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，建立健全相關(guān)的信息收集、處理手段。嚴(yán)格的按照文件的類型、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)、保存條件、保存期限等信息進(jìn)行收集處理。要做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，把握好時(shí)間的要求，遵循各類文檔的規(guī)律，按照規(guī)律進(jìn)行文件的收集工作。要不斷的拓寬工作的領(lǐng)域，在現(xiàn)有的檔案管理的基礎(chǔ)上，廣泛的收集一切與企業(yè)有關(guān)的檔案資料，要保存一切有關(guān)于企業(yè)的檔案資料，不斷的豐富檔案館的資料存儲(chǔ)。重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)于有關(guān)于企業(yè)研發(fā)的相關(guān)原始資料，為企業(yè)的科學(xué)建設(shè)保存珍貴的原始資料。要將收集到紙質(zhì)版原始資料進(jìn)行電子掃描，形成電子版的資料，此外還有音頻和視頻資料。同時(shí)還要一些重要的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等能夠反映企業(yè)發(fā)展的經(jīng)歷的各種實(shí)物，使得檔案館真正成為企業(yè)的信息中心。加強(qiáng)創(chuàng)新手段，不簡(jiǎn)單用計(jì)算機(jī)代替手工工作，而是要要借助于現(xiàn)代化的信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，對(duì)實(shí)際工作中的一些不適當(dāng)做法進(jìn)行改變，這就要求管理員不斷強(qiáng)化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。

4.3 科學(xué)管理，提高現(xiàn)代化水平

首先要制定嚴(yán)格的管理規(guī)范，嚴(yán)格的執(zhí)行所指定的管理、技術(shù)準(zhǔn)則。按照所指定的規(guī)范進(jìn)行分類和管理工作。要做到簡(jiǎn)單明了、竟然有序的管理。要在基本目的實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行總做的創(chuàng)新，要讓檔案館成為人們?cè)敢馊サ膱?chǎng)所。要積極地改善檔案的保管條件，落實(shí)檔案館的庫(kù)房、辦公室、閱覽室的建設(shè)，全面的配置安保設(shè)備，定期的檢查這些設(shè)備。要提高檔案室的信息化的水平，為了更好的為企業(yè)的生產(chǎn)提供有力的信息支持，這樣可以提高檔案館的信息化水平。為了更好的為企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)提供方便的服務(wù)。提高檔案館工作人員的工作效率，要堅(jiān)持電子歸檔和紙質(zhì)歸檔相結(jié)合，重要的材料要進(jìn)行云備份，保障信息安全。對(duì)于涉密的資料要加強(qiáng)管理，不能因?yàn)樯婷芪募男孤抖绊懫髽I(yè)乃至于國(guó)家的利益。要切實(shí)的提高檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)水平。

4.4 注重人才培養(yǎng)

在檔案管理工作中，最重要的是工作人員的主觀能動(dòng)性，在一些企事業(yè)單位，比如一些高校的檔案館內(nèi)，常常為了節(jié)約成本而讓一些學(xué)生兼職，由于學(xué)生沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)教育，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致一些重要的資料的損毀，而學(xué)生本身并沒有意識(shí)到這個(gè)問題。檔案管理人員要有足夠的責(zé)任心和社會(huì)責(zé)任感，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理員不止要專業(yè)知識(shí)過硬，還要與時(shí)俱進(jìn)，要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化的科技知識(shí)和手段進(jìn)行檔案的管理。還要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展，適時(shí)的進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)檔案管理的工作。要采用定期和不定期相結(jié)合的方式，充分地利用網(wǎng)絡(luò)和新媒體進(jìn)行學(xué)習(xí)充電。還要經(jīng)常性的請(qǐng)專家來進(jìn)行上門指導(dǎo)，組織檔案管理人員到先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，以促進(jìn)檔案管理工作健康、有序的進(jìn)行。

最后，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案館信息化的投資力度，在現(xiàn)代企業(yè)的建設(shè)中，要有足夠的資金。如果沒有足夠的投資力度，那么會(huì)嚴(yán)重影響信息管理的發(fā)展，更不利于檔案信息化管理的后期工作。此外，加大投資的力度，還可以吸引到高層次的人才，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

5 總結(jié)

綜上所述，檔案的管理是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的工程，與其他工作不同的是，它的系統(tǒng)性很強(qiáng)。是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不可或缺的重要環(huán)節(jié)，搞好檔案管理工作對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展有很大的益處。企業(yè)要充分地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，要加快檔案管理信息化的步伐，提高信息化的水平，也就是間接地提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，使更多的人認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。要積極地調(diào)動(dòng)調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的力量，相互之間深入溝通，通力合作，將最新的技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展。

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