楊巍巍

摘 要：隨著社會的發(fā)展，單位管理工作中檔案管理工作已經變得越來越重要，檔案管理工作不僅能夠提高單位工作質量，還能提高單位的工作效率?？茖W化、規(guī)范化、網絡化的管理檔案，成為了衡量一個單位管理水平的重要標準。一個單位在發(fā)展過程中產生的優(yōu)良事跡和成果，都將成為單位檔案的記錄信息，并提供給單位的工作人員。他們再對資料信息進行科學的分析，制定更加準確的發(fā)展方向。信息化的進程越來越快，機關檔案信息的記錄方式也呈現出多樣化的特征。通過網絡的平臺，不僅可以將更為完善、更加充分將信息展現出來，還能夠提高檔案服務工作的質量以及對檔案信息的利用率。所以，在新的形勢下，機關單位檔案網絡化管理成為歷史發(fā)展的必然趨勢。文章對如何更好的找出單位檔案網絡化管理的方法，以及檔案管理過程中出現的問題做以分析。

關鍵詞：機關單位 檔案管理 網絡化

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（b）-0150-01

檔案管理工作在我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。它的主要目的就是立足于我國現代化管理的現狀，不斷地吸收以及不斷地借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，對檔案管理工作產生的新形勢快速適應，并指導我國的檔案管理工作，從而達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。而檔案管理的網絡化，會使整個過程變得更為方便，簡潔。同時單位檔案網絡化管理之后，不僅能夠為檔案信息資源的整理提供更為有利的手段，還為檔案信息資源的開發(fā)提供了新的條件。

1 機關單位檔案管理中存在的問題

當前社會中，檔案管理工作不斷的加深，機關單位和企業(yè)也是越來越重視。但仍然有部門因為檔案工作在機關單位的地位不高，導致對整個檔案管理工作的輕視。他們認為，檔案管理工作耗時長，花費巨大，還不能為企業(yè)和單位帶來經濟效益。所以，僅僅只需要保存，工作有需要的時候提供參考就可以了，將單位檔案管理網絡化提上議程也是遙遙無期。其次，機關單位檔案管理過程中出現機關人員業(yè)務檔案無法統(tǒng)一管理的現象。機關人員分屬的相關部門一般管理著人員的業(yè)務檔案。這樣不完整、不系統(tǒng)、零零散散的管理相當不科學，在需要提取人員檔案的時候，因為檔案不能夠得到很好的統(tǒng)一，所以必須要到各部門去查詢，為整個信息提取的過程帶來了不必要的麻煩，影響工作效率。還有，現在社會的發(fā)展，導致檔案的形式、內容、以及其他信息越來越豐富。而機關單位還仍然使用的是人工、或者半人工整理的方法，沒有建立更為快速、有效、和系統(tǒng)的網絡化管理模式，導致提取人員檔案的時候，因為人工步驟的繁瑣導致各種各樣的問題產生，嚴重影響人員檔案的利用和開發(fā)。

2 解決機關人員業(yè)務檔案管理問題的對策

解決機關人員業(yè)務檔案管理問題中，我們要積極采取有效的措施、讓人員業(yè)務檔案建設的更加規(guī)范和科學。在工作中，充分的發(fā)揮檔案的作用，改變一直無法有效對機關單位檔案進行管理的現狀。首先我們需要加強對機關單位工作人員的宣傳工作，讓他們知道檔案管理的重要性，增加工作人員對檔案管理網絡化的深層次認識，并主動的配合檔案管理人員的工作。同時，機關單位要進一步加強對檔案管理工作，各部門派專門的工作人員對人員業(yè)務檔案進行管理，促使檔案管理變得更加系統(tǒng)化，培養(yǎng)人員業(yè)務檔案的管理意識。

其次，檔案管理的基礎工作內容就是材料的收集，工作人員需要將籌集來的材料進行整理，最終轉化為檔案。工作人員需要將材料客觀真實、完成、及時、全面的納入到檔案當中，進行歸類整理。然后按照檔案管理的要求，進行細分、登記、統(tǒng)計、并進行編寫目錄。歸納整理的過程中。工作人員需要將人員業(yè)務檔案當中更加有價值，以及材料檔案中規(guī)律性、科學性具有實用特征的結論標注出來，更大程度上展現出檔案管理的價值。檔案管理過程中，工作人員通過更為有效的方法，將檔案進行分類整理，然后進行編寫目錄；嚴格按照規(guī)章制度進行，讓整個檔案管理工作有章可循，有法可依。要想實現機關單位檔案網絡化管理。第一個要求就是要是現代化的人才。進行檔案管理的工作人員必須具備較高的知識儲備以及先進技術水平，對工作人員的要求不能直視一般的計算機操作。從目前我國機關單位的情況來看，許多檔案部門嚴重缺乏現代高技術人才，尤其是檔案、信息處理復合型人才，許多機關單位檔案網絡化管理工作人員的技術水平都偏低，有些機關單位的管理工作人員甚至出現文盲現象。

所以，對于檔案管理人員的專業(yè)能力和水平必須要加強培養(yǎng)，提高自身的能力?？梢赞D變平時的方式，比如：加強機關單位檔案網絡化管理人員的教育工作，讓管理工作人員相互交流經驗，共同進步。社會現代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。計算機的運用對于機關單位檔案管理的作用越來越強，通過簡單的網絡信息整理、數據統(tǒng)計、存儲和運算就能夠達到不錯的效果，給管理人員帶來了方便。因此，機關單位應該充分的利用計算機和網絡等先進的信息技術，建立更為便捷，更為統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，達到對人員進行多角度，多方位的綜合管理，這也正是現代化機關單位檔案管理的發(fā)展方向和目標。

3 對加強機關檔案網絡化管理的建議

摒棄落后的檔案管理理念，利用新的管理理念是機關單位檔案管理工作的必要途徑。以前落后的管理模式已經適應不了日新月異的社會發(fā)展進度，機關單位引進新的管理理念，提高對檔案管理工作的認識，調整以前的管理模式，將單純的人力整理，紙質的方式過渡到計算機的網絡化管理模式當中來，充分的發(fā)揮信息化在檔案管理工作當中的作用。

機關單位檔案網絡化管理就要求建立較為完善的局域網，而局域化的網絡管理對獨立性、安全性要求較強。所以硬件設施必須要加快建設力度，比如說：掃描儀、計算機、光盤刻錄儀等等，使用同一的數字化管理系統(tǒng)，對電子檔案進行正確管理，歸納，提高管理工作的效率，更大程度實現檔案的價值利用。

加大創(chuàng)新，為可持續(xù)發(fā)展提供基礎。機關單位要加強創(chuàng)新意識，切實提高檔案對機關工作的服務能力。利用網絡化管理的便捷，和方便，保證人員業(yè)務檔案和其他的材料檔案能夠得到準確的利用，為各項工作服務。

4 結語

總之，機關單位檔案網絡化管理是機關單位長期發(fā)展的一項重要任務，同時也是一項較為龐大的工程，要通過各部門的努力一起做好檔案網絡化管理。

參考文獻：

[1] 林林.檔案工作信息的網絡化[J].中國檔案報，2011（12）.

[2] 劉俊玲.檔案開放運用的信息安全保障研究[J].安徽大學，2012（3）.