石玉梅

摘 要：該研究從檔案管理電子化的現(xiàn)狀及相應(yīng)的解決對(duì)策談?wù)勛约旱目捶?，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面是希望更多的人能夠重視檔案管理的電子化，從而對(duì)其進(jìn)行研究，完善其缺陷，使其能夠更好地為人們的工作和生活服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子化 路徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）04（b）-0142-01

隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快、信息科技的不斷發(fā)展以及辦公條件日益自動(dòng)化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢(shì)。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內(nèi)容，以文字、圖表、數(shù)字、圖形等方式記錄在計(jì)算機(jī)上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無(wú)懈可擊的，如果沒(méi)有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來(lái)的便利性，卻是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能替代的。

1 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1 沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

由于目前我國(guó)的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有建立數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

1.2 缺乏通用性，不能對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理

眾所周知，我國(guó)檔案管理電子化興起的時(shí)間還比較短，因此，還存在著較多的問(wèn)題，其中缺乏通用性就是其存在的問(wèn)題之一。同時(shí)，由于目前各公司和單位所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實(shí)現(xiàn)共享。而且，目前也沒(méi)有一個(gè)軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來(lái)了巨大的困撓，也使得我國(guó)檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個(gè)檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對(duì)其進(jìn)行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2 相應(yīng)的解決對(duì)策及路徑

2.1 建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度

為了未來(lái)能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個(gè)統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個(gè)需要進(jìn)行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依，從而按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和工作；其次，要對(duì)所制作的電子檔案進(jìn)行整理、分類、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對(duì)其進(jìn)行保管，以防其因工作的調(diào)整、計(jì)算機(jī)的損壞、工作的交移過(guò)程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問(wèn)題，確保檔案資料的完整性。

2.2 建立電子檔案的資源共享平臺(tái)

建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺(tái)就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問(wèn)題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺(tái)，并按部門或者檔案的類型對(duì)其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對(duì)不同等級(jí)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

2.3 加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)

對(duì)于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個(gè)來(lái)源，一是擁有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對(duì)于擁有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)、技能的人才，一般需要單位從外部進(jìn)行招聘，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實(shí)際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對(duì)于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問(wèn)題。

2.4 做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作

由于科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對(duì)于電子檔案管理工作所依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時(shí)代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。隨著電子信息化的不斷發(fā)展，檔案管理電子化已成為未來(lái)辦公的必然趨勢(shì)，因?yàn)樗坏軌蛱岣吖ぷ餍?，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，還能大大的減少文獻(xiàn)再次加工的時(shí)間的浪費(fèi)，提高檔案信息的時(shí)效性，因此，可以說(shuō)檔案的電子化對(duì)于我國(guó)的檔案管理工作意義重大，必須要加大對(duì)其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國(guó)的檔案電子化帶來(lái)益處。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展和科技的飛速進(jìn)步，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理已不能很好的適應(yīng)如今人們?nèi)招略庐惖纳畹淖兓蛯?duì)檔案管理的需求了。因此，檔案管理的電子化應(yīng)運(yùn)而生。由于電子檔案管理方便、快捷、省時(shí)省力等特征，給檔案管理人員帶來(lái)了極大的便利，使得其必將成為未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

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