劉金華

摘 要：分析了事業(yè)單位將科技檔案管理工作提升到數(shù)據(jù)化和自動(dòng)化水平的重要性和必要性，并簡(jiǎn)要闡述了數(shù)據(jù)化和自動(dòng)化改革的主要內(nèi)容，最后依據(jù)事業(yè)單位科技檔案管理工作對(duì)于外界環(huán)境的能動(dòng)性反應(yīng)制定了幾項(xiàng)數(shù)據(jù)化和自動(dòng)化改革實(shí)踐的措施建議。該文的研究?jī)?nèi)容對(duì)于事業(yè)單位改革檔案管理機(jī)制具有重要的理論指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 科技檔案管理 能動(dòng)性研究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）04（c）-0145-01

1 科技檔案管理數(shù)據(jù)化與自動(dòng)化改革的必要性分析

1.1 時(shí)代潮流發(fā)展的最終歸宿

如今已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，獲得信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性所呈現(xiàn)出的意義和價(jià)值越來(lái)越高，因此，科技檔案管理工作也必須將信息的管理推向一個(gè)新的高度，不能恪守陳規(guī)，一直以傳統(tǒng)的方式和手段進(jìn)行檔案信息管理。尤其是進(jìn)入了二十一世紀(jì)之后，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新名詞的出現(xiàn)以及相關(guān)技術(shù)的革新，使得傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理難點(diǎn)和問(wèn)題迎刃而解，以數(shù)據(jù)化、自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)取代傳統(tǒng)純?nèi)肆π畔⒐芾硐到y(tǒng)已經(jīng)是大勢(shì)所趨。

1.2 事業(yè)單位體制變革的重要內(nèi)容

事業(yè)單位為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展也會(huì)在原有的模式上針對(duì)時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的需求做出相應(yīng)的能動(dòng)性變革，而變革的一個(gè)重要部分就是包括引入電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、事業(yè)單位資源管理系統(tǒng)等在內(nèi)的信息化管理系統(tǒng)。檔案管理工作作為事業(yè)單位基層工作重要的一部分，掌管著整個(gè)單位的數(shù)據(jù)和信息資源，自然也需要做出相應(yīng)的模式改革，以適應(yīng)單位內(nèi)部整體變革環(huán)境，并以自身的改革來(lái)促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位變革進(jìn)程的發(fā)展和深化。

1.3 檔案管理工作體系和模式發(fā)展變革的需要

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，想要進(jìn)行相應(yīng)的信息查詢需要的步驟復(fù)雜，時(shí)間冗長(zhǎng)，大大降低了工作的效率，而這種低下的工作效率已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)高節(jié)奏的需求，因此檔案管理工作必須進(jìn)行方便快捷的數(shù)據(jù)化和自動(dòng)化改革以適應(yīng)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的單位機(jī)制。同時(shí)這種自動(dòng)化的檔案信息管理模式也能夠減少很多人力管理模式下的錯(cuò)誤和紕漏，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)預(yù)警機(jī)制保證單位信息的安全性，提高事業(yè)單位的發(fā)展能力。

2 科技檔案管理數(shù)據(jù)化與自動(dòng)化改革的主要內(nèi)容

2.1 科技檔案管理數(shù)據(jù)化改革的內(nèi)容

在進(jìn)行科技檔案管理的數(shù)據(jù)化工作時(shí)，主要需重視現(xiàn)代科技背景支持下的掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、網(wǎng)關(guān)認(rèn)證技術(shù)等等對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)化進(jìn)程的推動(dòng)作用。信息是一個(gè)單位最重要的無(wú)形資產(chǎn)，而將信息數(shù)據(jù)化并更好的管理則有利于這些資產(chǎn)的價(jià)值最大化，更好的服務(wù)事業(yè)單位的基層工作。

2.2 科技檔案管理自動(dòng)化改革的內(nèi)容

自動(dòng)化相對(duì)于數(shù)據(jù)化而言體現(xiàn)著檔案管理模式改革的更高水平。用于實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化改革的技術(shù)主要有電子標(biāo)簽、OCR識(shí)別、數(shù)據(jù)自動(dòng)處理以及數(shù)碼掃描識(shí)別等等，這些技術(shù)可以使信息的存儲(chǔ)和系統(tǒng)化歸集不再需要更多的人力資源介入而自動(dòng)完成，同時(shí)還可以完成人力所難以或者無(wú)法實(shí)現(xiàn)的大數(shù)據(jù)處理、批量數(shù)據(jù)整理等工作，大大節(jié)約了人力和財(cái)力。

3 科技檔案管理能動(dòng)性改革實(shí)現(xiàn)的措施

3.1 檔案管理系統(tǒng)流程結(jié)構(gòu)重置

“流程結(jié)構(gòu)重置”即在數(shù)據(jù)化和自動(dòng)化改革的過(guò)程中和改革結(jié)束之后對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)依據(jù)具體改革的現(xiàn)狀重新安排，設(shè)計(jì)適合于改革后檔案管理模式的工作職位和各個(gè)職位的具體職能，從而提高人力和技術(shù)的契合程度，提高檔案管理工作效率。流程結(jié)構(gòu)重置工作主要包括業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化兩個(gè)主要模塊，除此之外還要加強(qiáng)檔案管理工作環(huán)節(jié)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才的培養(yǎng)和利用，加強(qiáng)日常工作中對(duì)網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定程度和信息安全性的維護(hù)。

3.2 深化擴(kuò)展檔案管理服務(wù)功能

檔案管理工作模塊作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，其工作的本質(zhì)特征在于其服務(wù)性，因此提升檔案管理工作的服務(wù)能力也是科技檔案管理能動(dòng)化改革進(jìn)程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理工作的服務(wù)功能不僅要橫向延展，更要縱向深化，滿足信息使用者各方面、各層次的需求。同時(shí)還要改變以往的“等需求上門(mén)”轉(zhuǎn)為“送服務(wù)上門(mén)”，幫助單位信息使用者更便捷的處理相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)一鍵式檔案服務(wù)，為整個(gè)事業(yè)單位的工作提供基礎(chǔ)信息支持。

3.3 建設(shè)信息化檔案平臺(tái)資源庫(kù)

由于數(shù)據(jù)化后的檔案信息不再如傳統(tǒng)般存儲(chǔ)在特定的房間內(nèi)，單位內(nèi)部的信息使用者都可以依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)登陸特定的平臺(tái)進(jìn)行突破時(shí)空限制的信息查詢，而為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就必須建設(shè)安全、科學(xué)的檔案資源平臺(tái)。首先是相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，使系統(tǒng)硬件能夠承載單位內(nèi)部越來(lái)越龐大的信息量并滿足信息處理效率的要求。其次是資源整合技術(shù)的要求，由于數(shù)據(jù)信息資源的龐大，無(wú)法通過(guò)人力一一整理，這就要求信息資源平臺(tái)能夠自動(dòng)完成大數(shù)據(jù)的整理和龐大信息庫(kù)的系統(tǒng)化整合，為后續(xù)工作節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，幾乎每分每秒都在發(fā)生新的變革，事業(yè)單位必須使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科技化、數(shù)據(jù)化和自動(dòng)化，提升管理機(jī)制和管理模式對(duì)外界環(huán)境變革的應(yīng)激反應(yīng)，提高能動(dòng)性改革能力，使事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理工作不落于時(shí)代發(fā)展潮流之后，提升事業(yè)單位的管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 尤麗.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014（6）：63-65.

[2] 張薇娣，張薇婭.新形勢(shì)下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（6）：151-152.

[3] 粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：128-129.

[4] 杜娟.淺析事業(yè)單位的人事檔案管理[J].中外企業(yè)家，2012（14）：81-83.