文/史夢(mèng)雷·鄭州日產(chǎn)汽車有限公司

如何利用SAP實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)價(jià)值和實(shí)物的統(tǒng)一管理

文/史夢(mèng)雷·鄭州日產(chǎn)汽車有限公司

在企業(yè)資產(chǎn)管理實(shí)務(wù)中，我們經(jīng)常會(huì)遇到資產(chǎn)管理與設(shè)備管理脫節(jié)的情況。負(fù)責(zé)實(shí)物的工程/設(shè)備/運(yùn)行部門和負(fù)責(zé)價(jià)值的財(cái)務(wù)部門之間缺少協(xié)作，造成資產(chǎn)賬物不符。其典型表現(xiàn)如：基建工程竣工階段的轉(zhuǎn)固業(yè)務(wù)和設(shè)備新增業(yè)務(wù)各自操作，固定資產(chǎn)卡片和設(shè)備清冊(cè)不一致；在資產(chǎn)更新變遷時(shí)資產(chǎn)臺(tái)賬與設(shè)備臺(tái)賬不同步更新，價(jià)值虛增虛減。管理上脫節(jié)帶來(lái)的最直接影響是企業(yè)資產(chǎn)的損失。筆者曾見過(guò)在一個(gè)大型集團(tuán)企業(yè)清產(chǎn)核資的報(bào)告上，固定資產(chǎn)盤虧的損失超過(guò)了3個(gè)億。如果建立起資產(chǎn)會(huì)計(jì)和設(shè)備實(shí)物的有效管理體系，同時(shí)二者又能夠集成協(xié)作，即使不能根除盤虧的現(xiàn)象，帶來(lái)的效益也仍然是可觀的。本文圍繞該主題，闡述SAP EAM方案中的主要作法，希望能對(duì)企業(yè)管理實(shí)務(wù)有所裨益。

在SAP的EAM解決方案中，資產(chǎn)實(shí)物管理的負(fù)責(zé)部分前期是項(xiàng)目管理（PS）模塊，后期是設(shè)備維護(hù)（PM）模塊，而價(jià)值管理的負(fù)責(zé)部分是資產(chǎn)會(huì)計(jì)（AM）模塊。這三大部分都建立在SAP統(tǒng)一應(yīng)用平臺(tái)基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)模型共享，業(yè)務(wù)流程無(wú)縫閉環(huán)集成，能最大限度地保證資產(chǎn)賬物相符。

從基建開始

在SAP的方案中，保證價(jià)值和實(shí)物統(tǒng)一的工作從基建項(xiàng)目就開始了。SAP的項(xiàng)目管理包含全面的項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理。設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生的設(shè)備清單會(huì)傳入系統(tǒng)中，掛在項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)下。每一設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)都會(huì)預(yù)先經(jīng)過(guò)項(xiàng)目預(yù)算檢查，然后形成設(shè)備采購(gòu)訂單。到貨和已經(jīng)安裝的設(shè)備可以自動(dòng)產(chǎn)生固定資產(chǎn)臺(tái)賬，或者記入在建工程。工程部門或者財(cái)務(wù)部門根據(jù)規(guī)則創(chuàng)建好固定資產(chǎn)卡片，形成固定資產(chǎn)號(hào)，并建立設(shè)備清單和固定資產(chǎn)的映射關(guān)系。在項(xiàng)目從開始到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程中，消耗的人、財(cái)、物等資源都按照工程結(jié)構(gòu)和成本要素清楚分列。通過(guò)預(yù)先定義的結(jié)算規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算，可以支持快速準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)資，走出實(shí)現(xiàn)賬物相符的第一步。

資產(chǎn)臺(tái)賬和設(shè)備臺(tái)賬的聯(lián)動(dòng)

在SAP EAM解決方案中，和實(shí)際業(yè)務(wù)一樣，針對(duì)同一資產(chǎn)，存在側(cè)重價(jià)值的資產(chǎn)臺(tái)賬和側(cè)重實(shí)物的設(shè)備臺(tái)賬，二者的管理細(xì)度和口徑不盡一致。當(dāng)在系統(tǒng)中創(chuàng)建新增的設(shè)備記錄時(shí)（如工程竣工時(shí)），需要同時(shí)指定固定資產(chǎn)號(hào)。為了避免因?yàn)榉诸惪趶讲灰恢露鴮?dǎo)致無(wú)法映射，首先需要保證設(shè)備和資產(chǎn)的分類有著嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系。通過(guò)設(shè)備編號(hào)和固定資產(chǎn)號(hào)之間的關(guān)聯(lián)，設(shè)備臺(tái)賬和資產(chǎn)臺(tái)賬的共享信息可以保持一致，如所屬公司、負(fù)責(zé)人、成本中心、位置等。保持一致的方式包括實(shí)時(shí)的同步更新，以及通過(guò)工作流實(shí)現(xiàn)的可控異步更新。這樣新增或者變更實(shí)物時(shí)，就能夠及時(shí)地反映到資產(chǎn)臺(tái)賬上。

維修項(xiàng)目/工單的結(jié)算

設(shè)備的維護(hù)、修理和改造往往帶來(lái)資產(chǎn)的價(jià)值變化，如果不能準(zhǔn)確、及時(shí)地反映到資產(chǎn)臺(tái)賬上，就會(huì)造成價(jià)值的虛增虛減。SAP EAM系統(tǒng)中維修的主要管理工具是維修工單，對(duì)于復(fù)雜的大修技改，還需要應(yīng)用項(xiàng)目管理模塊。無(wú)論在維修工單還是維修項(xiàng)目中，系統(tǒng)都會(huì)詳細(xì)計(jì)劃并記錄發(fā)生的物資消耗（載體為物料憑證）、投入的人力資源（載體為工票）以及所接收的外包服務(wù)（載體為服務(wù)確認(rèn)單），并在結(jié)算規(guī)則中指定對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)編碼。一般情況下，在月末，系統(tǒng)可以自動(dòng)地將記載在維修項(xiàng)目/工單上的價(jià)值變化進(jìn)行批量結(jié)算，產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的記賬憑證，更新資產(chǎn)賬。當(dāng)出現(xiàn)誤操作或者發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)有誤時(shí)，如發(fā)現(xiàn)物資發(fā)料數(shù)量記錯(cuò)，還可以取消某筆更新動(dòng)作，待原始數(shù)據(jù)調(diào)整后再更新資產(chǎn)賬。

折舊、退役和報(bào)廢

設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中需要記提折舊，折舊業(yè)務(wù)主要在資產(chǎn)會(huì)計(jì)模塊中進(jìn)行。當(dāng)設(shè)備到了生命周期的后期，需要退役和報(bào)廢時(shí)，可以先在設(shè)備維護(hù)模塊中將設(shè)備置于退役或者報(bào)廢狀態(tài)，或者轉(zhuǎn)移到報(bào)廢區(qū)。這些調(diào)整動(dòng)作可以作為事件觸發(fā)預(yù)定義的后續(xù)工作流，啟動(dòng)資產(chǎn)報(bào)廢的賬務(wù)處理，為資產(chǎn)賬物管理畫上一個(gè)圓滿的句號(hào)。

不實(shí)際的EAI策略

往往我們看到在一家企業(yè)里面，設(shè)備維護(hù)系統(tǒng)和資產(chǎn)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是獨(dú)立的。這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的EAM軟件，包括目前市場(chǎng)上很多主流的EAM系統(tǒng)中，都不包含資產(chǎn)價(jià)值管理。針對(duì)這種情況，有些企業(yè)希望通過(guò)EAI集成平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和流程的集成，而不采用統(tǒng)一應(yīng)用平臺(tái)的內(nèi)嵌集成方式。從技術(shù)上來(lái)看，EAI集成是一種可行的方法，但實(shí)際操作性往往不好。因?yàn)橐龅綄?shí)物和價(jià)值的真正一致，工作量和成本都會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出想象的規(guī)模。如果讀者去那些宣傳實(shí)現(xiàn)了獨(dú)立設(shè)備維護(hù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫集成的個(gè)例看看，多半會(huì)覺得失望。

根據(jù)SAP統(tǒng)計(jì)，設(shè)備維護(hù)和固定資產(chǎn)管理的接口點(diǎn)會(huì)有數(shù)十個(gè)，如系統(tǒng)邏輯名、法人結(jié)構(gòu)、維護(hù)部門、工作班組、設(shè)備資產(chǎn)分類、臺(tái)賬記錄、憑證類型、科目映射等等。而且每一接口對(duì)象，都必須考慮到創(chuàng)建、更改、刪除、撤銷、更新失敗等多種數(shù)據(jù)交換模式。從長(zhǎng)期來(lái)看，不同系統(tǒng)的每一次升級(jí)都會(huì)帶來(lái)接口調(diào)整甚至重做的風(fēng)險(xiǎn)。即使從成本的角度考慮，接口也不是一個(gè)可行的方案。美國(guó)的一個(gè)統(tǒng)計(jì)說(shuō)明，一個(gè)接口的開發(fā)成本約為1.6～3.2萬(wàn)美元，加上每年約4000～8000美元的維護(hù)成本，10個(gè)接口5年的成本最低為36萬(wàn)美元，已經(jīng)是一筆可觀的數(shù)目了。對(duì)于尚未部署EAM的公司來(lái)說(shuō)，一定要從投入和效果角度分析清楚之后，再慎重地作出投建計(jì)劃。