孫仁婷

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，相對(duì)而來(lái)的各種挑戰(zhàn)也接踵而致。檔案的規(guī)范化管理是辦公室檔案工作效率的提升，是對(duì)辦公室工作的一種肯定。電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作不能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，只有運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)管理辦公室的檔案管理工作，才能更好的提高辦公室檔案管理的工作效率。本文通過(guò)辦公室檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)狀，提高辦公室檔案管理工作效率的意義和作用，和提高辦公室檔案管理工作的對(duì)策進(jìn)行了簡(jiǎn)單的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化；辦公室檔案；管理效率

辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣的文檔工作，檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位整體工作的開展起著重要的作用。要想提高辦公室的檔案管理工作效率，就必須進(jìn)行規(guī)范化的管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念，持續(xù)有效的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行發(fā)展和創(chuàng)新。只有確保辦公室的檔案管理工作順利的進(jìn)行，才能推動(dòng)企業(yè)中其他工作效率的提升，因此說(shuō)，辦公室檔案管理工作是企業(yè)發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步向前發(fā)展的必然之路。

1 辦公室檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

在企事業(yè)單位中，往往只重視業(yè)務(wù)的提升，而忽視了檔案或是后勤的管理工作。一般對(duì)辦公室的檔案管理工作重視度不高，甚至有些單位的檔案管理人員是由其他部門人員做的兼職。管理檔案的設(shè)施、設(shè)備不夠齊全。在辦公室檔案管理水平上也有不足之處，企業(yè)的檔案管理制度的不明確性，缺乏對(duì)檔案管理工作的有效措施，導(dǎo)致了管理檔案的人員不能及時(shí)的掌握和運(yùn)用檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)；甚至在某些企業(yè)的內(nèi)部并沒(méi)有設(shè)置辦公室檔案管理的部門，更無(wú)從談起檔案的規(guī)范化和整理利用了。紛繁眾多的檔案類別，使得檔案管理工作的效率得不到提升，在一個(gè)企業(yè)中，檔案管理可以分為：科技類、文秘類、專業(yè)類等，由于種類繁多，導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜性。管理檔案的工作人員由于不是專業(yè)的管理者，有些還是兼職人員，所以在檔案管理水平和專業(yè)素質(zhì)上，不能滿足檔案管理工作的要求。

2 提高辦公室檔案管理工作效益的意義和作用

2.1 適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求

辦公室檔案管理工作是企事業(yè)單位信息產(chǎn)業(yè)的最主要的部分，在工作中，幫助人們更好的查詢信息資源，提供資料的調(diào)查報(bào)告等，都是辦公室檔案管理工作的工作內(nèi)容。做好辦公室的檔案管理工作是為了方便人們更好的利用檔案管理來(lái)查詢信息，和資料調(diào)查工作的快捷。在現(xiàn)代信息化建設(shè)的今天，辦公室檔案管理工作尤為的突出和重要。

為了緊跟新時(shí)期信息時(shí)代發(fā)展的腳步，更好的服務(wù)于人們，要把檔案管理工作放在非常重要的位置，檔案管理要以社會(huì)實(shí)際工作的實(shí)事為依據(jù)，記錄的是真實(shí)有效的信息，而且是原始的數(shù)據(jù)。辦公室檔案管理工作是為了滿足社會(huì)發(fā)展的需求，是為了更好的服務(wù)于社會(huì)。

2.2 有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展

依據(jù)辦公室檔案管理工作的特殊性和自身的特點(diǎn)，采取符合檔案管理要求的法律制度，開展和幫助辦公室檔案管理的有效進(jìn)行。檔案的形成是根據(jù)時(shí)間和歷史發(fā)展變遷演變而成的，為了保障檔案歸檔的完整性，需要在進(jìn)行檔案管理工作中對(duì)檔案進(jìn)行合理的、有序的、高效的分類歸檔和保存，避免其丟失、遺漏、損害等。為了促使檔案管理工作在持續(xù)的進(jìn)行發(fā)展，就需要檔案管理人員的自身素質(zhì)的提升，檔案管理人員綜合素質(zhì)的有效提高，是檔案管理工作效率提高的主要因素。

2.3 有利于檔案事業(yè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的向前發(fā)展，離不開檔案管理，檔案管理與我們的生活息息相關(guān)，密不可分，檔案工作記錄的是社會(huì)發(fā)展變遷的歷史真實(shí)寫照。提高檔案管理規(guī)范化工作效率，就是利于檔案事業(yè)的發(fā)展，利于國(guó)民經(jīng)濟(jì)的向前發(fā)展，推動(dòng)了社會(huì)向前發(fā)展和進(jìn)步。

3 提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

3.1 辦公室檔案管理的現(xiàn)代化

辦公室檔案管理工作應(yīng)用現(xiàn)代化發(fā)展技術(shù)是適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，現(xiàn)代化的檔案管理工作是時(shí)代變革的產(chǎn)物。只有運(yùn)用了現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)水平，才能使辦公室的檔案管理工作效率提升，更加快捷方便人們獲取相關(guān)的信息資源，提高工作效率。檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)行，是整個(gè)檔案管理工作效率的提升，在檔案的收集、整理、保存、防護(hù)、現(xiàn)代化庫(kù)房、計(jì)算機(jī)管理檔案、檔案信息開發(fā)利用、電子文件歸檔和電子檔案管理等領(lǐng)域，主要內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，除此以外，還包括音像技術(shù)、縮微技術(shù)、激光光盤技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)等運(yùn)用。現(xiàn)代化檔案管理的應(yīng)用，是改正傳統(tǒng)檔案管理的弊端，是社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物。

3.2 人工智能技術(shù)在檔案管理與利用工作中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)已經(jīng)走進(jìn)了人們的生活中，成為必備工具，隨著社會(huì)的不斷向前發(fā)展，新的科學(xué)技術(shù)的誕生，科學(xué)家已經(jīng)給計(jì)算機(jī)賦予了人腦的功能，使計(jì)算機(jī)更加的人性化。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)延伸人類智力，提高人類解決生產(chǎn)、生活中的具體問(wèn)題的能力。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)研究和推動(dòng)人類智力發(fā)展。

3.3 多媒體檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理

數(shù)字化的多媒體檔案信息必須結(jié)合光盤存儲(chǔ)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)，使得越來(lái)越多的用戶共享多媒體檔案信息資源。檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)投入使用后，更加方便、快捷的進(jìn)行檔案管理工作，加快了檔案信息化管理和規(guī)范化管理的步伐，同時(shí)有效的保護(hù)了一批珍貴檔案原件。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理工作與辦公室其他工作密不可分，是辦公室中非常重要的一項(xiàng)工作。提高辦公室檔案管理工作的效率，就需要加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理工作，加強(qiáng)檔案管理信息化的建。運(yùn)用科學(xué)的、規(guī)范的管理理念，不斷的提升檔案管理工作的效率，提高現(xiàn)代化檔案管理的使用價(jià)值，最大化的利用和發(fā)展辦公室檔案管理工作的效率，是推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展的重要作用。

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