曾睿

摘 要：隨著企業(yè)的飛速發(fā)展和聲像檔案信息化的迅速發(fā)展，以及辦公條件的不斷改善，使得人們對社會音像檔案管理的意識也在不斷提高。因此，完善聲像檔案的歸檔及保存方法對提升聲像檔案的安全保障技術具有十分重要的作用。本文通過對聲像檔案安全問題的詳細闡述，提出了聲像檔案歸檔的技術方案和安全管理、保存方案，以期為改善聲像檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：聲像檔案；歸檔；保存

近些年來，由于企業(yè)當中聲像檔案的數(shù)量在逐年增加，因而其利用價值也在逐年提高。為了加強和完善聲像檔案的收集、整理和保管工作，以適應新形勢發(fā)展的需要，聲像檔案管理人員應當加強聲像檔案安全保障體系的構建與實施，以此來解決網(wǎng)絡環(huán)境下聲像檔案管理的安全隱患問題，進而切實地提高聲像檔案信息的安全管理工作。因此，利用先進的網(wǎng)絡化、數(shù)字化的聲像檔案保存技術，有利于推進企業(yè)聲像檔案安全管理體制的完善，實現(xiàn)企業(yè)聲像檔案管理的專業(yè)化的安全目標。

聲像檔案具體包括幻燈片、唱片、照片、磁帶、膠片、光盤、錄像帶和軟盤硬盤等，保護好這些檔案是檔案管理人員的職責所在，本文淺談企業(yè)如何保護好跡些檔案資源，使之更好地為企業(yè)服務。

1 聲像檔案管理過程中存在的問題及原因探析

1.1 管理人員的檔案意識薄弱，歸檔工作不完善

在進行聲像檔案的過程中，由于歷史原因或意識原因，使得許多聲像檔案資料只有照片，缺少底片。檔案管理人員和攝錄人員往往缺乏檔案的及時保存意識，對聲像檔案缺乏正確的理解，使得其往往忽略對底片的歸檔。歸檔內(nèi)容的不完整性使得照片的數(shù)量比較少，很難反映聲像檔案主體各方面的情況，領導開會及視察的內(nèi)容保存、記錄的十分簡潔、不完整，遺漏公務活動的錄音、錄像和照片，使得聲像檔案的真正價值得不到充分有效地發(fā)揮。聲像檔案歸檔意識的缺乏使得部有些聲像檔案由科室內(nèi)部或個人長期保存，不能夠完整地將聲像檔案移交至檔案室進行統(tǒng)一安全地保管，導致一旦出現(xiàn)機構調(diào)整或者人員變動，就會發(fā)生聲像檔案的失控和流失問題。聲像檔案隊伍的不穩(wěn)定性使得一些新檔案人員對聲像檔案的歸檔范圍缺乏清晰的認知，不利于聲像檔案的科學有效的管理。

1.2 聲像檔案管理制度得不到落實，歸檔管理秩序混亂

有些檔案館（室），聲像設備的檔案管理程序十分混亂，使得聲像檔案管理制度得不到有效的落實。由于絕大多數(shù)機關企事業(yè)等基層單位都配備了種類較多的聲像設備，這為單位聲像資料的保存和歸檔管理工作創(chuàng)造了優(yōu)良的條件。由于聲像設備僅能夠存放在科室或者個人的手中，使得設備使用人員不能夠很好地掌握和合理有效地利用好設備性能，導致不能夠及時錄取重要的活動，為聲像檔案的科學歸檔帶來了不便。個別部門對一些新聞資料帶的反復使用也導致了一些原始的錄音錄像資料很難全部保存下來，使得歸檔管理人員對部分聲像檔案資料失去了合理的控制。

1.3 聲像檔案管理流程不規(guī)范，檔案保管條件差

不規(guī)范的聲像檔案管理，使得聲像檔案的管理方式多種多樣，變動較快，很難實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理模式，導致聲像檔案資料分散于各科室或個人進行保管。聲像檔案歸檔的不及時使得一些具有較強時效性的重要的特殊聲像檔案材料容易流失和毀壞。攝錄人員對被忽略的文字說明很難進行準確的追憶，導致一些珍貴的聲像資料失去了其應有的保存價值和利用價值。檔案管理單位不認真落實聲像檔案歸檔制度，不利于管理人員認真執(zhí)行聲像檔案的歸檔制度，也不能夠有效控制檔案管理制度的相關措施。加上檔案工作人員的責任感和事業(yè)心不強，使得管理人員的工作缺乏主觀能動性，不能夠及時主動地收集聲像檔案資料，最終導致聲像檔案的流失和歸檔的不及時。此外，由于國家對聲像檔案的保管條件規(guī)定地更加嚴格，比如應當采用專門的聲像檔案專柜或者庫房對檔案材料進行保存，應當具備恒溫、防磁、恒濕等保管環(huán)境，以方便長久保存聲像檔案。而這些條件需要投入較大的成本，因而很難引起領導的高度重視。

2 完善聲像檔案歸檔和保存制度的方法

2.1 提高對聲像檔案管理的認知度，適時擴大宣傳

為了完善聲像檔案的保管工作流程，檔案人員和檔案管理部門不僅要提高對聲像檔案管理的認知度，還要適時擴大宣傳，強化立檔單位有關聲像檔案材料的歸檔意識，完善聲像檔案資料的管理工作。相關領導還應當積極主動地了解本單位聲像檔案的保存和管理現(xiàn)狀，在歸檔過程中還應當切身地與檔案管理人員探討檔案保存過程中出現(xiàn)的問題，并積極探討相應的解決對策。同時可以借助新聞媒體的作用，加大聲像檔案管理制度的宣傳力度，深化管理人員對聲像檔案的分類管理意識，充分利用聲像檔案的專欄、板報，提高聲像檔案材料的利用價值，積極發(fā)揮聲像檔案的積極作用，為取得良好的社會效益發(fā)揮重要的鋪墊作用。

2.2 完善聲像檔案管理制度，明確檔案管理人員的責任

為了改善聲像檔案管理的混亂管理秩序，各檔案管理單位應當結合具體的實際情況，不斷完善聲像檔案的具體流程和管理制度，強化聲像檔案的歸檔流程的規(guī)范化，積極落實聲像歸檔制度，完善聲像檔案的形成、積累、收集、歸檔、管理和移交等各個環(huán)節(jié)，充分明確檔案攝錄人員和管理人員的職責，引導其按照規(guī)章制度進行歸檔和保存工作。[1]采取切實可行的控制措施，促進聲像檔案管理工作的順利開展。

2.3 加強檔案管理培訓，提高檔案的管理質(zhì)量

立檔單位應當積極組織聲像檔案管理人員定期的業(yè)務培訓和定期考核制度，將檔案管理人員適當擴大到攝錄人員的范疇，方便高效開展聲像檔案的歸檔、保存工作，使聲像檔案管理人員能夠明確管理標準，掌握優(yōu)秀的管理方法，提高具體的實踐操作能力。各立檔單位的聲像檔案管理員還應當加強日常的檢查和業(yè)務指導工作，確保業(yè)務指導能夠及時到位，進而提高和改善聲像檔案的整理質(zhì)量。此外，各單位還應當結合實際情況，改善檔案的保管條件，做好檔案的定期檢測工作，嚴格控制好檔案庫房的溫濕度，單獨存放密閉鐵柜和聲像柜，做好錄音錄像帶的定期倒帶檢查等措施，實現(xiàn)聲像檔案的永久性、長期性保存。

3 結語

綜上所述，完善聲像檔案的歸檔和保存制度有利于更好地再現(xiàn)聲音與影像等檔案資料，充分實現(xiàn)聲像檔案資料的保存和利用價值。這不僅有利于實現(xiàn)聲像檔案的整理、歸檔和保管等各個環(huán)節(jié)，還有利于提高聲像檔案的管理效果，提升聲像檔案的安全管理水平，盡最大努力實現(xiàn)聲像檔案資料的完整性、安全性和長久性，進而完善聲像檔案管理制度的指導和監(jiān)督制度，實現(xiàn)歸檔工作的規(guī)范化管理，使這些檔案資源更好地為企業(yè)服務。

參考文獻

[1]劉穎暉.淺議提高聲像檔案的管理效果[J].業(yè)務研究，2013，（10）：12-13.

[2]李玉鳳，趙玉茹.基層檔案室聲像檔案的歸檔管理[J].業(yè)務天地，2014，（11）：123-124.endprint