張曉敏

秘書是為領(lǐng)導(dǎo)而存在的，沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有秘書。秘書所有工作的唯一目的是為領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境。秘書不能越權(quán)行事，必須嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指令。不過凡事都不那么絕對，我認(rèn)為，遇到以下三種情況時(shí)，秘書即使不聽話也不會挨批。

1.領(lǐng)導(dǎo)在非理性的情況下作出決策

上午10點(diǎn)左右，姜總讓秘書小于去他辦公室。他口授了一封信，讓小于立即用電子郵件發(fā)給另外一家公司的錢經(jīng)理。信的大意是：我們兩家公司打了這么多年交道，你們怎么能背信棄義做出這種事來呢？我們公司決定斷絕與你們公司的一切關(guān)系，并且要將你們的“光榮事跡”公之于眾，讓你們在這個(gè)行業(yè)沒法生存下去。按照姜總的意思，小于很快寫好了郵件。但是，真的就這么發(fā)出去嗎？

顯然，姜總是在盛怒之下作出這一失去理智的決策。小于覺得這么處理問題并不妥當(dāng)，所以猶豫了。她猶豫的是，如果郵件發(fā)出去，公司就損失了一個(gè)大客戶，這對公司的發(fā)展非常不利。但是，如果不執(zhí)行姜總的指令，似乎有悖于秘書的職責(zé)。好在故事有一個(gè)圓滿的結(jié)局：小于沒有馬上發(fā)出郵件，也沒有因?yàn)榻偟臎Q策失誤向他進(jìn)諫，而是到快下班時(shí)才把打印好的郵件拿出來請示姜總：要不要發(fā)出去？姜總不但沒有責(zé)備秘書壓下了這件事，而且心存感激。

在大型企業(yè)，大事小事都有規(guī)范的決策過程;但在大多數(shù)中小企業(yè)，由于組織機(jī)構(gòu)比較簡單，很多情況下企業(yè)的決策就是領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人決定，系于領(lǐng)導(dǎo)的一念之間。所以，秘書既要正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)的意圖，也要分析是否會產(chǎn)生負(fù)面影響，為領(lǐng)導(dǎo)把好關(guān)，給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造一個(gè)重新決策的機(jī)會。一個(gè)優(yōu)秀的秘書不僅要有貫徹執(zhí)行上司指示的能力，還應(yīng)該分清，哪些指示應(yīng)立即無條件執(zhí)行，哪些指示不能馬上執(zhí)行。顯然，領(lǐng)導(dǎo)在非理性的情況下作出的決策不能馬上執(zhí)行。

需要指出的是，對于明顯不妥的指令，少數(shù)秘書或許會自作主張，自行其是，比如面對以上案例中的情形，不寫郵件，權(quán)當(dāng)什么事都沒有發(fā)生，這就大錯(cuò)特錯(cuò)了。雖然最后的結(jié)果一樣——不發(fā)郵件，但是自作主張另做一套，那就變成了代領(lǐng)導(dǎo)決策，就是越權(quán)。

2.領(lǐng)導(dǎo)指示的具體要求不符合辦事規(guī)程

這是我的親身經(jīng)歷。新學(xué)年伊始，剛報(bào)到的新生還在軍訓(xùn)，系主任向我交代任務(wù)：把我們系要求轉(zhuǎn)專業(yè)的新生人數(shù)統(tǒng)計(jì)一下，第二天上午交給學(xué)院招生辦公室的秦主任?；氐睫k公室，我先給招辦打電話找負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的李老師，詢問今年關(guān)于轉(zhuǎn)專業(yè)一事有沒有新的要求，然后通知輔導(dǎo)員統(tǒng)計(jì)匯總要求轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生的名單，并要求這些學(xué)生遞交申請書。第二天一早我就把統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和申請書報(bào)送給了招辦，然后把統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)向系主任作了匯報(bào)，主任并沒有提出異議。至此，任務(wù)順利完成。

很顯然，在以上工作中，只有一件事我是按領(lǐng)導(dǎo)意思去做的：統(tǒng)計(jì)要求轉(zhuǎn)專業(yè)新生的人數(shù)?！白宰髦鲝垺弊龅氖聟s不少：1.要求轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)生遞交申請書;2.收齊的材料沒有交給招辦的秦主任，而是交給了招辦具體負(fù)責(zé)此事的辦事員小李。

我沒有百分之百地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示，為什么領(lǐng)導(dǎo)不批評我呢？因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的是結(jié)果：統(tǒng)計(jì)并正確報(bào)送數(shù)據(jù)。至于我向誰報(bào)，怎么報(bào)，補(bǔ)報(bào)了什么材料，這都不是他關(guān)心的事情，而是秘書的分內(nèi)工作。至于領(lǐng)導(dǎo)為什么交代了任務(wù)，還要囑咐怎么去辦，找誰去辦，這或許是領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，或許是領(lǐng)導(dǎo)對秘書不完全放心。我的領(lǐng)導(dǎo)屬于前者。以前我也常常接到這樣的指示——找某某處長或某某主任做什么事，我都會根據(jù)具體情況變通處理。這是不是越權(quán)呢？不是，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)圓滿完成了，變通的只是具體的做法。

3.無法保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)的指令

有時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)并不知道自己的一句話會給秘書帶來多大的工作量。所以，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，如果領(lǐng)導(dǎo)的某個(gè)指令是自己無法保質(zhì)保量完成的，與其拖到實(shí)在完不成時(shí)再提出異議，還不如一開始就找個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)提出來，以便更好地解決問題。比如上學(xué)期末，我把排好的我系考試日程表交給系主任審閱。主任掃了一眼，要求我把每位教師監(jiān)考的時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)考科目列成表格，每人發(fā)一份。我知道，這次期末考試涉及南北2個(gè)校區(qū)5個(gè)專業(yè)的63門課，有235個(gè)考場，470個(gè)監(jiān)考人次，時(shí)間跨度7天。要在短時(shí)間內(nèi)整理好這么多數(shù)據(jù)，難保不出差錯(cuò)，一旦出錯(cuò)，反而會影響期末考試的正常進(jìn)行。當(dāng)時(shí)沒有別人在場，我就把上面這些數(shù)字報(bào)了一遍給主任聽，主任聽后也樂了：“那就讓老師們自己核對吧。不過你要保證老師們都能準(zhǔn)時(shí)到場監(jiān)考?！薄澳鞘牵　蔽抑?，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)昨天在全院系部主任會議上強(qiáng)調(diào)，各系部要召開考風(fēng)考紀(jì)培訓(xùn)會，強(qiáng)調(diào)監(jiān)考紀(jì)律，于是我向主任建議道：“要不召開一次全系教師會議，作考前動員和考風(fēng)考紀(jì)培訓(xùn)？順便讓各位老師現(xiàn)場核對自己的監(jiān)考場次和時(shí)間、地點(diǎn)，有問題的當(dāng)場解決?！薄昂?，一石三鳥。就本周五下午2點(diǎn)半，你發(fā)通知吧。”主任答應(yīng)得很干脆。

主任要求做每位教師的監(jiān)考日程表，我自知無法保質(zhì)保量完成，就沒有接受這個(gè)任務(wù)。但是，讓老師們認(rèn)真核對自己每一場監(jiān)考的時(shí)間、地點(diǎn)，這個(gè)問題還是要解決，所以我建議召開全體教師會議。這樣，不但主任擔(dān)心的問題可以解決，還順便完成了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要求各系召開考前動員和考風(fēng)考紀(jì)培訓(xùn)會的指示。這樣的建議領(lǐng)導(dǎo)自然樂意接受。

對于領(lǐng)導(dǎo)給出的無法完成的指令，秘書應(yīng)該及時(shí)提出不同意見，但是一定要爭取領(lǐng)導(dǎo)同意收回指令。同時(shí)秘書還要在能力范圍內(nèi)盡量把工作做到位，即，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意圖，并提出切實(shí)可行的解決辦法。

誠然，在以上幾種情況下，秘書可以不那么聽話，但是這些情況出現(xiàn)的幾率比較小，在絕大多數(shù)情況下，對于領(lǐng)導(dǎo)的指令，秘書應(yīng)該而且必須保質(zhì)保量完成，否則就不是一個(gè)合格的秘書。

（摘自《秘書》）