沈紅雨

(紹興文理學院 檔案館,浙江 紹興312000)

紹興文理學院檔案資源利用現(xiàn)狀的調(diào)研

沈紅雨

(紹興文理學院 檔案館,浙江 紹興312000)

根據(jù)紹興文理學院檔案資源利用現(xiàn)狀的問卷調(diào)查結(jié)果,從師生對檔案的認知情況、對檔案資源的需求情況、對現(xiàn)有檔案資源的使用評價等方面進行分析,提出了推進檔案資源開發(fā)及利用的有效途徑.

問卷調(diào)查;檔案;認知;需求;開發(fā)與利用

0 引言

高校檔案是記錄學校辦學歷史的主要載體,它數(shù)量巨大,涉及學校各個方面,上至學校,下至院系,直至師生員工個人,是學校各項工作最真實、原始的歷史記錄,具有不可估量的社會價值.將這些資源有效地開發(fā)利用起來,對提高學校的管理水平、文化建設(shè)、科技開發(fā),乃至企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營必定能起到重要的作用.

但是由于長期以來,受到多種主客觀因素的制約,學校檔案利用率一直偏低.檔案人員在保障收集、整理、保管等基礎(chǔ)性工作的同時,對檔案開發(fā)利用這一工作沒有賦予足夠的重視,多數(shù)檔案被幽閉在庫房里,沒有發(fā)揮出它們的價值.

為進一步掌握本校檔案資源利用的現(xiàn)狀和師生利用檔案資源的方式和傾向,明確今后工作的重點和思路,檔案館設(shè)計了“檔案信息資源開發(fā)與利用現(xiàn)狀調(diào)查表”,對本校檔案資源的開發(fā)和利用情況作了一次較全面的評估.

1 調(diào)查問卷基本情況

本次問卷調(diào)查從師生對檔案的認知情況、師生對檔案資源的需求情況、師生對現(xiàn)有檔案資源的使用評價、師生對目前檔案資源利用情況的意見和建議四個方面進行.調(diào)查問卷通過問卷星網(wǎng)站發(fā)布,共收到663份.參加調(diào)查的用戶所在學院及專業(yè)覆蓋了學校各個專業(yè),參加調(diào)查的教工人數(shù)比例大于本校教工占全校人數(shù)的比例,這也符合我校檔案實際的用戶結(jié)構(gòu)分布,本次調(diào)查人員結(jié)構(gòu)和學科分布基本符合預期要求(見表1).

表1 參與調(diào)查的用戶身份

2 調(diào)查問卷情況分析

2.1 用戶對檔案認知情況

為了解用戶對檔案的認知情況,檔案館對師生對檔案了解的程度進行了調(diào)查,調(diào)查結(jié)果如表2.

表2 師生對檔案了解程度 %

從總體上來看,大部分行政人員對學校檔案工作的認知程度較強,非行政教員和學生的認知程度普遍不強,非行政教員的認知度明顯高于學生,比較客觀地反映出學校檔案工作的地位和影響力,表明接觸和利用檔案可以直接影響對檔案工作的認知度.造成這一現(xiàn)象,究其原因,主要是長期以來學校檔案工作重“公”輕“私”,即檔案材料“公”多“私”少,檔案服務(wù)“公”多“私”少和檔案宣傳“公”多“私”少,造成檔案的服務(wù)面偏窄,嚴重影響了學校師生對檔案工作的了解和認同.[1]

2.2 檔案資源利用情況

表3 師生對檔案信息滿足程度調(diào)查統(tǒng)計

由表3統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出:71.9%的教師認為檔案信息資源能夠滿足或者基本能夠滿足需求,其中高職稱的教師多于低職稱的教師.表示沒有查詢過的教師占18%,其中低職稱的多于高職稱的.一方面說明學校在開發(fā)利用檔案資源為教師服務(wù)方面建設(shè)得卓有成效,受測教師中總體滿意度較高;另一方面說明學校的檔案資源為非行政教員的貢獻很可能還局限在職稱評定上,其他的服務(wù)內(nèi)容還有待拓展.

認為學校檔案信息資源能夠滿足或者基本能夠滿足需求的學生占36.1%.沒有查詢過本校檔案信息的學生達到61.07%,學生的查檔率明顯偏低.說明學校檔案資源未被大部分學生共享,檔案的利用價值還未得到學生的普遍重視.

2.3 師生對檔案資源的需求情況

圖1 師生檔案需求圖

調(diào)查結(jié)果顯示,師生的檔案需求分成兩類,一類是較為明確的需求,可以準確描述出未來可能需要的檔案類型,如圖1.從圖中看出無論何種類型的利用者對教學科研類檔案的需求都表現(xiàn)得最為迫切,位居各類利用者需求的第一、第二,說明師生對檔案的需求緊扣學校的中心工作.

照片、錄音、錄像檔案的需求位居各類利用者需求的第三或第四位,說明師生對聲像檔案的需求比較突出.隨著全媒體時代的到來,聲像檔案以其鮮活、形象的形式使人如聞其聲、身臨其境的感受時代的變遷和歷史的發(fā)展,[2]自然而然成為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必然補充,此類檔案日益受到師生的關(guān)注不足為奇.

向來以查閱黨政檔案為主的工作查考者依然將對此類檔案的需求列在第三位,其余各類利用者對此需求并沒有很突出,說明黨政檔案目前的作用范圍比較具有局限性.

另一類是沒有明確的利用需求,師生無法直接表達出自己需要什么類型的檔案.在調(diào)查中有41人明確表示沒有利用需求,占6.18%;17人表示,未查閱過檔案是因為不了解檔案館的服務(wù)內(nèi)容或者沒有查閱檔案的習慣,占2.5%;25個選填“其他”項中的5人具體原因沒有說明,9人只能從自身利益出發(fā),表述出個人職稱評定材料、個人考核表或獎學金申請材料等;11人無法描述出自己需要具體什么類型的檔案,最多只能表達到諸如“針對某些學科提供專業(yè)資料”等非常模糊、籠統(tǒng)的程度.此類人群占3.7%.

三是對檔案館的了解表現(xiàn)出很大的渴望.調(diào)查發(fā)現(xiàn),多數(shù)師生并不是沒有檔案利用需求,而是沒有渠道了解檔案館和檔案,有些師生至今不知道檔案館在學校的具體位置,使得自己對檔案的需求得不到出口“宣泄”.64.3%的師生提出檔案館應該加強宣傳,為人所知,為人所用.

2.4 建議和意見

師生對學校檔案資源利用的意見和建議采用主觀問答題的形式,大部分師生認為應對檔案資源擴大宣傳;一部分師生認為應強化檔案意識,豐富館藏,擴大服務(wù)項目;還有一些師生希望加快檔案數(shù)字化建設(shè),特別是檔案網(wǎng)站的建設(shè).

3 對策

3.1 轉(zhuǎn)變定位,樹立服務(wù)意識

檔案信息化建設(shè)的最終目的是檔案信息資源為師生、甚至為全社會共享.因此,檔案館的角色必須從傳統(tǒng)學校的行政部門轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒎?wù)部門,樹立“以人為本”的理念,將服務(wù)對象從行政部門擴展到全校師生,變被動工作為主動服務(wù),把準學校工作脈搏,跟蹤師生需求,使檔案信息通過大量傳播,為師生所用.

3.2 擴大宣傳,強化師生檔案信息意識

宣傳是使師生了解檔案,激發(fā)用戶的檔案需求,引導用戶將潛在需求表達成顯性需求的必要手段,應是學校檔案部門的常抓工作之一.

3.2.1 指導師生查檔方法,增強師生查檔能力

在大數(shù)據(jù)時代里,授人以漁,指導師生掌握自主搜尋、處理檔案信息的路徑是提高檔案資源利用率的有效方法.檔案館可以利用宣傳手冊、宣傳窗、網(wǎng)站等多種途徑對館藏內(nèi)容和檔案使用方法進行宣傳和展示,主要包括以下內(nèi)容:(1)公布檔案目錄,介紹館藏內(nèi)容、成分和來源,為使用者提供使用線索;(2)介紹利用檔案的相關(guān)規(guī)章制度和手續(xù);(3)介紹檔案,尤其是數(shù)字檔案的使用方法和檢索工具,使師生能準確地查到自己需要的內(nèi)容;(4)介紹檔案館具體辦公地點以及聯(lián)系方法.

3.2.2 營造檔案氛圍,普及檔案知識

師生對了解檔案的渴望為檔案教育打下了良好的基礎(chǔ).檔案館可以利用多種形式,如開設(shè)展覽、制作檔案動畫視頻等活動進行檔案知識、檔案法制的宣傳,使師生認識到檔案資源的價值,樹立檔案法制觀念.其次是搞好檔案利用效益宣傳,將檔案價值與師生的根本利益相聯(lián)系,通過檔案利用效益實例,喚起師生對建設(shè)和使用檔案的愿望和熱情,形成全校師生重檔建檔用檔的良好態(tài)勢.

此外,高校優(yōu)質(zhì)的師資條件和大學生良好的文化水平使得開設(shè)檔案選修課成為高校檔案宣傳工作的優(yōu)勢手段,讓廣大學生走進檔案課堂,是一種最直接、有效、廣泛、全面系統(tǒng)的宣傳方式.

3.3 加強數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制

數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享的先決條件,是檔案信息存儲和開發(fā)的基礎(chǔ).因此建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案館提供服務(wù)的基礎(chǔ)保障.根據(jù)學校從收檔、整理到歸檔的工作實際,紙質(zhì)檔案管理工作已做到規(guī)范化、標準化.數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)過幾年的努力也已卓有成效,但是在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面尚需深入挖潛,力爭更規(guī)范,更科學.主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

3.3.1 增強著錄信息規(guī)范化

檔案信息的著錄,是檔案工作者對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、分類和記錄的過程.[3]每份檔案的著錄信息相當于檔案系統(tǒng)的細胞,著錄信息的詳細、規(guī)范與否直接影響檔案的查全率和查準率.

學校十大類的檔案各有特點,與各類檔案的特點相對應的著錄模版取代統(tǒng)一的著錄格式,可以提高著錄信息的貼切性.在保證檔案著錄項目規(guī)范輸入的基礎(chǔ)上,增加部分著錄信息:背景信息添加檔案來源、法律地位信息;內(nèi)容信息添加主題詞、提要;學籍檔案著錄內(nèi)容與學籍冊內(nèi)容一一對應;照片檔案增加參見號.檔案著錄項目越詳細,越能揭示檔案的潛在信息.

此外,將著錄標準訂立成本校檔案著錄細則,是檔案信息內(nèi)容正確、形式一致、符合標準化的必要保障.

3.3.2 確保數(shù)據(jù)正確率

“問水哪得清如許,為有源頭活水來”,只有保證良好的數(shù)據(jù)正確性才能建設(shè)高質(zhì)量的檔案資源.在追求數(shù)據(jù)庫數(shù)量增長的同時,還要加強數(shù)據(jù)正確率監(jiān)控,防止“臟數(shù)據(jù)”的產(chǎn)生.造成“臟數(shù)據(jù)”的原因主要在錄入階段,同時數(shù)據(jù)檢驗程序不夠完善也是重要原因.

具體措施有:對錄入人員加強培訓,使得錄入人員能夠在各種不同的文件材料中準確地找到著錄項的內(nèi)容;穩(wěn)定錄入人員隊伍,檔案數(shù)據(jù)錄入是一門需要經(jīng)驗積累的技術(shù)活,而錄入工作比較枯燥,在編高學歷的專職檔案員不宜勝任,長久聘請能力相當?shù)呢熑涡膹姷木幫夤ぷ魅藛T,著實具有現(xiàn)實意義;加強數(shù)據(jù)自查、自檢和終檢三關(guān),根據(jù)正確率對錄入人員采取相應的獎懲措施.

3.3.3 適度調(diào)整數(shù)字化范圍

檔案數(shù)字化是檔案共享的前提,數(shù)字檔案館經(jīng)過兩年的初步建設(shè)后,進入完善和發(fā)展階段,根據(jù)檔案的價值和使用頻率,檔案館可以適度擴大數(shù)字化范圍,特別須加強與紙質(zhì)檔案配套的電子材料的收集力度.

此外,檔案的保存價值和使用頻率隨著形勢的變化而變化,數(shù)字化范圍應據(jù)此作調(diào)整.

3.4 強化聲像檔案建設(shè)力度

隨著“全媒體”“數(shù)字化”時代的到來,人們正在被一個由文、圖、聲、光、電組成,全方位、立體化展示傳播內(nèi)容的時代所包圍,檔案信息也必然“被全媒體化”.[4]聲像檔案作為全媒體時代的一種重要的記憶手段,是傳統(tǒng)載體檔案的重要補充.然而,長期以為,受到傳統(tǒng)檔案管理理念的約束,聲像檔案一直是學校檔案資源建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié).今天對聲像檔案的滯后管理將導致檔案資源的表現(xiàn)力在未來受到重大損失.

3.4.1 廣泛收集,豐富聲像檔案資源

學校的聲像檔案來源可以分成常規(guī)來源和非常規(guī)來源.常規(guī)來源為學校宣傳部,檔案館須與宣傳部做好聲像檔案移交銜接工作,超前介入學校重大活動,配合宣傳部及其他相關(guān)部門做好相關(guān)聲像檔案的收集工作.非常規(guī)來源為新老校友、退休教職工、相關(guān)社會媒體對本校的報道等,因此檔案館需采取靈活多樣的收集方法,擴大收集渠道,除無償征集外,還可以進行有償收集、有獎收集.

3.4.2 加強現(xiàn)代化管理,實現(xiàn)聲像檔案信息資源共享

信息化和網(wǎng)絡(luò)化是助推學校聲像檔案利用的有力手段,聲像檔案的管理手段須應之改革創(chuàng)新.一是加強聲像檔案數(shù)字化.對傳統(tǒng)紙質(zhì)材料、感光材料、磁性材料為載體的照片、錄像帶和錄音等檔案及時進行數(shù)字化遷移,確保內(nèi)容以最小的失真或無失真的傳承下去.建立獨立的聲像檔案數(shù)據(jù)庫,以實現(xiàn)聲像檔案的存儲、備份、利用的全方位數(shù)字化.二是實現(xiàn)聲像檔案利用網(wǎng)絡(luò)化.針對需求確定專題,如老照片故事、重大活動、口述校史等,開展編研,利用校園網(wǎng)平臺展示編研成果,擴大聲像檔案影響力,從而把聲像檔案工作推上新臺階.

3.5 針對學校需求加大檔案編研力度

加大編研力度,克服檔案館目前人手緊,高層次編研力量缺乏的困難,整合校內(nèi)智力資源,實行“內(nèi)腦”與“外腦”相結(jié)合的方法,從本校實際出發(fā),選題從“小而精”起步,在已有編研專題的基礎(chǔ)上進一步挖掘深度,如圍繞科研編著科研課題申報指南、科技成果專題匯編等,圍繞教學編著教學改革軌跡、優(yōu)秀教案與點評等,圍繞校史編著老照片背后的故事等.由“小編研”逐步夯實基礎(chǔ)到結(jié)合社會力量做到“大編研”,從而擴大編研成果的社會影響力.

另一方面構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)互動模式,走開放編研之路.[5]充分利用網(wǎng)絡(luò)的影響力,將編研計劃或編研成果發(fā)布于網(wǎng)站或微博上,通過留言、網(wǎng)上聊天或Email的方式,由瀏覽者將需求或反饋提交給編研人員,編研人員將此作為重要的參考信息調(diào)整編研計劃或內(nèi)容,進而使編研成果更加貼近利用者的需求.

4 結(jié)語

利用是檔案工作的最終目的,只有不斷地收集與了解檔案用戶的認知、需求和使用評價情況,才能據(jù)此分析檔案利用效果和未來的檔案資源利用方式與趨向,從而為檔案服務(wù)工作提供不竭的動力.

由于條件所限,樣本選擇方面盡管力求均衡,但問卷回收后發(fā)現(xiàn)并沒有達到完全的均衡,如各專業(yè)調(diào)查對象的數(shù)量均衡,基層工作人員和行政領(lǐng)導干部的均衡,還有性別均衡等.因此最終結(jié)果能否完全準確地反映學校檔案資源利用的整體水平,有些分析結(jié)論可能還有待進一步商榷和改進.

[1]平閩,楊海波.高校師生對于高校檔案工作的認知調(diào)查研究[J].檔案管理,2012(2):70-72.

[2]單紅梅.聲像檔案的重要作用[J].蘭臺內(nèi)外,2010(5):32-33.

[3]張正強.論中國電子檔案著錄標準化的發(fā)展方向[J].圖書情報知識,2004(5):35-38.

[4]http://www.archives.sh.cn/dalt/daxdhgl/201310/t20131025_39744.html

[5]趙海峰.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案編研工作的思考[J].北京檔案,2010(2):20-21.

Survey of Archive Resources Utilization in Shaoxing University and Its Countermeasures

Shen Hongyu

(Archive Office Shaoxing University,Shaoxing Zhejiang 312000)

Based on the questionnaire result of archive information resources utilization of Shaoxing University, the paper analyzes the users’cognition of archives,requirements of archives and evaluation of current archives utilization,and puts forward some effective paths for the development and utilization of archive resources.

questionnaire;archive;cognition;requirement;development and utilization

G271

A

1008-293X(2015)07-0108-05

(責任編輯 魯越青)

10.16169/j.issn.1008-293x.k.2015.07.23

2015-01-13

紹興市教育科學2014年度規(guī)劃課題(編號:SGJ14001);2013年度紹興市哲學社會科學研究“十二五”規(guī)劃項目(編號:125340)

沈紅雨(1980-),女,浙江紹興人,館員,主要研究方向為:檔案信息學.