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        機(jī)關(guān)檔案工作存在問題和對(duì)策的探究

        2015-05-30 00:04:08徐靜
        2015年13期
        關(guān)鍵詞:重要性問題對(duì)策

        徐靜

        摘 要:機(jī)關(guān)檔案是國家檔案資源的重要組成部分,是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的寶貴財(cái)富,做好機(jī)關(guān)檔案工作具有重要的價(jià)值和意義。當(dāng)前,國家對(duì)檔案工作高度重視,檔案事業(yè)也取得了較大的發(fā)展。但是,各級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作中還存在著不少問題與不足。本文根據(jù)一些檔案理論知識(shí)和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),意在通過對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案工作中存在的各類問題進(jìn)行分析研究,探尋解決機(jī)關(guān)檔案工作問題的一些思路和辦法,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案工作提供參考借鑒。

        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)檔案;重要性;問題;對(duì)策

        我國中央辦公廳及國務(wù)院辦公廳與2014年,聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》,體現(xiàn)了黨和國家對(duì)檔案工作的高度重視,為新形勢下做好檔案工作提供了重要指導(dǎo)和遵循。機(jī)關(guān)檔案工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分,做好機(jī)關(guān)檔案工作具有重要的價(jià)值和意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人們對(duì)檔案工作意識(shí)不斷增強(qiáng),當(dāng)前我國各級(jí)企事業(yè)單位的機(jī)關(guān)檔案工作取得了很大的發(fā)展和進(jìn)步,當(dāng)然,也還存在一些問題需要努力克服和解決。

        一、機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)容和重要性

        (一)機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案工作,是指機(jī)關(guān)檔案室和檔案人員用科學(xué)的原則和方法,管理本單位檔案,為各項(xiàng)事業(yè)提供檔案服務(wù)的工作。機(jī)關(guān)檔案工作與檔案行政部門的檔案工作不太一樣,它主要包括檔案材料收集、檔案整理、文件歸檔、檔案保管、檔案信息利用、檔案移交等內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作,更是一項(xiàng)服務(wù)性工作,它具有很強(qiáng)的政策性、專業(yè)性和技術(shù)性。

        (二) 機(jī)關(guān)檔案工作的重要性。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)行政公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄,是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的寶貴財(cái)富,是國家檔案資源的重要組成部分,是提高機(jī)關(guān)管理效率、促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)機(jī)關(guān)干部職工根本利益的重要依據(jù),對(duì)保存機(jī)關(guān)價(jià)值資料,為干部職工提供憑證和參考作用具有重要意義。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)整體工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作,做好檔案工作是各級(jí)機(jī)關(guān)的重要使命和職責(zé)。

        二、機(jī)關(guān)檔案工作的存在問題

        (一)缺乏檔案工作觀念,質(zhì)量偏低。一是,重視程度存在較大差異。個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作觀念缺乏,認(rèn)為檔案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,不能取得明顯政績,因而對(duì)檔案工作不夠重視,有的只是口頭上重視而未將檔案工作提上議事日程,不把檔案工作制度舉措落到實(shí)處;二是,沒把檔案工作納入單位年度考核,沒有檔案工作的硬性規(guī)定;三是,人力、物力、財(cái)力投入不夠,檔案人員待遇得不到有效保障。機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量方面也存在一些問題,如檔案放置隨意,收集、歸檔不及時(shí),檔案目錄填寫籠統(tǒng)、不詳細(xì),檔案材料順序混亂、材料不全,歸檔分類不夠規(guī)范合理,保管期限分類不準(zhǔn)確,單位歸檔范圍不明確,或者凡文必檔,造成檔案內(nèi)容龐雜,或者只收集“紅頭”文件,不收集業(yè)務(wù)資料,造成檔案資料缺漏、遺失。

        (二)辦公設(shè)施不齊全。隨著社會(huì)發(fā)展,大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案保管條件有了很大改善。但是,仍然有一些單位設(shè)施設(shè)備簡陋,難以達(dá)到檔案管理的有關(guān)要求。如一些單位還在使用木柜或鐵柜存放檔案,沒有專門的檔案柜、密集柜,沒有按照要求建立檔案管理制度,沒有利用效果登記表冊等;部分機(jī)關(guān)單位還缺乏專門用于檔案存放、管理的庫房,也尚未設(shè)立檔案閱覽室;有的單位雖然有庫房和綜合檔案室,但設(shè)施設(shè)備老化、不齊全,檔案柜凌亂、不統(tǒng)一,無法達(dá)到檔案管理“八防”要求;有的綜合檔案室變成了雜物室,檔案放置零亂,保護(hù)設(shè)施設(shè)備不完善,使得部分檔案受到損害。

        (三)管理手段較為落后。少數(shù)機(jī)關(guān)單位尚未實(shí)現(xiàn)檔案集中管理,檔案分散零亂,存在安全隱患。有的單位檔案工作機(jī)構(gòu)不健全,人員編制和配備難以適應(yīng)檔案工作需要。有的管理體制不到位,綜合檔案室防護(hù)意識(shí)不強(qiáng),重要業(yè)務(wù)檔案沒能及時(shí)整理、裝訂、歸檔、移交。有的檔案整理不規(guī)范,從分類、立卷到案卷標(biāo)題、保管期限等都存在問題。一些機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化工作止步不前,未能充分利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高檔案管理技術(shù)含量,對(duì)工作中形成的電子文件沒能科學(xué)歸檔。

        (四)管理能力略顯不足。由于人少事多的緣故,大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案人員為兼職,工作不穩(wěn)定,經(jīng)常出現(xiàn)人員更新和變動(dòng),對(duì)檔案工作的完整性和持續(xù)性造成影響。有的檔案員一崗多職,疲于應(yīng)付各種雜務(wù),因而很少能抽出時(shí)間和精力認(rèn)真做檔案工作。大多機(jī)關(guān)檔案人員不是檔案學(xué)專業(yè)出身,缺乏一定的檔案基本知識(shí),不熟悉檔案業(yè)務(wù),檔案管理水平不高,致使在歸檔文件的整理、分類、保管期限劃分等不準(zhǔn)確,不利于機(jī)關(guān)檔案的專業(yè)化和規(guī)范化。此外,個(gè)別檔案人員缺乏責(zé)任感,存在應(yīng)付了事思想和畏難情緒,工作主動(dòng)性、創(chuàng)新性較差。

        三、機(jī)關(guān)檔案工作的對(duì)策

        (一)加強(qiáng)檔案工作的認(rèn)識(shí)。一是,要增強(qiáng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作意識(shí),切實(shí)把檔案安全工作提上議程,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),要把檔案工作納入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍,著力解決檔案工作所需的人力、物力、財(cái)力保障,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的考核力度;二是,要加強(qiáng)檔案工作宣傳力度,抓好《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等的宣傳教育,擴(kuò)大檔案工作的影響力,推進(jìn)依法治檔水平;三是,要經(jīng)常聽取匯報(bào),及時(shí)解決檔案工作中存在的困難和問題,做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作,使檔案人員安心從事檔案工作;四是,要增強(qiáng)機(jī)關(guān)職能科室和全體職工的檔案意識(shí),在日常工作中主動(dòng)將需要?dú)w檔保存的文件資料移交檔案室歸檔。

        (二)加強(qiáng)辦公設(shè)施投入和改善。機(jī)關(guān)檔案管理工作的推行,要嚴(yán)格遵循規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、科學(xué)的原則,并根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況,制定出檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求;進(jìn)一步加大對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入力度,完善檔案柜、綜合檔案室、檔案閱覽室等檔案基礎(chǔ)設(shè)施,確保檔案工作順利、有序開展。

        (三)改進(jìn)管理手段。一是,應(yīng)建立崗位責(zé)任制,落實(shí)好檔案管理人員和科室,重點(diǎn)加強(qiáng)規(guī)范化管理;二是,要增強(qiáng)檔案員責(zé)任意識(shí),如檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí),要嚴(yán)格按照裝訂規(guī)范進(jìn)行操作,并認(rèn)真仔細(xì)檢查移交的檔案目錄是否填錄詳細(xì)、正確,是否存在遺失、漏交的問題;三是,機(jī)關(guān)檔案管理人員要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,積極應(yīng)用各種現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù),以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化;四是要加強(qiáng)督促檢查,促使檔案工作常態(tài)化、正規(guī)化、科學(xué)化;五是,建立健全機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的信息安全保障體系,以保證檔案數(shù)據(jù)和檔案管理系統(tǒng)的可靠、安全,進(jìn)而最大化地防止檔案數(shù)據(jù)的丟失,出現(xiàn)泄密、失密的問題。

        (四)優(yōu)化管理方式,提升管理能力。一是,要在注重實(shí)用性上下功夫,加強(qiáng)檔案人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)和繼續(xù)教育,學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和科學(xué)技術(shù),提升檔案人員業(yè)務(wù)水平;二是,要認(rèn)真做好檔案收集和管理工作,完善檔案歸檔內(nèi)容;三是,平時(shí)要注重檔案收集工作,了解部門、科室的檔案動(dòng)態(tài),對(duì)本單位檔案數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價(jià)值等要做到心中有數(shù),掌握檔案工作主動(dòng)權(quán);四是,加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新,積極開發(fā)檔案信息,最大限度地發(fā)揮檔案作用,更好地服務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、中心工作、基層群眾和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

        (五)構(gòu)建檔案管理制度。一是,要圍繞全面性、針對(duì)性和可操作性的要求,積極制定和完善機(jī)關(guān)檔案安全保管制度、檔案信息保密制度、檔案查閱利用制度、檔案信息公開審核制度等;二是,要加強(qiáng)《檔案法》等法律法規(guī)的執(zhí)行力度,層層落實(shí)安全責(zé)任制,加強(qiáng)責(zé)任追究和落實(shí),強(qiáng)化檔案安全法規(guī)制度的約束力度;三是,要制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案,簽訂安全保密責(zé)任書,定期對(duì)檔案工作進(jìn)行保密檢查,形成保密檢查制度,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正和解決。

        結(jié)束語

        機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的基礎(chǔ)性工作。做好機(jī)關(guān)檔案工作,需要組織的高度重視和大力支持,需要檔案人員長期地堅(jiān)持和默默的奉獻(xiàn),需要社會(huì)各界檔案意識(shí)的增強(qiáng)和對(duì)檔案工作的大力支持。從目前趨勢來看,機(jī)關(guān)檔案正朝著一個(gè)科學(xué)規(guī)范的方向發(fā)展,人們對(duì)做好機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)充滿信心。(作者單位:新疆林業(yè)科學(xué)院)

        參考文獻(xiàn):[1] 方凌志.機(jī)關(guān)檔案工作中的問題與對(duì)策研究[D].安徽大學(xué),2014. [2] 謝春香.機(jī)關(guān)檔案工作存在問題與對(duì)策淺析[J].文教資料,2011,14:137-139. [3] 張新民.機(jī)關(guān)檔案工作中的“困境”與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊,1993,02:3-6. [4] 王瑩.淺談如何做好機(jī)關(guān)檔案工作[J].中國城市經(jīng)濟(jì),2011,06:277.

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