閆卓

摘 要：高校的檔案管理工作對(duì)于高校的整個(gè)管理來(lái)說(shuō)是十分重要的，是有利的信息資源，有較高的利用價(jià)值，人們應(yīng)該充分地認(rèn)識(shí)和重視檔案的作用，本文對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了一些科學(xué)化管理的策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；高校檔案管理；科學(xué)化策略

隨著我國(guó)教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校不斷擴(kuò)招，新時(shí)期高校的管理也需要不斷創(chuàng)新，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，需要高校對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，深化管理改革，促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化，為高校的發(fā)展提供合理而有效的保障。

一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.檔案管理工作受重視程度較低

目前我國(guó)的大部分高校的教師對(duì)檔案的重視程度不夠，大部分認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地收集一些過(guò)去的資料，檔案管理工作看不到管理的成效。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理意識(shí)也比較淡薄，教師也不注意對(duì)活動(dòng)資料的收集，導(dǎo)致重要檔案資料的丟失。相對(duì)于其他比較重要的部門(mén)，檔案管理工作得不到重視。

2.建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理手段落后

現(xiàn)代化的檔案管理需要一定的經(jīng)費(fèi)投入，尤其是檔案信息化建設(shè)，更是需要資金的投入和技術(shù)的支持。但是目前很多高校對(duì)檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)不足，也沒(méi)有準(zhǔn)備專(zhuān)門(mén)的檔案室，管理手段落后，需要的相關(guān)硬件設(shè)施沒(méi)有配備，查閱檔案資料的時(shí)候還需要進(jìn)行手工查找，嚴(yán)重影響了工作效率。

3.檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理的工作體系不夠健全，很多從事檔案管理工作的人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理的時(shí)候，沒(méi)有歸檔意識(shí)，常常將檔案不按照規(guī)定的地方存放，導(dǎo)致原始資料的丟失。而且從事檔案管理的工作人員之間手續(xù)交接也存在問(wèn)題，導(dǎo)致檔案的數(shù)量和責(zé)任不明晰。

4.檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏，檔案得不到合理利用

在高校從事檔案管理工作的人員大部分是兼職的，他們不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，也沒(méi)有進(jìn)行過(guò)檔案管理方面的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，職業(yè)素質(zhì)相對(duì)來(lái)說(shuō)并不高，而且高校對(duì)于檔案的利用方法也比較傳統(tǒng)，不能合理利用數(shù)字化信息檔案，這些都導(dǎo)致高校檔案管理工作難以快速向前發(fā)展。

二、高校檔案管理科學(xué)化的策略分析

1.重視檔案管理工作的質(zhì)量，制定發(fā)展規(guī)劃

高校從事檔案管理工作的管理人員要積極加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，提高重視程度，在制訂學(xué)校的長(zhǎng)期規(guī)劃時(shí)，認(rèn)真將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃當(dāng)中去，年初有計(jì)劃，年中有檢查，年末有總結(jié)，為了避免在具體的工作中出現(xiàn)草率行事的情況，一定要不斷健全和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，為檔案部門(mén)提供良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才能不斷促進(jìn)高校檔案管理工作向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2.加大基礎(chǔ)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入力度， 推動(dòng)高校的檔案信息化管理

積極提供檔案管理的硬件設(shè)施，安排專(zhuān)門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行保存、管理的檔案室，增加防火的必要措施，隨著我國(guó)檔案信息化的快速發(fā)展，檔案儲(chǔ)存方式從紙質(zhì)發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文影像儲(chǔ)存，所以高校也要積極配備相應(yīng)的設(shè)備。運(yùn)用和借鑒當(dāng)今社會(huì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、多媒體技術(shù)，完善高校的信息化管理。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

制定符合高校情況的檔案管理模式，由校領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成工作小組，及時(shí)對(duì)應(yīng)該歸檔的檔案進(jìn)行整理，防止檔案的流失。創(chuàng)新檔案的管理制度，進(jìn)一步規(guī)范化，進(jìn)行檔案管理的激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)勝劣汰，使得高校的科學(xué)化檔案管理工作能夠充滿(mǎn)新鮮的活力，開(kāi)創(chuàng)新的局面。

4.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)和吸收

高校從事檔案管理工作的人員缺乏，應(yīng)該積極吸收一些相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人才從事這一工作，同時(shí)對(duì)于已經(jīng)從事檔案管理工作的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高他們的業(yè)務(wù)工作素質(zhì)和能力，加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理工作的重視。

總之，新時(shí)期做好高校的檔案管理科學(xué)化工作十分重要，對(duì)于高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的意義，為學(xué)校提供寶貴的歷史經(jīng)驗(yàn)，有利于學(xué)校工作質(zhì)量的評(píng)估，對(duì)整個(gè)學(xué)校的教育水平的提高有很大的促進(jìn)作用。所以一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視力度，加大經(jīng)費(fèi)的投入，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和檔案管理人才的培養(yǎng)，為我國(guó)高校檔案科學(xué)化管理工作做出貢獻(xiàn)。

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[2]袁春英.加強(qiáng)高校檔案管理重在務(wù)實(shí)高效[J].新疆警官高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2002（01）.

（作者單位：北京青年政治學(xué)院）