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        以物資采購內(nèi)部控制為基礎(chǔ)的全面風(fēng)險管理

        2015-05-30 14:00:49張少華
        環(huán)球市場信息導(dǎo)報 2015年6期
        關(guān)鍵詞:采購計劃物資供應(yīng)商

        張少華

        在市場經(jīng)濟條件下,物資采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的源頭,是企業(yè)實施內(nèi)部控制管理工作的重點,利用完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度,規(guī)避源頭上的風(fēng)險是企業(yè)獲得必要經(jīng)濟效益的前提。對于企業(yè)來說,要保證企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟效益,必須加強物資采購的內(nèi)部控制制度,對采購過程風(fēng)險集中的重點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行風(fēng)險辨識、分析和研究。在采購業(yè)務(wù)中應(yīng)用各種有效控制手段,以期達到規(guī)避風(fēng)險取得預(yù)期經(jīng)濟效益的目的。

        一、企業(yè)物資采購面臨的主要風(fēng)險

        物資采購是企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一,也是高風(fēng)險領(lǐng)域。物資采購風(fēng)險主要存在以下七個方面。

        采購計劃風(fēng)險。因市場需求發(fā)生變動,影響到采購計劃的準(zhǔn)確性;計劃編制不適當(dāng)或不科學(xué),與目標(biāo)發(fā)生較大偏離,導(dǎo)致采購中計劃風(fēng)險。

        供應(yīng)商選擇風(fēng)險。供應(yīng)商選擇不當(dāng),可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高,甚至營私舞弊。主要存在供應(yīng)商在質(zhì)量控制、交貨能力、售后服務(wù)、合同履行及承擔(dān)違約責(zé)任的能力風(fēng)險。

        價格風(fēng)險。采購定價機制不科學(xué),采購定價方式選擇不當(dāng),缺乏對價格的跟蹤監(jiān)控,導(dǎo)致采購價格不合理,對價格預(yù)測失誤而進行批量采購,造成價格風(fēng)險。

        采購質(zhì)量風(fēng)險。由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求,甚至以次充好,而導(dǎo)致企業(yè)不能正常生產(chǎn),直接影響到勘探施工質(zhì)量與工期,降低了企業(yè)的競爭力。

        合同風(fēng)險。一是合同條款模糊不清,違約責(zé)任約束簡化,口頭協(xié)議等等。二是合同行為不正當(dāng),不能嚴(yán)格按規(guī)定簽約。三是合同日常管理混亂。

        驗收風(fēng)險。在數(shù)量上缺斤少兩;在質(zhì)量上魚目混珠,在品種規(guī)格上貨不對路,不合規(guī)定要求等等。

        存量風(fēng)險。一是采購量不能及時滿足生產(chǎn)之需要,生產(chǎn)中斷造成損失。二是盲目進貨,造成積壓,形成存儲風(fēng)險。

        二、強化內(nèi)部控制,有效防范物資采購風(fēng)險的對策

        加強計劃管理,控制降本“源頭”。計劃管理是物資采購工作的源頭和基礎(chǔ),采購計劃的準(zhǔn)確程度直接影響勘探生產(chǎn)進度、后續(xù)庫存量和資金占用率。努力提高物資采購計劃的準(zhǔn)確率和及時率是從根本上杜絕盲目采購、有效規(guī)避采購風(fēng)險的重要手段。一是按照內(nèi)控要求建立健全物資采購計劃分級審核體系,審查采購計劃的編制依據(jù)是否科學(xué)合理;是否存在寬打窄用、人情計劃等不符合實際的情況。二是強化物資計劃的分類研究和執(zhí)行過程管理,重點做好消耗數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用、物資資源的綜合平衡、計劃執(zhí)行的跟蹤評價,以提高物資計劃精細化管理水平。三是加強與生產(chǎn)、管理、技術(shù)部門的協(xié)同配合,做到提前介入,貼近現(xiàn)場,摸準(zhǔn)需求,以提高物資需求的預(yù)測和把握能力。

        進行價格控制,確定采購價格以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資。面對物資價格未來走勢難以預(yù)測等狀況,物資采購管理部門和單位建立健全價格數(shù)據(jù)庫,定期開展市場供求及價格走勢商情分析并加以利用。在遵循“安全采購、經(jīng)濟采購、及時采購”的原則下,為有效進行價格控制,一是要健全采購定價機制。采取框架協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購等多種方式,科學(xué)合理地確定采購價格。二是采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。三是深化物資價格控制研究,加快物資控制價格數(shù)據(jù)庫的梳理更新速度,及時調(diào)整物資采購策略和過程控制方案,實現(xiàn)由被動采購向主動采購轉(zhuǎn)變。

        加強供應(yīng)商管理,實現(xiàn)以“雙贏”為目的的戰(zhàn)略聯(lián)盟。物資采購管理部門和單位要按管理范圍和職能權(quán)限,審查供應(yīng)商資格,建立供應(yīng)商檔案信息,由審核小組審核供應(yīng)商是否具備供貨能力,確定供應(yīng)商名單。并根據(jù)實際情況,注重對供應(yīng)商質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面進行事前審核和監(jiān)控。一是建立采購前供應(yīng)商資格審查機制,嚴(yán)把企業(yè)采購“準(zhǔn)入關(guān)”、發(fā)放“通行證”。二是建立采購中供應(yīng)商資格審查機制,主要對采購資格有效期限內(nèi)的注冊供應(yīng)商、參加采購活動的供應(yīng)商和正在履行合同的供應(yīng)商分別進行資格審查,確保物資采購的效率和質(zhì)量。三是對供應(yīng)商的履約情況進行考評,以履約期限、質(zhì)量、售后服務(wù)等內(nèi)容進行信譽等級分級評定,分A信譽好、B信譽較好、C信譽一般、D信譽較差四個等級。每年評定一次,實行動態(tài)管理,以降低采購風(fēng)險,真正實現(xiàn)以“雙贏”為目的的戰(zhàn)略聯(lián)盟。

        優(yōu)化采購模式,抓住市場“良機”。物資采購管理部門以過程控制、降本增效為重點,按照中石化集團公司推行的“集中采購、歸口管理、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的物資供應(yīng)體制原則。對于外部生產(chǎn)項目所需的大宗專用物資(如:地震勘探專用采集鏈、地震勘探專用電纜、檢波器串、防水插頭等)集合需求批量,組織相關(guān)部門,開展聯(lián)合談判和集中招標(biāo)采購,選擇目前國內(nèi)主要生產(chǎn)廠家供貨;對低值易耗品按內(nèi)控及物資管理規(guī)定自行采購;對市場價格波動較大的物資品種,控制采購節(jié)奏,及時調(diào)整采購價格,加大采購批次,減少采購批量,采取“開口價”、“短周期”等方式適時適價適量采購,規(guī)避物資采購風(fēng)險,實現(xiàn)采購效益最大化。

        有效進行管理防范,將物資采購風(fēng)險降到最低。在有效進行管理防范、不斷調(diào)整采購策略、規(guī)避物資采購風(fēng)險的同時,還應(yīng)遵循四個方面的原則和要求,進一步把工作做深作細。即:正確認(rèn)識是規(guī)避物資采購風(fēng)險的前提。管理層要善于從宏觀上審視“規(guī)避風(fēng)險、規(guī)范管理”工作,將其納入重要的議事日程。采購業(yè)務(wù)部門工作人員要認(rèn)真履行崗位職責(zé),服從服務(wù)于此項工作。制度保障是規(guī)避物資采購風(fēng)險的基礎(chǔ)。建立完善的物資采購內(nèi)部控制制度和體系,規(guī)范管理采購程序和標(biāo)準(zhǔn),并定期評價維護。程序合理是規(guī)避物資采購風(fēng)險的重點。有效管理、防范風(fēng)險的實質(zhì)是強化物資采購的過程管理和流程管理,嚴(yán)密合理的業(yè)務(wù)流程是其工作重點。執(zhí)行有效是規(guī)避物資采購風(fēng)險的關(guān)鍵。對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中監(jiān)督進行轉(zhuǎn)變,加大考核力度、強化責(zé)任追究制度、提升控制能力和履行意識。使物資采購活動始終處于受控狀態(tài),確保采購工作規(guī)范運轉(zhuǎn)。

        三、結(jié)論與建議

        物資采購風(fēng)險伴隨著采購業(yè)務(wù)工作的開展始終存在,因此規(guī)避物資采購風(fēng)險具有長期性、復(fù)雜性和艱巨性的特點。規(guī)避其風(fēng)險的關(guān)鍵是有效控制物資采購各個關(guān)鍵環(huán)節(jié),對于風(fēng)險集中的重點領(lǐng)域更要竭盡全力常抓不懈、有效監(jiān)控。在調(diào)整物資采購策略,完善物資采購制度,健全部門之間相互制衡機制、關(guān)鍵崗位輪崗制度和定期檢查考核制度等方面,只有把有效進行管理防范工作落到實處,才能將企業(yè)物資采購風(fēng)險降到最低程度,提高物資采購效益,確保勘探生產(chǎn)的順利進行。

        (作者單位:中石化石油工程地球物理有限公司河南分公司)

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