劉振艷

摘 要：高中檔案的管理作為國家檔案管理的重要組成部分已經(jīng)受到有關(guān)部門的關(guān)注。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以耗費巨大的人工來完成的，從檔案信息的收集、整理、錄入和核實都需要檔案管理部門有關(guān)人員要花費大量的時間。隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，高中檔案管理中針對這樣耗時耗力的做法有了更為科學(xué)的改變，通過引入計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，來切實改善檔案的管理工作，實現(xiàn)高中檔案的智能化管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；應(yīng)用

計算機信息技術(shù)應(yīng)用于我們的日常生活和工作早已是社會的趨勢，那么檔案管理作為高中管理工作的范疇該如何更好的應(yīng)用信息化來提升管理效率也是我們大家所關(guān)心的。接下來我們就如何推進(jìn)高中檔案管理的信息化進(jìn)程，更好的服務(wù)于高中教學(xué)改革和日常管理來做一下相關(guān)方面的討論。

一、為什么要對高中檔案實施信息化管理

隨著教學(xué)改革的創(chuàng)新和發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已不可避免的成為了最大的驅(qū)動動力。當(dāng)教學(xué)模式和方法都在不斷更新的時候，傳統(tǒng)檔案管理由于沒有信息化的管理方法而導(dǎo)致的效率低下，安全性差的問題讓則我們愈發(fā)的發(fā)現(xiàn)需要改革。那么傳統(tǒng)的檔案管理主要存在哪些問題呢？

首先我們從信息的錄入說起，通常高中學(xué)校每年的升學(xué)、入學(xué)信息就是一個不容小覷的數(shù)量，同時伴隨著教職工的任職、離職以及工作崗位的調(diào)度更使得信息錄入工作變成了一個不小的工程。傳統(tǒng)的管理模式下主要是依靠手工錄入，這就要求大量的信息人員來擔(dān)任錄入工作，耗時且浪費人力。其次，隨著管理人員自身工作的調(diào)度，常常會出現(xiàn)工作上的交接不到位從而導(dǎo)致信息不能很好的銜接，這樣就容易造成信息的混亂，極大削弱了檔案的安全性和真實性，對檔案信息的使用也會產(chǎn)生非常不利的后果。隨著年限的久遠(yuǎn)，很多檔案是需要定期維護(hù)的，可是隨著后期檔案的不斷增加，對前期檔案的管理往往就會出現(xiàn)松懈，而且隨著大量數(shù)據(jù)的冗余，對信息技術(shù)的查詢就會更加困難。針對這些問題，信息化的管理技術(shù)都能相對進(jìn)步不少，它可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)程序來簡化人工操作，大大降低人工錄入信息工作。同時它可以將數(shù)據(jù)遞延，即使管理人員變動也不會對數(shù)據(jù)造成太大的影響，最重要的是計算機可以定期自行銷毀無用的數(shù)據(jù)，進(jìn)行分類管理，既能方便信息查詢還有利于資源共享。

二、在高中檔案管理中如何應(yīng)用信息技術(shù)

檔案作為寶貴的信息資源，是社會進(jìn)一步發(fā)展的重要基礎(chǔ)性資源。隨著社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，對工作效率有了更高的要求。對于計算機可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現(xiàn)存數(shù)據(jù)進(jìn)行全面普遍的認(rèn)證，將信息數(shù)據(jù)在掃描錄入的過程中存儲到電腦中，這是傳統(tǒng)管理手段向信息管理轉(zhuǎn)換的普遍方式。很多學(xué)校建有自己的官方網(wǎng)站，而檔案的管理數(shù)據(jù)就會包括在網(wǎng)站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫房，給每個人一個自己的編號。當(dāng)學(xué)生想要查詢自己的信息時只要打開網(wǎng)站，點擊進(jìn)入檔案管理的站點，輸入自己對應(yīng)的學(xué)號和密碼就可以對自己的信息進(jìn)行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個人信息，間接幫助管理員核實信息管理工作的正確性。同時利用通過對檔案信息資料的規(guī)范化管理不僅便于對檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互，進(jìn)一步拓展和擴(kuò)大檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍。

三、加強信息化檔案管理的相關(guān)措施

雖然信息化的管理措施有著極大的優(yōu)越性，但是在使用的過程中我們?nèi)匀灰龅较嚓P(guān)的更新和加強措施，使它可以在原有的基礎(chǔ)上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業(yè)技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數(shù)據(jù)信息可以有條不紊的操作計算機程序，熟練掌握計算機技術(shù)對檔案錄入、核實的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當(dāng)?shù)陌踩庾R，能有效預(yù)防并及時發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設(shè)施方面，要加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的機械和軟硬件設(shè)備，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)庫讓全校人員可以參與數(shù)據(jù)的共享，確保學(xué)校檔案信息可以實現(xiàn)無障礙的傳遞和服務(wù)。同時加強對相關(guān)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的挖掘，讓原有數(shù)據(jù)可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現(xiàn)個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的智能化管理水平。

結(jié)語：檔案管理的智能化給我們的管理工作帶來了極大的便利，我們可以通過不斷的使用并更新信息技術(shù)提升檔案管理效率，確保各種信息工具都能得到合理的使用。所以檔案管理信息化就成為一種必然，加快完善檔案信息化進(jìn)程，有利于提高學(xué)校檔案管理運作效率，降低人工成本，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作更好更快發(fā)展。

（作者單位：黑龍江省大慶市紅崗區(qū)招生辦）

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