郁雷 張騁 樊黎

摘 ?要： 為使產(chǎn)品庫(kù)存和產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)數(shù)據(jù)管理規(guī)范化、便捷化，并且在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對(duì)企業(yè)的庫(kù)存管理方式和產(chǎn)品質(zhì)檢過(guò)程進(jìn)行充分調(diào)研，針對(duì)中小型機(jī)械制造類企業(yè)的實(shí)際需求，利用Microsoft Access 2003開(kāi)發(fā)了產(chǎn)品實(shí)時(shí)庫(kù)存及質(zhì)量檢驗(yàn)管理系統(tǒng)。實(shí)踐證明，該數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)解決了企業(yè)舊的臺(tái)賬管理方式中數(shù)據(jù)處理機(jī)械化、低效率問(wèn)題。

關(guān)鍵詞： Access數(shù)據(jù)庫(kù); 實(shí)時(shí)庫(kù)存; 質(zhì)量檢驗(yàn); 數(shù)據(jù)共享; 中小企業(yè)

中圖分類號(hào)：TP311.1;TP311.5 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ? ?文章編號(hào)：1006-8228（2015）07-42-04

Product real-time inventory and quality inspection management system based on ACCESS

Yu Lei1， Zhang Cheng1， Fan Li2

（1. Shanghai Institute of Technology， Shanghai 201400， China; 2. Shanghai Pudong Xinxing Machinery Factory）

Abstract： To meet the actual demand of small and medium-sized machinery manufacturing enterprises， a system based on Microsoft Access 2003， through which the product management of real-time inventory and quality inspection can be standardized and facilitated， is developed by means of a thorough investigation on enterprises status and approaches. It has been proved that the management system does improve the efficiency for fabricators to deal with their data and reports.

Key words： Access database; real-time inventory; quality inspection; data sharing; small and medium-sized enterprises

0 引言

Access數(shù)據(jù)庫(kù)是由微軟發(fā)布的關(guān)聯(lián)式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)[1]，可作為其他開(kāi)發(fā)工具（如.NET、C語(yǔ)言、VB等）的數(shù)據(jù)庫(kù)，用來(lái)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)。Access擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析能力，Access的查詢功能可以方便的實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的匯總、求平均等操作，在進(jìn)行上萬(wàn)乃至幾十萬(wàn)條數(shù)據(jù)的處理分析時(shí)能顯著提高工作效率和準(zhǔn)確性。此外，Access還可以用于各類軟件的開(kāi)發(fā)，比如生產(chǎn)管理、銷售管理、庫(kù)存管理等各類企業(yè)管理軟件，在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中可很方便的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

Access提供了7種用于創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的對(duì)象：表，查詢，窗體，報(bào)表，頁(yè)，宏，模塊[2]。這7種對(duì)象全面滿足了數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的各種需求。利用Access 2003創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，可與Access各高版本之間相互兼容。Access屬于微軟自帶的辦公套件，對(duì)操作系統(tǒng)無(wú)特殊要求;而且其最大的優(yōu)點(diǎn)在于易上手，非專業(yè)人員也能在較短時(shí)間內(nèi)熟練操作[3]，對(duì)初學(xué)者也大大降低了開(kāi)發(fā)難度，這些都低成本地滿足了從事企業(yè)管理人員的需要，對(duì)企業(yè)的高效率低成本運(yùn)行起到了一定的幫助作用。

1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，涉及到表、查詢、窗體、報(bào)表、宏、模塊這6個(gè)對(duì)象。所有數(shù)據(jù)儲(chǔ)存于表中，窗體用來(lái)創(chuàng)建用戶界面。整個(gè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)如圖1所示。

[主界面][實(shí)時(shí)庫(kù)存][質(zhì)量檢驗(yàn)][退出系統(tǒng)][入庫(kù)管理][出庫(kù)管理][入庫(kù)管理][查詢][數(shù)據(jù)庫(kù)][返回][鑄件][刀具][五金][型材][返回][鑄件][刀具][五金][型材][返回][庫(kù)存查詢][入庫(kù)查詢][出庫(kù)查詢][退貨查詢][返回] [基本尺寸][公差][參照標(biāo)準(zhǔn)][檢驗(yàn)方法][檢驗(yàn)員][零件圖][…][添加][打印檢驗(yàn)報(bào)告][實(shí)測(cè)值][材質(zhì)報(bào)告] [圖紙信息][報(bào)告生成] [產(chǎn)品實(shí)時(shí)庫(kù)存及質(zhì)量檢驗(yàn)管理系統(tǒng)]

圖1 ?系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

2 系統(tǒng)功能

我們用Access 2003開(kāi)發(fā)的《產(chǎn)品實(shí)時(shí)庫(kù)存及質(zhì)量檢驗(yàn)管理系統(tǒng)》包括如下功能。

⑴ 添加，修改，瀏覽數(shù)據(jù)：如錄入產(chǎn)品出入庫(kù)信息，錄入圖紙信息，添加零件圖和材質(zhì)報(bào)告（按路徑存入對(duì)應(yīng)文件夾中），瀏覽入庫(kù)、出庫(kù)、退貨信息，瀏覽產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)信息等。

⑵ 查詢，搜索功能：如查詢鑄件的重量、庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存金額，按種類、材料、尺寸等條件模糊搜索相應(yīng)型材的入庫(kù)重量、入庫(kù)金額等。

⑶ 打印功能：打印產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告，其內(nèi)容包括零件圖、零件基本信息、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、材質(zhì)報(bào)告等。

⑷ 局域網(wǎng)數(shù)據(jù)共享：采用拆分mdb文件，將mdb后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)放到服務(wù)器上共享，前臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行表鏈接并分發(fā)前臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式。

3 具體設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)包括“實(shí)時(shí)庫(kù)存”和“質(zhì)量檢驗(yàn)”兩大塊功能，如前所述，本系統(tǒng)用到表、查詢、窗體、報(bào)表、宏、模塊這6個(gè)對(duì)象。

3.1 創(chuàng)建表

表是用來(lái)存儲(chǔ)有關(guān)特定主題的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，在數(shù)據(jù)庫(kù)全部7個(gè)對(duì)象中最為基本也最為重要，所有的數(shù)據(jù)均要存儲(chǔ)于表中，它是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建立的前提[4]。

在Access 2003中可使用表向?qū)?lái)創(chuàng)建表，不同的表用于儲(chǔ)存不同類別的數(shù)據(jù)，根據(jù)具體設(shè)計(jì)需求設(shè)置各表的屬性，依次向表中添加字段，設(shè)置主鍵和字段數(shù)據(jù)類型。

根據(jù)本系統(tǒng)的實(shí)際情況分析，使用表向?qū)?lái)創(chuàng)建表，基本數(shù)據(jù)表包括：毛坯出入庫(kù)、退貨單，成品出入庫(kù)、退貨單，刀具出入庫(kù)、退貨單，五金出入庫(kù)、退貨單，型材出入庫(kù)、退貨單，檢驗(yàn)項(xiàng)目表，零件信息表等等。表1為毛坯入庫(kù)單表：

表1 ?毛坯入庫(kù)單表

[編號(hào)＼&1＼&2＼&3＼&4＼&5＼&6＼&7＼&8＼&字段＼&入庫(kù)ID＼&零件號(hào)＼&物品名稱＼&重量＼&客戶＼&入庫(kù)數(shù)量＼&入庫(kù)日期＼&備注＼&類型＼&自動(dòng)編號(hào)＼&文本＼&文本＼&文本＼&文本＼&數(shù)字＼&日期/時(shí)間＼&文本＼&字段

大小＼&長(zhǎng)整型＼&50＼&30＼&20＼&30＼&長(zhǎng)整型＼&＼&30＼&]

3.2 查詢

數(shù)據(jù)往往要按各種目的進(jìn)行歸納處理，而僅僅通過(guò)查看表中的數(shù)據(jù)對(duì)于實(shí)際問(wèn)題的解決是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。Access中的查詢對(duì)象可以為數(shù)據(jù)處理提供完善的解決方案，不用再編輯表之間的關(guān)系就可以建立各表和各查詢之間的關(guān)系[5]。我們可使用查詢篩選數(shù)據(jù)、執(zhí)行數(shù)據(jù)計(jì)算和匯總數(shù)據(jù)，還可以使用查詢自動(dòng)執(zhí)行許多數(shù)據(jù)管理任務(wù)，并在提交數(shù)據(jù)更改之前查看這些更改。

本系統(tǒng)主要涉及各類產(chǎn)品的出入庫(kù)、退貨以及庫(kù)存情況查詢。庫(kù)存查詢需分兩步完成。第一步：對(duì)出入庫(kù)和退貨情況進(jìn)行匯總查詢，按產(chǎn)品信息對(duì)入庫(kù)單表進(jìn)行分組再匯總處理（如圖2所示）。第二步：匯總處理完成后，建立出入庫(kù)以及退貨匯總查詢?nèi)咧g的關(guān)系，創(chuàng)建庫(kù)存查詢，其中，庫(kù)存數(shù)量為入庫(kù)數(shù)量減去出庫(kù)數(shù)量與退貨數(shù)量的總和（其關(guān)系如圖3所示）。

圖2 ?鑄件入庫(kù)單匯總查詢

3.3 用戶界面

用戶界面以窗體形式顯示，窗體也是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，人們可以通過(guò)窗體查看和訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，有效的窗體可以提高使用數(shù)據(jù)庫(kù)的效率，外觀賞心悅目的窗體可以增加使用數(shù)據(jù)庫(kù)的樂(lè)趣。在Access中我們可以自主地向窗體添加各種命令按鈕和其他功能來(lái)執(zhí)行所需操作，可設(shè)計(jì)性強(qiáng)。

本系統(tǒng)所需窗體較多，有各類產(chǎn)品的出入庫(kù)以及退貨信息錄入窗體，庫(kù)存查詢窗體，圖紙信息錄入窗體（如圖4所示），檢驗(yàn)報(bào)告生成窗體。

3.4 宏

宏是一種工具，幫助操作者自動(dòng)執(zhí)行任務(wù)，它將一些常規(guī)操作的代碼集成起來(lái)，通過(guò)可視化選擇，方便設(shè)計(jì)者在執(zhí)行這些操作時(shí)進(jìn)行調(diào)用，而無(wú)需在VBA模塊中再寫(xiě)代碼，相當(dāng)于為這些代碼設(shè)置了一個(gè)“快捷鍵”。例如，向窗體中添加一個(gè)命令按鈕，可將按鈕的單擊事件與某個(gè)宏相關(guān)聯(lián)，在每次單擊時(shí)會(huì)自動(dòng)執(zhí)行該宏所對(duì)應(yīng)的事件。

本系統(tǒng)主要通過(guò)將宏賦予不同的命令按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)打開(kāi)窗體和打印報(bào)表等操作。

3.5 切換面板

切換面板屬于一種特殊的窗體對(duì)象，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)用工具中的切換面板管理器來(lái)專門生成。其上可添加標(biāo)題和圖片用以裝飾。切換面板上帶有按鈕和鏈接，可通過(guò)它瀏覽數(shù)據(jù)庫(kù)。

本系統(tǒng)利用切換面板來(lái)作系統(tǒng)啟動(dòng)界面，用戶可在切換面板上實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)所有窗體的調(diào)用。以下用例子加以說(shuō)明。

⑴ 產(chǎn)品實(shí)時(shí)庫(kù)存面板（如圖5所示）為進(jìn)入系統(tǒng)首頁(yè)。

圖5 ?產(chǎn)品實(shí)時(shí)庫(kù)存面板

⑵ 單擊產(chǎn)品實(shí)時(shí)庫(kù)存面板上的“入庫(kù)管理”，出現(xiàn)提示“請(qǐng)輸入口令”，輸入口令，出現(xiàn)“入庫(kù)管理”面板（如圖6所示）。

圖6 ?入庫(kù)管理面板

⑶ 單擊“入庫(kù)管理”面板上前五個(gè)按鈕，進(jìn)入相應(yīng)產(chǎn)品的入庫(kù)信息錄入界面;單擊“修改口令”，可設(shè)置進(jìn)入此面板的新口令;單擊“返回上級(jí)菜單”，可返回上一級(jí)面板。

3.6 報(bào)表

報(bào)表是基于當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中所有數(shù)據(jù)，或者部分有選擇性的數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)匯總或數(shù)據(jù)分析的結(jié)果表格。企業(yè)日常管理中會(huì)定期編制各類報(bào)表，報(bào)表綜合反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況。Access報(bào)表可利用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建。報(bào)表分為五部分：報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、主體、頁(yè)面頁(yè)腳、報(bào)表頁(yè)腳。與窗體設(shè)計(jì)類似，可在報(bào)表設(shè)計(jì)模式中添加各類組件來(lái)滿足具體需求。

本系統(tǒng)的“質(zhì)量檢驗(yàn)”部分需生成檢驗(yàn)報(bào)告。在“報(bào)告生成”界面中有“預(yù)覽”和“打印”按鈕，錄入全部信息后，點(diǎn)擊“打印”按鈕，就以圖片或PDF文件格式輸出檢驗(yàn)報(bào)告報(bào)表。檢驗(yàn)報(bào)告報(bào)表由零件圖、數(shù)據(jù)、材質(zhì)報(bào)告三部分組成。圖7為報(bào)表“數(shù)據(jù)”部分的設(shè)計(jì)視圖，頁(yè)面頁(yè)眉顯示零件的基本信息以及各檢驗(yàn)項(xiàng)目;頁(yè)面頁(yè)眉顯示檢驗(yàn)員、檢驗(yàn)日期等信息;主體部分顯示具體的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)，“Item1頁(yè)眉/頁(yè)腳”屬于組頁(yè)眉/組頁(yè)腳，用于對(duì)主體中的控件進(jìn)行分組顯示。

3.7 模塊

想要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)Access的復(fù)雜管理功能，沒(méi)有VBA模塊是不行的。簡(jiǎn)單的說(shuō)，模塊就是按設(shè)計(jì)者的要求執(zhí)行任務(wù)的程序的組合，它是整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的公共代碼區(qū)。我們可以在模塊中定義全局變量、全局常量、數(shù)據(jù)類型以及公共函數(shù)和過(guò)程等等。作為Access對(duì)象之一，它能起到宏所起不到的作用。

本系統(tǒng)需要用到模塊的地方主要是“質(zhì)量檢驗(yàn)”這部分，例如：錄入圖紙信息時(shí)需添加零件圖，為了獲得零件圖的原始文件名以確定圖片格式類型，需要定義GetF函數(shù)[6]，具體VBA代碼如下（其中，參數(shù)GetType為查找類型，當(dāng)其為True表示文件，F(xiàn)ales表示文件夾）：

Function GetF（GetType As Boolean） As String

Dim fd As FileDialog

Dim p As String

p=""

If GetType=True Then

Set fd=Application.FileDialog（msoFileDialogFilePicker）

Else

Set fd=Application.FileDialog（msoFileDialogFolderPicker）

End If

With fd

.AllowMultiSelect=True

.Show

End With

If fd.SelectedItems.Count>0 Then

p=fd.SelectedItems（1）

End If

Set fd=Nothing

GetF=p

End Function

3.8 功能擴(kuò)展

3.8.1 拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)

Access軟件開(kāi)發(fā)完成后要供多人使用，共享信息，本系統(tǒng)通過(guò)mdb鏈接mdb的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)局域網(wǎng)共享。首先要對(duì)mdb文件進(jìn)行拆分，打開(kāi)“產(chǎn)品實(shí)時(shí)庫(kù)存及質(zhì)量檢驗(yàn)管理系統(tǒng).mdb”文件，在“工具-數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)用工具-拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)”中根據(jù)向?qū)崾緦⒃瓟?shù)據(jù)庫(kù)拆分成一個(gè)前臺(tái)程序庫(kù)和一個(gè)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。拆分后，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)只保留表對(duì)象，而前臺(tái)程序庫(kù)保留其他6個(gè)對(duì)象。拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)有如下優(yōu)點(diǎn)：

⑴ 便于數(shù)據(jù)備份，拆分后的數(shù)據(jù)庫(kù)只需備份后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù);

⑵ 便于升級(jí)與維護(hù)，當(dāng)對(duì)主程序進(jìn)行升級(jí)改動(dòng)時(shí)，只需替換前臺(tái)程序庫(kù)即可。

3.8.2 局域網(wǎng)運(yùn)行

利用企業(yè)已建立好的局域網(wǎng)，將后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)拷貝至服務(wù)器電腦的共享文件夾中，并允許局域網(wǎng)中其他機(jī)器更新后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，然后分發(fā)前臺(tái)程序庫(kù)至各客戶端電腦，打開(kāi)前臺(tái)mdb文件創(chuàng)建鏈接表來(lái)鏈接后臺(tái)表，這樣我們就可以實(shí)現(xiàn)前臺(tái)與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接，員工在客戶端電腦上就能對(duì)服務(wù)器上的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查看或更新。

在企業(yè)局域網(wǎng)中配置Access數(shù)據(jù)庫(kù)可以讓員工在需要查詢時(shí)只要登錄其電腦上數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)就可得到答案，從而使工作流程簡(jiǎn)化，讓員工有更多的時(shí)間做好自己分內(nèi)的事情。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)也能促進(jìn)各個(gè)部門之間的溝通，讓企業(yè)上層更迅速準(zhǔn)確地掌握信息，方便其管理與決策。

4 結(jié)束語(yǔ)

本數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)自在上海浦東新星機(jī)械廠投入使用數(shù)月以來(lái)，目前已達(dá)到理想的運(yùn)行狀態(tài)。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，本系統(tǒng)的引入取代了該企業(yè)舊的臺(tái)賬管理模式，使員工對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)情況一目了然，讓財(cái)務(wù)部門、銷售部門和倉(cāng)庫(kù)的信息傳遞更為便捷，亦提高了檢測(cè)人員的工作效率。

Access作為一種數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)方案，對(duì)于愛(ài)好管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，而囿于大量復(fù)雜難懂的編程語(yǔ)言的初學(xué)者來(lái)說(shuō)非常易于上手。如能有針對(duì)性地使用Access數(shù)據(jù)庫(kù)，可為中小企業(yè)的管理錦上添花。本文的Access數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)實(shí)例可作為類似工作的參考。

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