李偉琴

摘 要：一個(gè)單位管理離不開檔案管理的科學(xué)化，機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)管制脫離不了檔案管制的科學(xué)程度，一定以檔案管制的科學(xué)性推動(dòng)機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)管制。必須以檔案管理的科學(xué)化促進(jìn)事業(yè)單位管理。檔案管理是機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)管理的重要一環(huán)，現(xiàn)就如何提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程序水平，完善人事檔案管理對(duì)策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；對(duì)策；

中圖分類號(hào)：：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

檔案工作是各單位各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。隨著各項(xiàng)制度的改革，檔案體現(xiàn)了一個(gè)單位的歷史足跡，只有在科學(xué)、規(guī)范地做好檔案管理工作的同時(shí)，注重與時(shí)俱進(jìn)，才能真正為單位的發(fā)展服好務(wù)，使其更加適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足社會(huì)的發(fā)展需求。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以，首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

（四）統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

二、完善人事檔案管理對(duì)策

（一）嚴(yán)格按程序交接

人事檔案移交是一項(xiàng)仔細(xì)嚴(yán)肅、手續(xù)慎密、職責(zé)巨大的作業(yè)，要根據(jù)流程進(jìn)行。檔案移交步驟：第一，對(duì)所管理的檔案開展一次整體的清點(diǎn)，要帳實(shí)一致；第二，針對(duì)借出去的檔案要立即進(jìn)行催促歸還，收拾好借條，同時(shí)在借條上標(biāo)注緣由和催還狀況；第三，對(duì)沒(méi)有進(jìn)行歸納收拾的零散資料要按照類別放置好，收拾好之后要立即放在相應(yīng)檔案中；第四，根據(jù)檔案交接需求開展轉(zhuǎn)交，同時(shí)在轉(zhuǎn)交手續(xù)上標(biāo)注轉(zhuǎn)交時(shí)間、位置、轉(zhuǎn)交雙方、證明人、轉(zhuǎn)交數(shù)量等，還必須在轉(zhuǎn)交文件上簽署相關(guān)人員名字，對(duì)轉(zhuǎn)交作業(yè)擔(dān)負(fù)責(zé)任。

（二）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序

建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個(gè)人，保證對(duì)政策要求必須備案的信息無(wú)遺漏無(wú)紕漏的登記與備注。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問(wèn)題出現(xiàn)。

（三）完善檔案管制機(jī)制

創(chuàng)建檔案作業(yè)機(jī)制一定要按照下面幾點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)：1制定的規(guī)則要符合科學(xué)以及合理性的標(biāo)準(zhǔn)。建筑起來(lái)的規(guī)則一定要達(dá)到企業(yè)特征以及檔案管制本質(zhì)，符合企業(yè)檔案管制的需求。2簡(jiǎn)單適用。機(jī)制一定要擁有可操縱性，其創(chuàng)建要按照便利適用、簡(jiǎn)單可行、操縱性強(qiáng)為宗旨，方便能夠更好的施展機(jī)制的指揮以及標(biāo)準(zhǔn)用途。3保持機(jī)制限制的雙向性。不僅限制主管也限制職員。主管的作風(fēng)對(duì)機(jī)制的順利開展有直接作用，而職員是企業(yè)的關(guān)鍵組成團(tuán)體，是機(jī)制的關(guān)鍵限制目的和實(shí)施者。4保持機(jī)制實(shí)施的嚴(yán)厲性。檔案機(jī)構(gòu)不僅是擬定檔案規(guī)則的主管機(jī)構(gòu)，還是規(guī)則的實(shí)施機(jī)構(gòu)。在規(guī)則的實(shí)施程序中，要做好獎(jiǎng)懲的工作，充分表現(xiàn)出機(jī)制的威望。

（四）建章立制，有章可循，規(guī)范操作

主動(dòng)熱情的改好檔案搜集作業(yè)，機(jī)制張貼上墻，操縱作業(yè)能夠有規(guī)則可依據(jù)。建設(shè)職員借讀檔案記錄，職員檔案轉(zhuǎn)入以及轉(zhuǎn)出和進(jìn)行交接的記錄表格。針對(duì)因?yàn)闅v史緣由，的確搜集不到的檔案資料，要注明緣由，為之后的搜索作業(yè)供應(yīng)便利。所以，我們?cè)谡頇n案材料的時(shí)候一定要勤快，立即追蹤以及添加上新的材料，實(shí)現(xiàn)其原始根據(jù)用途。

（五）積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感

主動(dòng)搞好宣揚(yáng)作業(yè)，對(duì)搜集資料要仔細(xì)審查，把確鑿可信的資料歸入到人事檔案中，確保品質(zhì)。在檔案辨別程序中，檔案管制工作者要仔細(xì)負(fù)責(zé)、保證檔案是完善真實(shí)的，充分了解到工作人員在管制作業(yè)中的關(guān)鍵性，持續(xù)改善作業(yè)形式、作業(yè)手段，改革作業(yè)形式，提升作業(yè)速度，提升工作品質(zhì)。在辨別程序中，辨別對(duì)錯(cuò)，虛假材料定要拒絕，保護(hù)好人事檔案的真實(shí)健全原則。

（六）加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率

怎樣使用電腦措施為人事檔案開展資料儲(chǔ)存、搜索，從而完成網(wǎng)絡(luò)化管制，這已經(jīng)是現(xiàn)在人事檔案管制作業(yè)的關(guān)鍵問(wèn)題。這就必須盡早創(chuàng)建人事檔案資料庫(kù)，推動(dòng)人事檔案的管制完成信息化以及網(wǎng)絡(luò)化。并且，在制定有關(guān)運(yùn)用權(quán)力的狀況下，一些資料對(duì)機(jī)構(gòu)以及員工來(lái)講是開放的，創(chuàng)建公開通透的人事檔案管制制度。這樣，不僅可以加強(qiáng)人民檔案思想，加強(qiáng)人事檔案管制作業(yè)的通透度，還能夠?yàn)槠髽I(yè)挖掘人才，培育人才以及運(yùn)用人才打下堅(jiān)實(shí)的根基。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案是國(guó)家以及社會(huì)的珍貴資源。所以增強(qiáng)檔案的合理管制作業(yè)，是檔案機(jī)構(gòu)所一起面對(duì)的問(wèn)題。各個(gè)相關(guān)機(jī)構(gòu)特別是檔案管制機(jī)構(gòu)，要從戰(zhàn)略思想上注重以及增強(qiáng)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管制作業(yè)，以檔案管制合理化推動(dòng)事業(yè)單位管制的高效化。