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        績效改進(jìn)十大原則之確定需求和機會

        2015-05-21 00:45:04易虹
        培訓(xùn) 2015年3期
        關(guān)鍵詞:小組會議鴻溝焦點

        易虹

        做好績效改進(jìn)工作不能僅憑經(jīng)驗進(jìn)行判斷,而是需要探索現(xiàn)實中造成績效差距的真實原因,對癥下藥。其中,遵循系統(tǒng)進(jìn)程化標(biāo)準(zhǔn)是基礎(chǔ)。

        系統(tǒng)化進(jìn)程標(biāo)準(zhǔn)要求先探索發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題,從而達(dá)成績效目標(biāo)。在這一過程中,首先要明確事實,其次設(shè)定期望或目標(biāo),從中尋找差距、界定問題,并在此基礎(chǔ)上尋找要因。需求和機會分析發(fā)生在項目的開始,須遵循三個步驟:組織分析、環(huán)境分析及差距分析。

        通過組織分析 確定績效目標(biāo)

        組織分析要對組織的愿景、使命、價值觀、目標(biāo)、戰(zhàn)略及關(guān)鍵問題等進(jìn)行核心內(nèi)容的檢驗和分析,以確定組織的商業(yè)目標(biāo)和在此目標(biāo)下的關(guān)鍵點,并分析哪些因素會對其產(chǎn)生重要作用。

        通常績效改進(jìn)工作者在組織分析時采取以下三個步驟。

        第一步,審查已有的文檔,例如企業(yè)組織的戰(zhàn)略計劃、歷史記錄、規(guī)章制度、董事會議記錄、年會報告和新員工培訓(xùn)資料等。

        第二步,盡可能地通過訪談、問卷調(diào)查、小組活動等方法收集內(nèi)、外部利益相關(guān)者的感受和意見。

        第三步,將前兩步收集到的信息加以歸納整理,最后與組織高層達(dá)成一致,以便確認(rèn)最終的績效目標(biāo)。

        運用環(huán)境分析 了解組織現(xiàn)狀

        環(huán)境分析是一個確定現(xiàn)實環(huán)境中可支持績效的因素并對其優(yōu)先級排序的過程。環(huán)境分析的目的不是辨別問題,而是評估組織的內(nèi)外部實際發(fā)生的情況,以便組織及員工行為的原因,并對其做出解釋。

        該分析以羅斯韋爾的“4W模型”為基礎(chǔ)——社會(World)、工作場所(Workplace)、工作(Work)或工作人員(Worker),重點在于確定當(dāng)前“4W”各層次的情況,以便確定外部和內(nèi)部的影響壓力,該過程將決定需要彌補的績效缺失和績效差別。

        環(huán)境分析描述了當(dāng)前狀態(tài)、預(yù)測未來狀態(tài)和采取行動的依據(jù),所分析內(nèi)容包括:市場數(shù)據(jù),用戶受眾,文化,工作環(huán)境,功能分析,流程,工作人員的知識、技能、態(tài)度等。

        進(jìn)行差距分析

        更關(guān)注積極及中立差距

        差距分析就是將組織分析確定的目標(biāo)和通過環(huán)境分析獲知的組織現(xiàn)狀加以比較,以找出當(dāng)前績效與期望績效之間的區(qū)別——績效鴻溝??冃櫆霞纯冃Р罹?,通常被認(rèn)為是績效改進(jìn)的機會,它包含現(xiàn)狀積極的、現(xiàn)狀中性的、現(xiàn)狀消極的、未來積極的、未來中性的、以及未來消極的差距。作為績效改進(jìn)工作者,更應(yīng)該關(guān)注積極及中立的差距,適當(dāng)采取改進(jìn)措施,為企業(yè)帶來更多轉(zhuǎn)機。

        在整個需求和機會分析過程中,包含以下幾個環(huán)節(jié):首先,績效改進(jìn)工作者開展與客戶間的討論,以便闡明調(diào)查意圖和確定調(diào)查的范圍;其次,選擇合適的分析方法,決定如何更好地獲取、收集、分析數(shù)據(jù),確定鴻溝的量級、報告結(jié)果并給出建議;最后,再針對此結(jié)果,為客戶做出相應(yīng)的解釋。在此基礎(chǔ)上,客戶可做出明確抉擇,并針對下一步行動做出優(yōu)先級設(shè)定。

        副欄 ? ?新員工技術(shù)定位(NETO)項目實例

        對NETO項目的需求和機會分析共為分為四大步驟。

        第一步,需要描述績效改進(jìn)工作者在制定需求評估中的角色——評價自己將為團(tuán)隊或項目帶來的價值。角色定義包括:選擇分析階段的方法、進(jìn)行焦點小組會議(五次)、進(jìn)行實驗室觀察、審視當(dāng)前培訓(xùn)進(jìn)程、總結(jié)并報道發(fā)現(xiàn)。績效改進(jìn)工作者們在內(nèi)訓(xùn)團(tuán)隊時,用名義小組技術(shù)(NGT)的方法組織了五次焦點小組會議,隨后征求多職能員工的意見,這一過程中,每個小組各收集到30多條反饋。最后進(jìn)行實驗室觀察,審視當(dāng)前的培訓(xùn)進(jìn)程,分析階段的產(chǎn)出。

        第二步,描述如何進(jìn)行分析,其中包括評估的計劃、評估的層級(個體、工作團(tuán)隊、流程、工作場所、組織的、或社會的)、數(shù)據(jù)樣本、分析和收集數(shù)據(jù)的方法和結(jié)論。工作者們召開焦點小組會議,最終選擇NGT這一方法,該方法流程簡便,能夠產(chǎn)生可優(yōu)先排序的反饋。焦點小組會議的目的在于識別NETO導(dǎo)向的內(nèi)容要求,該步驟的分析計劃包含:識別參與者的加入、排期以滿足工作時間和參與者轉(zhuǎn)變需求、為焦點小組提供方便和數(shù)據(jù)總結(jié)。

        第三步,描述采用該方法的邏輯,用NGT背后的原因使其滿足該項目對流程的需要。NGT的方法給予工作者額外時間,以便主題大師創(chuàng)造內(nèi)容,并對學(xué)習(xí)事件進(jìn)行引導(dǎo)。

        最后,描述因存在績效鴻溝、缺少實現(xiàn)機會而未被涉及到的評估。焦點小組的結(jié)果幫助識別出了以下四個包含特定主題的重要模塊:endprint

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