周青

摘要：文書檔案的管理隨著社會的進步和時代的要求越發(fā)重要，然而傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的發(fā)展。所以對文書檔案進行科學(xué)化管理勢在必行。本文從文書檔案科學(xué)化管理的內(nèi)涵入手，詳細分析了當(dāng)前文書檔案管理中的問題，并有針對性地提出了對策。

關(guān)鍵詞：文書檔案；科學(xué)化管理；問題；對策

1 引言

文書檔案是企事業(yè)單位行政管理或黨務(wù)工作中產(chǎn)生的各類文件的總稱。文書檔案記錄、反映著企事業(yè)單位日常從事的各類活動，并成為企事業(yè)單位日后工作中的歷史資料及重要憑證。文書檔案管理是一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，目前面臨著許多問題。為保證文書檔案管理工作的順利開展，進一步提高文書檔案管理的工作效率，必須結(jié)合文書檔案的特點，采取科學(xué)的、創(chuàng)新的管理方式，不斷提升管理水平，使文書檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展中真正地發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2 文書檔案科學(xué)化管理的內(nèi)涵

傳統(tǒng)的文書檔案管理主要靠人工歸檔，檔案收集、儲存過程中很可能出現(xiàn)遺漏或者丟失，后期檔案查閱時也十分不便。為方便文書檔案儲存、分類、查詢等，在文書檔案管理中引入高科技變得十分關(guān)鍵。計算機技術(shù)的不斷進步為文書檔案管理工作提供了一個新的發(fā)展契機。利用計算機進行文書檔案分類存儲，并建立互聯(lián)互通的查詢網(wǎng)絡(luò)，極大地提高了文書檔案管理工作的效率。計算機應(yīng)用于文書檔案管理，使得傳統(tǒng)的紙版文書檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，利用信息技術(shù)形成的文書檔案管理系統(tǒng)，在文書檔案的存儲、檢索、修改、打印、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)中大大提高了效率和質(zhì)量。

信息技術(shù)的發(fā)展，使得存儲載體不僅限于計算器、移動硬盤、U盤等設(shè)備，其出現(xiàn)使得文件的存儲、傳遞變得更加簡便，而且移動存儲設(shè)備受外部影響小，具有很高的穩(wěn)定性。

3 當(dāng)前文書檔案管理中的問題

雖然文書檔案管理在企事業(yè)單位的發(fā)展中起著舉足輕重的作用，然而，由于對其重要性認識不夠，目前許多單位的文書檔案管理工作仍存在許多問題。其一，對文書檔案管理工作的重視不夠，沒有專業(yè)的管理人員。因為并沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，目前，許多單位缺乏文書檔案管理的專業(yè)人員，多由其他工作人員兼任。管理人員本身專業(yè)性不高，對文書檔案管理工作沒有系統(tǒng)性的了解，加之，兼任其他工作，在文書檔案管理中投入的時間、精力也大大縮減，在管理工作中很容易出現(xiàn)錯誤或者遺漏。如：文書檔案歸檔不及時、分類不明晰、材料真?zhèn)坞y辨等；其二，實際工作中，許多單位將文書和檔案進行分別管理，使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，致使出現(xiàn)公文格式的不規(guī)范，文件處理的不恰當(dāng)?shù)葐栴}；其三，其他單位的不配合。實際工作中，許多部門出于種種原因，不愿將需要統(tǒng)一歸檔的文件交送管理人員統(tǒng)一處理，或者一些部門將需要歸檔的文件遺失，這些都給文書檔案管理工作帶來很多不便。

4 文書檔案科學(xué)化管理的對策

4.1 加強管理制度建設(shè)

規(guī)范文書管理制度是保證文書管理工作正常有序開展的必要前提。文書檔案管理制度的建立，不但要起到規(guī)范文書檔案管理人員工作行為的作用，還應(yīng)對整個單位起到一種宣傳、規(guī)范、約束的作用，提高單位工作人員對文書檔案管理工作的認識與支持，實現(xiàn)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4.2 實現(xiàn)文書檔案一體化

具體來說，文書是指企事業(yè)單位或社會團體在進行事務(wù)交流中產(chǎn)生的各種文字、圖片、聲音等的記錄材料。檔案則是指企事業(yè)單位或社會團體從事各項活動所形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。文書檔案相互區(qū)別又相互聯(lián)系。文書檔案一體化是指從文書檔案工作全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成到檔案歸檔的系統(tǒng)管理，確保從文書到檔案的完整性、準(zhǔn)確性。文書處理作為文書檔案管理的第一步，其質(zhì)量的高低直接影響著文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。因而，文書檔案一體化的科學(xué)實施，必須依賴于先期文書處理的規(guī)范化。文書檔案的一體化改革了原先各自為政、重復(fù)勞動的現(xiàn)象，有效地減少了勞動成本，提高了勞動效率。

4.3 文書檔案數(shù)字化

計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展給文書檔案管理工作帶來了便利。利用計算機技術(shù)將紙版文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，并對其進行歸檔、整理、存儲。計算機文檔管理系統(tǒng)或者OA辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，輕松實現(xiàn)了信息文檔的儲存檢索，大大節(jié)約了手工勞動，提高了工作效率。利用計算機技術(shù)整理、編制文件檔案，將文件檔案的形成時間、編號、題目、發(fā)文單位、存放位置進行整理，再次查詢利用時，查閱者可根據(jù)這些內(nèi)容進行檢索，提高了檢索的準(zhǔn)確性。并且，計算機可以方便地記錄文件檔案的借閱者、借出時間、歸還時間、移交信息、銷信息毀等，實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化與一體化。

4.4 規(guī)范銜接文書檔案工作

作為文書檔案管理工作的第一步，文件質(zhì)量的高低直接影響著文書檔案管理工作。因而，文書處理的規(guī)范化就成為整個文書檔案工作規(guī)范化的前提。這就要求文書人員提高職業(yè)素養(yǎng)，注重文書寫作格式，保證文件材料的質(zhì)量。對文書寫作格式應(yīng)制定一定的標(biāo)準(zhǔn)，例如，對紙張大小的規(guī)范、對字體、字號、行距等的要求，保證歸檔文書在格式上的一致性。并且要規(guī)范文書收發(fā)處理程序，收文、發(fā)文都應(yīng)進行及時登記。文件遺失時應(yīng)進行及時查找。對會議記錄等要進行及時的整理，確保文書資料的完整性。

4.5 加強文書檔案收集工作

各單位因其自身機構(gòu)設(shè)置、運作狀況的不同，在文書管理上的設(shè)置分工也不盡相同。在許多單位，文書管理人員只負責(zé)處理綜合事務(wù)，各部門的文件由各部門自己管理，按期歸檔到文書管理人員處。在這一過程中，由于各部門缺乏專業(yè)的文書檔案管理人員以及對此項工作的不重視，很可能造成檔案收集不完整、歸檔混亂甚至遺失等現(xiàn)象。這就要求，文書檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常主動地聯(lián)系各業(yè)務(wù)部門，及時獲取信息，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理好文書歸檔工作，確保資料的完整性與準(zhǔn)確性。另外，由于企事業(yè)單位在運行中產(chǎn)生的文件量十分巨大，這就要求文書檔案管理人員在工作時，要能夠分清主次，有效歸類，對關(guān)系到企業(yè)運行發(fā)展的重點文件進行特殊保管。

4.6 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)在很大程度上決定著文書檔案管理工作的整體水平。文書檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，通過自學(xué)或申請外出培訓(xùn)等多種方式，不斷接觸先進的文書檔案管理知識，提高自己的知識水平和專業(yè)素質(zhì)。并且要學(xué)以致用，將學(xué)到的新知識、新內(nèi)容與實際工作緊密結(jié)合，不斷改善、提高文書管理工作。在提高專業(yè)知識水平的同時，文書檔案管理人員還應(yīng)注意加強計算機應(yīng)用的系統(tǒng)培訓(xùn)，接受先進的信息技術(shù)并將其應(yīng)用于文書管理工作中。

5 小結(jié)

總而言之，文書檔案管理工作在企事業(yè)單位的發(fā)展運營過程中起著不可忽視的作用，必須得到各單位的重視。而對文書檔案的科學(xué)化管理，成為提高文書檔案管理工作效率，實現(xiàn)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重點。對文書檔案管理工作的制度化規(guī)范、對工作人員的職業(yè)化要求以及先進計算機技術(shù)的引入都是實現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理的必要措施。只有采取這些措施，才能保證文書檔案管理工作質(zhì)量的不斷提高，使之在企事業(yè)單位發(fā)展過程中真正發(fā)揮出應(yīng)有作用，實現(xiàn)自身價值。

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