武雪芹
(中共聊城市委黨校圖書館,山東 聊城 252000)
捐贈文獻是指文獻擁有者自愿贈送給圖書館,由圖書館長期保存和管理,以供廣大讀者使用的有價值的書刊資料。捐贈文獻作為圖書館文獻資源建設的一個重要補充[1],在圖書館建設和發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。隨著捐贈文獻在圖書館館藏比例中的不斷增大,如何對捐贈文獻進行有效組織和利用,保證物盡其用,更好地發(fā)揮它們在傳播知識和信息中的作用,是值得業(yè)界深入思考和探討的問題。筆者根據中共聊城市委黨校圖書館(以下簡稱我館)利用Interlib系統(tǒng),實現(xiàn)捐贈文獻獨立著錄的實際做法,對捐贈文獻的著錄及管理談點粗淺的認識。
接受捐贈文獻是豐富館藏資源的渠道之一,目的是為了方便讀者閱讀和使用。為了增強捐贈文獻的可讀性,提高借閱率,我館制定了《聊城市委黨校圖書館捐贈文獻管理辦法》,嚴格控制捐贈文獻的質量。
由于捐贈者對被捐贈圖書館的館藏需求不甚了解,所捐文獻并不一定完全適合圖書館收藏,比如黨校圖書館不太適宜接受工業(yè)技術、基礎科學類書刊的捐贈。因此,在接受捐贈之前,圖書館工作人員應對捐贈文獻的思想性、科學性和實用性進行評估,把好捐贈文獻質量關。對于內容不健康、不具有學術水平和參考價值,不適合教學、科研及閱讀需求,可讀性差,贈書破損殘缺嚴重及館內副本數(shù)較高的文獻應退回給捐贈者。凡篩選后未被圖書館入藏、而捐贈者又不愿領回的捐贈文獻,可以進行轉贈或剔除,并向捐贈者發(fā)放“感謝函”,作為圖書館收到捐贈的憑證。
捐贈文獻一般包括圖書和報刊資料,由于二者的出版規(guī)律不同,我館采用了不同的登記及整序方法。我館對接受的捐贈圖書進行詳細登記,包括書名、作者、復本及捐贈者的姓名等信息。在登記簿“備注欄”注明“捐贈”字樣,并在每冊捐贈文獻的顯著位置加蓋“贈”字樣的圖章,對捐贈數(shù)量較多的個人及團體加蓋“XXX贈”圖章。加蓋“贈”字樣圖章,一方面可以區(qū)分圖書館自購文獻和捐贈文獻,另一方面也是對捐贈者的很好宣傳。
由于報刊屬于連續(xù)出版物,具有延續(xù)性,為方便管理,我館對接受的報刊資料,首先按照日期或刊期等順序整理排序,裝訂成合訂本,然后詳細登記每冊合訂本報刊的報刊名、年份、卷期及捐贈者姓名等信息。在合訂本封面上加蓋“贈”或“XXX贈”字樣圖章。為回敬與表彰捐贈者,我館對贈書較多的單位和個人,舉辦贈書儀式,頒發(fā)榮譽證書。
我館利用校園網或圖書館網站廣泛宣傳圖書館接受文獻捐贈的原則、收藏標準及文獻缺藏情況等,熱忱歡迎各界人士向圖書館捐贈圖書、報刊等各種文獻資源。接受捐贈后,及時將接受贈書的數(shù)量、入藏種類、使用情況、讀者反饋等情況在校內或館內進行公布,擴大社會影響,讓更多的人了解最新的捐贈情況,激發(fā)大家贈書的熱情。
為獨立揭示捐贈文獻的特性,方便捐贈文獻的統(tǒng)計及著錄,我館利用Interlib的強大功能,通過在Interlib系統(tǒng)中新增捐贈文獻控制號分區(qū)、流通類型、館藏地點及MARC類型等途徑,實現(xiàn)了捐贈文獻在虛擬空間的獨立著錄。
書目控制號用于對應書目數(shù)據庫一條記錄的唯一標識,書目控制號對應CNMARC中的001字段,由文獻類型+編目年+流水號構成[2]。我館控制號分區(qū)的設置方法為:在Interlib“系統(tǒng)參數(shù)設置”中選擇“控制號分區(qū)管理”,新增捐贈文獻書目控制號,控制號分區(qū)代碼為“21”,當前控制號為“212014000001”,結束控制號為“212014999999”,如:捐贈文獻《聊城地名故事》書目控制號為212014000120,其中21代表捐贈文獻類型,2014代表編目年,000120代表流水號。
文獻類型是Interlib集群管理系統(tǒng)中很重要的業(yè)務參數(shù),采訪和編目均需要參考,它關系到對不同類型文獻的管理及文獻流通時的借閱控制。增加捐贈文獻類型的方法為:在Interlib“系統(tǒng)參數(shù)設置”中選擇“文獻類型”,“文獻代碼”設為“6”,“文獻類型”定義為“捐贈文獻”。
為便于捐贈文獻的流通,增加捐贈文獻流通類型。在Interlib“流通業(yè)務參數(shù)中選擇文獻流通類型”,新增文獻類型代碼為“J”(J為“捐”字第一個大寫拼音字母),文獻類型名稱為“捐贈文獻”。
為反映捐贈文獻的館藏位置,為捐贈文獻增加新的館藏地點。在Interlib“分館參數(shù)設置”中選擇“館藏地點”,增加新的館藏地點。館藏地點代碼設為“j"(j為“捐”字第一個小寫拼音字母),名稱為“捐贈文獻庫”,缺省文獻流通類型選擇“J|捐贈文獻”。
MARC參數(shù)全局統(tǒng)一設定,包括MARC類型、MARC字段、MARC索引、MARC統(tǒng)一字段、MARC模板參數(shù)。Interlib系統(tǒng)自帶了購置圖書、期刊及非書資料的MARC參數(shù),如果要實現(xiàn)捐贈文獻的獨立著錄,需要增加捐贈文獻MARC參數(shù)。
在Interlib系統(tǒng)“MARC參數(shù)設置”中選擇“MARC類型”,增加捐贈文獻MARC類型,“MARC名稱”定義為“CNMARC”,“MARC說明”定義為“捐贈文獻”,“文獻類型”定義為“6-捐贈文獻”。 捐贈文獻MARC類型管理如圖1所示。
圖1捐贈文獻MARC類型管理
2.5.2 捐贈文獻MARC字段參數(shù)設置
為捐贈文獻MARC類型設置常備MARC字段及字段參數(shù),字段參數(shù)包括字段長度、指示符、子字段是否為定長字段、是否可以重復及是否編目必備。在設定每種字段的長度時,不限字段長度的填寫數(shù)字“0”。例:000頭標區(qū)字段,為定長字段,編目必備,不可以重復,字段長度24。以我館為例,捐贈文獻編目常備字段如圖2所示,其他需要用到的字段可以隨時添加,不會影響編目操作。
圖2捐贈文獻常用字段參數(shù)表
MARC索引定義,定義每種MARC類型的索引,MARC索引包括著者索引、分類號索引等9種索引途徑。如需定義701$a字段為著者索引,在著者索引中填入701$a。如需多個索引用“;”隔開,如:701$a;702$b。如果子字段合并作檢索點,如:701$d、$b,填入701$db。修改索引定義后,必須重建索引才能反映到已經存在的書目數(shù)據上。我館捐贈文獻MARC索引定義如圖3所示。
圖3捐贈文獻索引定義
2.5.4 捐贈文獻MARC統(tǒng)一字段
MARC統(tǒng)一字段,定義每種MARC類型的字段對應于系統(tǒng)的統(tǒng)一字段,系統(tǒng)默認設置了CNMARC、USMARC標準的統(tǒng)一字段。在系統(tǒng)中新增MARC標準后,需要定義該標準的統(tǒng)一字段。捐贈文獻MARC統(tǒng)一字段的設置可參照中文圖書的設置方法,如圖4所示。
圖4捐贈文獻統(tǒng)一字段設置
2.5.5 制作捐贈文獻的“編目模板”
編目模版就是文獻編目常用字段的工作單,編目時可直接套用,捐贈圖書的編目模板基本上同普通圖書一樣,除有普通圖書編目所需要的常用字段外,為揭示捐贈文獻的來源特征,我館在010字段$d(獲得方式和/或定價)子字段中錄入“贈”字,例:010##$aISBN$d價格(贈)。增加了310(裝訂及獲得方式附注)字段,例:310##$a本書為XXX所贈。盡管010字段及310字段都可揭示捐贈文獻的來源特征,但是010字段及310字段都不是一般系統(tǒng)的常用檢索點,不便于讀者檢索到捐贈文獻,因此,我館啟用了610字段。610是非控主題詞著錄字段,可以用于記錄在主題詞表中未收納的非正式主題詞。在OPAC中,通過主題詞查詢,讀者很容易檢索到相關的捐贈文獻。著錄方法為將捐贈者姓名及贈書條碼錄入在610字段的$a 子字段中,如:6100#$aXXX 贈書:條碼號[3]。
規(guī)范的編目數(shù)據不僅完整揭示受贈文獻的特殊性,便于讀者的檢索和利用,同時還能保護捐贈者的捐書熱情,促進圖書館捐贈工作的良性發(fā)展。著錄前,設置Interlib采編參數(shù),MARC類型設置為“捐贈文獻:6-CNMARC”,書目控制號設置為“捐贈文獻:212014000001一212014999999”。
為區(qū)別于其他正常采購的文獻資源,我館為捐贈文獻粘貼紅色書標,設立了J(“捐贈”第一個字的首字母)開頭的專用條碼。
報刊與圖書出版規(guī)律不同,編目也有所不同。捐贈圖書編目可以直接套用捐贈文獻編目模板,而報刊著錄時,在打開的捐贈文獻模板中,需要增加011(國際標準連續(xù)出版物號)、091(統(tǒng)一書刊號)、092(訂購號)等字段,刪除010等字段。為揭示捐贈的文獻來源特征,在011字段的$d(獲得方式和/或定價)子字段中錄入“贈”字樣(如例1所示)。
例 1:011##$aISSN$d 價格(贈)
310字段、610字段著錄格式如例2、例3所示。例2:310##$a本合訂本期刊為XXX所贈例3:6100#$aXXX贈刊:條碼號
文獻入藏方式不同,著錄方法也有差異。文獻入藏方式可分為三類:捐贈文獻作為新品種入藏、作為自購文獻的復本入藏及作為捐贈文獻的復本入藏。
(1)捐贈文獻作為新品種入藏,即館藏數(shù)據庫沒有這條編目記錄,需要著錄一條新記錄。作為新品種入藏的捐贈文獻,除了按照文獻著錄的一般要求進行必要條目的著錄外,還要同時在010或011字段、310字段和610字段加入捐贈信息,如例4、例5所示。
例 4:010##$a7-5011-6818-0$dCNY58.00(贈)
(2)捐贈文獻作為自購文獻的復本入藏,即圖書館以前采購過此文獻,數(shù)據庫中已經存在這條數(shù)據。本文討論的是捐贈文獻庫與自購文獻庫分開管理,所以盡管自購文獻庫內有此數(shù)據,但捐贈文獻庫內仍無法檢索到,因此,以此方式入藏的文獻仍需要作為新品種文獻進行著錄。
(3)捐贈文獻作為捐贈文獻的副本入藏,即同一種文獻可能被不同的團體或個人贈送幾次,只是贈書的時間有先有后??梢酝ㄟ^修改310字段,增加610字段的方式揭示(見例6)。
例 6:010##$a7-5011-6818-0/D$dCNY58.00(贈)
2001#$a地獄門前——與李真刑前對話實錄$f喬云華著
310##$a本書由李剛先生贈送1本,由王玲女士贈送2本
6100#$a李剛先生贈書:J000001
6100#$a 王玲女士贈書:J000828,J000829
增加驗收時,選擇“館藏地點”為j|捐贈文獻庫,“文獻流通類型”為J捐贈文獻。由于圖書庫與捐贈庫分離,所以每種分類號的種次號都從1開始自動生成,種次號的自動生成為統(tǒng)計每種分類號下捐贈文獻的數(shù)量提供了方便。
開設單獨的捐贈文獻庫接受捐贈文獻,既表達了對捐贈者的尊重和鼓勵,也便于圖書館對捐贈文獻的管理。為保護捐贈者的捐贈熱情,反映捐贈文獻的來源,便于讀者的檢索和利用,我館對捐贈文獻采用圖書資料一體化管理[4]。排架方法為“捐贈者姓名+文獻類型+中圖法分類號”,即先根據捐贈者姓名漢語拼音順序排列,使同一團體或個人捐贈的文獻集中排在一起,然后對同一團體或個人捐贈文獻按圖書、期刊、報紙、其他資料類型排列,最后對同一團體或個人的同一類型文獻再按《中圖法》進行分類。
總之,捐贈文獻是圖書館文獻資源建設的一個重要補充,對圖書館的建設和發(fā)展起著重要作用。對捐贈文獻的規(guī)范化采訪、編目及典藏,是文獻信息服務得以順利開展的根本保證。我館利用Interlib的強大功能實現(xiàn)了捐贈文獻在虛擬空間的獨立著錄,捐贈文獻庫的建立實現(xiàn)了捐贈文獻在物理空間的獨立管理,合理的排架方式方便了讀者的檢索和利用,最終達到了提高捐贈文獻利用率的目的。
[1]曾靜曦.圖書館怎樣做好捐贈文獻工作[J].圖書館論壇,2005(8):237-238,165.
[2]廣州圖創(chuàng)計算機軟件開發(fā)有限公司.Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)用戶手冊[EB/OL].[2014-11-22].http://www.docin.com/p-492110599.html.
[3]梅婷.關于圖書捐贈者著錄的思考[J].大學圖書情報學刊,2013(2):55-57.
[4]王玉英.地市黨校圖書館對捐贈圖書管理和利用的思考[J].知識經濟,2012(21):45-46.