胡玉榮

摘 要：隨著現(xiàn)代化辦公管理的需要，計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，檔案現(xiàn)代化的管理得益于計(jì)算機(jī)的方便和快捷，高效、快速的運(yùn)行提高了檔案管理的效率，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息順應(yīng)了檔案管理的需求。文章主要針對(duì)現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用進(jìn)行簡(jiǎn)要分析與總結(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案管理作用；加強(qiáng)現(xiàn)代化進(jìn)程；重要意義

1 計(jì)算機(jī)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 計(jì)算機(jī)檔案管理專業(yè)人才缺乏

檔案管理作為一種新的管理方式，在對(duì)其進(jìn)行管理的過(guò)程中不僅僅需要對(duì)專業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)的有效了解，更加要全面掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)及知識(shí)。對(duì)于我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展階段而言，檔案管理人才相對(duì)比較缺乏。大多數(shù)的管理人員并不具備全面的文化素質(zhì)及相關(guān)文化水平，專業(yè)的檔案管理人員并不能有效的掌握計(jì)算機(jī)等其他方面的知識(shí)，然計(jì)算機(jī)專業(yè)人員卻又不熟悉檔案管理工作，從而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)檔案管理人員的嚴(yán)重匱乏，一定程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

1.2 硬件設(shè)備在檔案管理中投入不足

從總體情況看、經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度和單位自身?xiàng)l件成為制約計(jì)算機(jī)大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理的關(guān)鍵。由于檔案部門直接創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益極其有限，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人們又常常注重眼前利益而忽視檔案管理工作的重要性，因而對(duì)檔案管理方面的投入嚴(yán)重不足。

1.3 檔案管理軟件在標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)用性方面存在矛盾

除去檔案部門自行研制開(kāi)發(fā)、本單位自己使用的軟件以外，社會(huì)上一些專業(yè)性的公司開(kāi)發(fā)的軟件多種多樣，由于沒(méi)有統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)層次不一，采用的中文環(huán)境也不盡相同，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)互不一致，數(shù)據(jù)格式互不兼容，造成系統(tǒng)通用性差，為聯(lián)機(jī)檢索、數(shù)據(jù)交換、資源共享乃至建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)和并入國(guó)內(nèi)、國(guó)際網(wǎng)造成困難。一些無(wú)力研制檔案管理軟件的單位又很難挑選到最合適自己的管理軟件，只能盲目使用，造成檔案管理軟件使用混亂。

1.4 電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性存在威脅

檔案管理信息化的有效提升，一定程度上雖然推動(dòng)了檔案管理的建設(shè)及發(fā)展，但對(duì)于其自身存儲(chǔ)方式——計(jì)算機(jī)而言卻存在很大程度上的“威脅”。檔案管理在對(duì)信息進(jìn)行整理及利用的同時(shí)，大多通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸對(duì)其進(jìn)行電子存檔。這就很可能在傳輸過(guò)程中受到病毒的侵害，檔案管理信息的相關(guān)數(shù)據(jù)極易丟失，改變了原有的信息元素，對(duì)于檔案管理的有效發(fā)揮起到了一定的制約作用。相比之下，紙質(zhì)媒介就不會(huì)出現(xiàn)此現(xiàn)狀。隨著辦公自動(dòng)化的不斷深化與改革，檔案管理電子存檔將作為新的存儲(chǔ)方式被廣泛使用，在實(shí)際檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)處理及磁盤制作等方式對(duì)信息存儲(chǔ)，但這種存儲(chǔ)方式極易被篡改或是誤刪，進(jìn)一步導(dǎo)致了檔案信息質(zhì)量存在某種程度上的缺陷。這將直接影響到電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性。

2 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用

2.1 計(jì)算機(jī)在檔案管中的運(yùn)用是時(shí)代發(fā)展的要求

改革開(kāi)放的全面深入與實(shí)踐，在很大程度上加快了全球一體化的發(fā)展進(jìn)程。從辯證法角度而言，世界的發(fā)展是客觀的，計(jì)算機(jī)的普遍使用也是時(shí)代社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。檔案管理若想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之位，就要加強(qiáng)其科技創(chuàng)新，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入其中，改變傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理模式的創(chuàng)新，利用先進(jìn)的管理方法不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的發(fā)展及應(yīng)用也是為了更好的促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

2.2 檔案管理本身依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)

隨著檔案管理的不斷發(fā)展壯大，對(duì)于信息量的需求也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記載方式已經(jīng)很難適應(yīng)其需要。故此，必須借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完善檔案管理工作。首先，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效的對(duì)信息進(jìn)行整合、收集、分類，這樣不僅僅可以節(jié)省大量的時(shí)間，更能提高工作效率，降低錯(cuò)誤率。其次，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，因人為因素而導(dǎo)致的錯(cuò)誤現(xiàn)象可以在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行有效的更正。

2.3 計(jì)算機(jī)的運(yùn)用促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展在很大程度上提高了檔案管理水平，不僅效率有所提升，更可以將龐大的信息進(jìn)行細(xì)致的整理、分類。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)都為檔案管理工作提供了可靠的發(fā)展環(huán)境。在此背景下，檔案管理也會(huì)不斷完善，發(fā)展壯大，檔案系統(tǒng)升級(jí)更能方便快捷的為其服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

3 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 提供自動(dòng)檢索，節(jié)省查閱時(shí)間

計(jì)算機(jī)龐大的系統(tǒng)功能為檔案管理提供了方便快捷的查找功能，從而節(jié)省了大量的時(shí)間；另一方面提供了多種檢索功能進(jìn)行信息的全面整合。在以往的檔案管理過(guò)程中，針對(duì)某一信息進(jìn)行查找時(shí)，要翻閱很多的信息資料，才能進(jìn)行查詢，浪費(fèi)了大量的時(shí)間。而今計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用卻徹底改變了此現(xiàn)狀，計(jì)算機(jī)查找可以進(jìn)行多項(xiàng)查詢，而且保證準(zhǔn)確高效。

3.2 有利于特殊載體檔案的保管及應(yīng)用

計(jì)算機(jī)因其自身軟件特性所決定，可以針對(duì)圖片及照片進(jìn)行很好的檔案管理，以往的檔案管理并不具備此功能，人們?cè)谶M(jìn)行照片檔案管理時(shí)，要將其內(nèi)容進(jìn)行一一對(duì)照才能很好的進(jìn)行查詢。如，同一類別、主題圖片有很多種，在選取中就需要浪費(fèi)大量的時(shí)間才能完成。然計(jì)算機(jī)技術(shù)卻可以通過(guò)系統(tǒng)掃描在第一時(shí)間內(nèi)將其分類，存儲(chǔ)且照片、圖片可以進(jìn)行復(fù)制。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，不會(huì)出現(xiàn)褪色等情況。

3.3 有利于資源共享

計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案管理資源的共享化，原始記載中，檔案資源根本達(dá)不到資源共享的功能，很多檔案信息相對(duì)比較封閉，得不到信息資源的利用。但是計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)卻打破了此現(xiàn)狀，使其信息在各個(gè)領(lǐng)域之中得到了充分的利用。

4 加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

4.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展建設(shè)而言，有著不可替代的作用。但是在檔案管理改革過(guò)程中必須依據(jù)客觀實(shí)際發(fā)展需要，抓住重點(diǎn)循序漸進(jìn)的進(jìn)行改革，以便更好提高檔案管理的利用效率。在推進(jìn)檔案管理計(jì)算機(jī)建設(shè)時(shí)，可以依據(jù)檔案管理的重要性、價(jià)值大小及利用效率優(yōu)先對(duì)其進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程改革，將有價(jià)值的檔案集中進(jìn)行整理，信息分類。

4.2 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

4.3 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4.4 要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育

在檔案管理過(guò)程中，不僅僅要注重檔案管理的創(chuàng)新改革，同時(shí)也要對(duì)檔案管理者引起足夠的重視。不斷加強(qiáng)他們的檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，以及提高檔案管理者應(yīng)該遵守的相關(guān)法律責(zé)任意識(shí)。在檔案信息整理及傳播過(guò)程中，要利用現(xiàn)代化專業(yè)技術(shù)及設(shè)備，對(duì)信息資源進(jìn)行獲取及有效使用。與此同時(shí)，要格外注意信息的保密性。

5 結(jié)束語(yǔ)

計(jì)算機(jī)檔案管理工作是必然趨勢(shì)，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的提升，必會(huì)實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化。這就要求檔案工作者緊跟時(shí)代步伐，從管理方法、管理手段等方面進(jìn)行創(chuàng)新，從而提高檔案管理的質(zhì)量。

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