摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化、信息化管理的程度不斷提高，因此檔案管理工作的內(nèi)容和模式也相應(yīng)地發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變。結(jié)合信息化背景，本文擬對(duì)檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變進(jìn)行相關(guān)闡述，并對(duì)其發(fā)展提出可行化建議。力求通過(guò)筆者努力，找到促進(jìn)檔案管理工作內(nèi)容與模式順利轉(zhuǎn)變的可靠途徑，以期為相關(guān)人士提供部分可借鑒的理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；內(nèi)容；模式；轉(zhuǎn)變

現(xiàn)階段我國(guó)信息化與電子政務(wù)發(fā)展進(jìn)程不斷加快，傳統(tǒng)實(shí)體檔案的利用率越來(lái)越低，其管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代檔案管理新要求，而電子檔案運(yùn)用的越來(lái)越廣泛并逐漸成熟，檔案管理從內(nèi)容到模式都朝著信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，這一切都是檔案管理新的發(fā)展方向，也是我們探索研究的重點(diǎn)。

一、工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

（一）檔案的收集

由于傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)檔案，其收集過(guò)程中管理人員只需等待檔案形成后再進(jìn)行歸檔工作即可，議案的結(jié)果也是用文字形式來(lái)記錄在紙上，這種情況下很容易導(dǎo)致檔案因紙張破損和文字模糊而遺漏內(nèi)容，特別是中間過(guò)程中一些有意義的創(chuàng)意與方法。而在信息化社會(huì)中，電子檔案的廣泛應(yīng)用可以保證全過(guò)程的完整記錄，記錄結(jié)果存放于計(jì)算機(jī)中也更方便查找和保存。與傳統(tǒng)的檔案，管理者不同的是，電子檔案管理者在專(zhuān)業(yè)人士的指導(dǎo)主動(dòng)學(xué)習(xí)使用檔案信息接收管理平臺(tái)，電子檔案因此得到更有效的收集和整理。

（二）檔案的保存

當(dāng)前時(shí)期，電子檔案的使用使文檔得到更加合理的歸納整理，檔案管理工作加變得更加有效、穩(wěn)定。傳統(tǒng)紙質(zhì)形式檔案的保存不僅數(shù)量巨大，查閱起來(lái)耗時(shí)耗力，而且其管理過(guò)程也是十分復(fù)雜的，需要有庫(kù)房來(lái)保存，還要防止鼠蟲(chóng)嗑咬。整個(gè)過(guò)程需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)也要其存儲(chǔ)與傳播使用過(guò)程也要更加嚴(yán)格負(fù)責(zé)。隨著人類(lèi)社會(huì)對(duì)檔案資料獲取信息的高速增長(zhǎng)的需求，傳統(tǒng)檔案管理方式越來(lái)越需要電子信息化建設(shè)以適應(yīng)新的時(shí)代形勢(shì)。與之相比，電子檔案更為先進(jìn)，既有利于收集完整的檔案信息和對(duì)信息進(jìn)行有效保存，傳播起來(lái)也極為方便。將檔案存入計(jì)算機(jī)中，輸入檢索就可以輕松查找想要的內(nèi)容，大大提高了管理效率，節(jié)約了時(shí)間成本與人力成本。電子檔案收集和保存過(guò)程方便、省事，信息傳播快捷，滿足了人們獲取信息的要求。與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理不用考慮檔案庫(kù)房與檔案柜的設(shè)置，而是要重視計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代來(lái)提高保存各種格式電子文檔的能力和儲(chǔ)存量。電子版的檔案因?yàn)樾枰?lián)網(wǎng)所以不易被更改，一定程度上保障了檔案的真實(shí)有效性。不過(guò)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也存在一定的不安全性和不穩(wěn)定性，有可能會(huì)致使檔案信息的丟失，這要求電子文檔管理人員要隨時(shí)備份，避免計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題后造成信息丟失。

（三）工作新內(nèi)容

傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作的主要內(nèi)容側(cè)重于具體的實(shí)體檔案管理，而電子檔案管理要更多的考慮管理檔案的設(shè)備，做好設(shè)備故障安全防范工作，積極進(jìn)行數(shù)據(jù)的異地備份并設(shè)計(jì)制定系統(tǒng)系統(tǒng)安全應(yīng)急措施。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理大多是手工管理，所以不存在非法訪問(wèn)和信息篡改風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，非法訪問(wèn)和使用檔案資料卻成為常態(tài)問(wèn)題，所以要對(duì)檔案資料的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，防止對(duì)檔案信息進(jìn)行拷貝、惡意篡改或破壞，加強(qiáng)入網(wǎng)訪問(wèn)控制、權(quán)限控制和防火墻控制。此外電子檔案管理還要做好病毒防治工作。病毒入侵會(huì)極大的破壞檔案管理系統(tǒng)的完整性，將對(duì)檔案管理工作造成巨大的損失，這就要求要檔案管理工作者安裝更新查毒、殺毒軟件，避免將移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中的病毒被攜帶到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，密切關(guān)注最新網(wǎng)絡(luò)病毒動(dòng)態(tài)，定期適時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒和殺毒。

二、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念，破除傳統(tǒng)舊思路

信息化時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)下不斷增長(zhǎng)的需求對(duì)檔案管理工作提出更多新要求，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念以對(duì)提高對(duì)電子檔案資料的管理效率。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案管理復(fù)雜工作內(nèi)容與單調(diào)枯燥的管理方法，很多檔案管理工作者都因此產(chǎn)生一些抵觸或懈怠情緒，其工作思維多處于被動(dòng)思維的影響之中這種情況實(shí)際上嚴(yán)重妨礙了檔案管理工作的順利開(kāi)展，所以需要大力培養(yǎng)管理者創(chuàng)新的管理工作意識(shí)和新型管理理念，破除舊的工作思路，以有效提升管理效率和管理水平以及檔案管理工作的科學(xué)化。

（二）適應(yīng)轉(zhuǎn)變，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理

當(dāng)今社會(huì)，電子政務(wù)與辦公自動(dòng)化進(jìn)程的進(jìn)一步加快，各單位在各項(xiàng)工作及活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案，要求我們實(shí)行電子文件電子檔案的一體化管理，對(duì)工作中所產(chǎn)生的電子文件和電子檔案全盤(pán)考量與超前控制，進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)時(shí)時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)電子文檔與電子文件的生成、處理、傳遞、存儲(chǔ)、查閱、收集、利用、歸檔一體化，將二者進(jìn)行無(wú)縫鏈接并保證其安全性，推動(dòng)文檔管理工作流程科學(xué)化、合理化。此外，電子文檔一體化管理還應(yīng)該推廣到各單位職能部門(mén)所產(chǎn)生的不同類(lèi)型的、不同載體的各種檔案，以促使各類(lèi)文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)緊密結(jié)合，充分發(fā)揮一體化所帶來(lái)的數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢(shì)，為電子文件、電子檔案的管理與歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）完善檔案管理機(jī)制，建立健全新型檔案管理制度

電子檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的模式和儲(chǔ)存方式，檔案資料和內(nèi)容也呈現(xiàn)幾何倍增長(zhǎng)的趨勢(shì)，因此其管理工作也要適時(shí)發(fā)生改變。做好檔案管理工作要求不斷完善檔案管理機(jī)制，探尋研究新型檔案管理形式，加快形式創(chuàng)新與內(nèi)容改革，從而促進(jìn)檔案管理工作與發(fā)展相適應(yīng)。此外，檔案管理內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變還需要我們創(chuàng)新工作思路，大力培養(yǎng)滿足當(dāng)前檔案管理事業(yè)需要的專(zhuān)業(yè)人才，重視人才培養(yǎng)與人力資源的合理有效利用。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作要密切結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)，不斷進(jìn)行調(diào)整、完善、改革及創(chuàng)新，同時(shí)豐富和發(fā)展檔案管理工作基本要求，從而滿足信息化時(shí)代發(fā)展要求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的更大社會(huì)價(jià)值。